De logiske trin i et succesfuldt ERP-valg ... og hvorfor det ofte tager så lang tid

Som erfarne leverandører af ERP-løsninger forstår vi vigtigheden af en grundig udvælgelsesprocedure. Vores seniorsælgere, Jan, Johan og Joris, har mere end 80 års erfaring inden for ERP- og IT-verdenen og har lært, at en omhyggelig tilgang er afgørende. I denne artikel diskuterer de sammen de logiske trin, som virksomheder skal tage for at få succes med deres ERP-valg.

Forberedelse og strategisk planlægning

Det første skridt er forberedelsen og den strategiske planlægning af valget af et ERP-system. Det handler om at lægge et solidt fundament for hele processen og bliver ofte fejlagtigt overset eller undervurderet. Det starter med en grundig udforskning af virksomhedens mål og behov. Fokus er på at formulere en klar vision, involvere relevante interessenter, udarbejde et realistisk budget, sammensætte det rigtige team og opstille udvælgelseskriterier. Det lægger grunden til et vellykket valg af et ERP-system, som i sidste ende vil bidrage til forbedret effektivitet, omkostningsbesparelser og øget produktivitet for organisationen.

Analyse af behov

Trin 2 er en afgørende fase, hvor vi går i dybden med organisationens drift. Det indebærer, at vi undersøger eksisterende processer, inddrager interessenter for at forstå deres udfordringer og udpeger områder, hvor et ERP-system kan forbedre effektiviteten. Ved at forstå organisationens specifikke mål og mangler skaber dette trin grundlaget for at vælge den rigtige ERP-løsning. Det handler om at skabe dialog, få indsigt og sikre, at vores endelige valg passer perfekt til organisationens behov, idet vi sigter mod et frugtbart partnerskab frem for blot at være en leverandør. I sidste ende fungerer denne fase som et afgørende bindeled mellem den strategiske planlægning og det faktiske valg af en ERP-løsning, hvilket fremmer en effektiv implementering.

Undersøgelse af leverandører

I trin 3a er der fokus på at foretage grundig research af potentielle ERP-systemleverandører. Målet er strategisk at indsnævre udvalget til nogle få leverandører for at muliggøre en dybere evaluering. Denne tilgang lægger vægt på et tæt samarbejde med de udvalgte leverandører for ikke kun at vurdere deres tekniske evner, men også deres vilje til at tilpasse sig organisationens vision.

RFI og RFP

Trin 3b indebærer, at man udarbejder dokumenter med anmodninger om oplysninger (RFI) og anmodninger om forslag (RFP), når man har valgt det begrænsede antal leverandører. RFI'en går i dybden med at forstå leverandørernes baggrund og erfaringer, mens RFP'en beder om detaljerede forslag til, hvordan hver leverandør planlægger at imødekomme organisationens behov. Begge trin lægger vægt på samarbejde, strategisk tilpasning og dybdegående evaluering for at sikre, at den valgte leverandør bliver mere end bare en leverandør, men en strategisk partner, der er tilpasset organisationens mål.

Demoer og evaluering

I trin 4, efter indsamling af RFI- og RFP-dokumenter, skifter fokus til at bringe teoretiske koncepter til live ved at invitere udvalgte leverandører til at præsentere demoer af deres ERP-systemer. Disse demoer har til formål at vurdere praktisk anvendelighed, brugeroplevelse og systemets tilpasningsevne til kundernes behov. Der lægges vægt på en "look-and-feel"-oplevelse, hvor man udforsker specifikke funktioner eller processer for at vurdere effektivitet og brugervenlighed. Interaktion under demoer giver mulighed for dybdegående diskussioner om tekniske, kulturelle og driftsmæssige aspekter. Efter demonstrationerne gennemføres der grundige evalueringer sammen med kunderne, hvor tekniske funktioner, skalerbarhed, leverandørsamarbejde og tilpasning til langsigtede organisatoriske mål vægtes. Denne fase forfiner mulighederne og guider den informerede beslutningsproces med henblik på at vælge den ERP-løsning, der passer bedst til kundens vision og mål.

Finansiel evaluering

Trin 5 indebærer en evaluering af de økonomiske aspekter af ERP-systemer. Dette omfatter ikke kun vurdering af startomkostninger, men også langsigtede udgifter som ejerskabsomkostninger, licenser, implementering og løbende support. Det er vigtigt at skabe et realistisk budget og overveje skalerbarhed, efterhånden som organisationen vokser. Dette trin sikrer en omfattende forståelse af omkostninger og fordele, så der kan træffes en informeret beslutning i overensstemmelse med kundens økonomiske mål. For løsninger som NetSuite, der er ægte cloud-systemer, reducerer de automatiske opgraderinger og opdateringer desuden behovet for manuel indgriben, hvilket frigør it-afdelingen til strategiske initiativer, der potentielt kan føre til langsigtede omkostningsbesparelser og driftseffektiviseringer.

Beslutning om udvælgelse

Trin 6 indebærer, at man træffer det endelige valg af ERP-system på baggrund af en grundig analyse, der tager højde for tekniske aspekter, praktiske forhold, økonomi og strategisk tilpasning. Denne beslutning kræver konsensus blandt alle interessenter for at sikre en problemfri implementering. Som leverandør er det vores rolle at yde støtte, information og vejledning for at sikre en informeret beslutning i overensstemmelse med kundens vision. Dette trin er afgørende, da det skaber grundlaget for projektets retning ved at omsætte kundens mål til et konkret valg af ERP-løsning baseret på kollektiv ekspertise og indsats.

Forberedelse til udrulning

Forbered dig på implementering ved at optimere eksisterende processer. Finjuster arbejdsgange for at få en mere glidende overgang. Hvor lang tid tager sådan en proces:Den gennemsnitlige gennemløbstid for en ERP-udvælgelsesproces i uger kan variere meget afhængigt af organisationens og projektets kompleksitet. Generelt kan du dog lave et groft skøn baseret på de faser, jeg nævnte tidligere. Her er en tilnærmelse til den gennemsnitlige gennemløbstid i uger for hver af de vigtigste faser:

1. Forberedelse og strategisk planlægning (intern): 4-12 uger
2. Behovsanalyse (intern): 12-24 uger
3. Valg af leverandør: 8-16 uger
4. Demoer og evaluering: 4-8 uger
5. Finansiel evaluering (intern): 4-12 uger
6. Beslutning om udvælgelse (intern): 4-8 uger
7. Forberedelse af implementering: 8-12 uger

Det giver i alt 48-92 uger, hvilket svarer til ca. 1 til 2 år for hele ERP-udvælgelsesprocessen indtil den faktiske start på implementeringen. Bemærk, at dette er et generelt skøn, og at den faktiske behandlingstid kan variere meget afhængigt af de specifikke omstændigheder i organisationen og projektet.Deter vigtigt at være fleksibel og tage sig den nødvendige tid til at træffe en informeret beslutning, der er i overensstemmelse med organisationens behov og mål.Kan det virkelig ikke gøres hurtigere?Det ermuligtatfremskynde en ERP-udvælgelsesproces, men det er vigtigt at gå forsigtigt frem og finde den rette balance mellem hastighed og grundighed. En for hurtig tilgang kan føre til, at man overser vigtige trin og overvejelser, hvilket kan føre til problemer i det lange løb. Processen med at vælge og implementere et ERP-system involverer flere afgørende trin. I første omgang er grundig forberedelse og strategisk planlægning afgørende for at forstå organisationens behov og sikre, at det valgte system stemmer overens med dens mål. Hvis man springer dette trin over, kan det resultere i et misforhold mellem ERP-systemet og virksomhedens krav. Den efterfølgende fase med behovsanalyse styrker denne tilpasning yderligere og forhindrer problemer under implementeringen. Det er vigtigt at optimere forretningsprocesserne under forberedelsen, selvom det er tidskrævende; omhyggelig planlægning og ressourceallokering kan fremskynde denne fase uden at gå på kompromis med den langsigtede performance. Hvis det skal gå hurtigere, kan det dog være nødvendigt med yderligere ressourcer som flere medarbejdere eller konsulenter. Klar kommunikation og inddragelse af interessenter er fortsat afgørende for at sikre projektets succes, selv når tidsfristerne forkortes.