Forbedr Standard Expensify Connector til NetSuite med skatteautomatisering

Baggrund

En af vores kunder bad os for nylig om at forbinde Expensify, verdens førende applikation til udgiftsstyring, kvitteringsscanning og forretningsrejser med NetSuite. Vi besluttede at implementere standard og gratis Expensify til NetSuite Connector.

Ikke desto mindre indså vi hurtigt, at problemfri integration af Expensify og NetSuite, når det kommer til skatter, var en udfordring.

Denne artikel forklarer, hvordan det lykkedes os at oprette en tilpasning oven på standardforbindelsen for at behandle momsscenarier korrekt.

Funktionalitet

Som du måske ved, bruges Expensify af alle medarbejdere i en organisation, og det er altid en kamp at bede dine medarbejdere om at udfylde en korrekt skatteordning for de udgifter, de udfylder.

Derfor har vi besluttet at oprette et brugerdefineret felt og vedhæfte alle linjer i hver udgiftsrapport i Expensify med et brugerdefineret tag kaldet „leverandørregion“ med 3 valgmuligheder: indenlandsk, EU for Europa eller RoW for resten af verden.

Med hensyn til skatteordninger for udgiftsrapporter er denne kreditorregionparameter kombineret med den juridiske enhed (datterselskab) og udgiftskategori tilstrækkelig til at tildele den korrekte skattekode i NetSuite.

Ser vi nu på, hvad der sker i NetSuite: NetSuite identificerer datterselskabet, udgiftskategorien og leverandørregionen (kortlagt som et brugerdefineret felt i Expensify-forbindelseskonfigurationen). Takket være dette og matrixen, der vises nedenfor, som er gemt som en brugerdefineret post, identificerer den skattekoden, der skal matche hver udgiftslinje.

Da bruttobeløbet i Expensify inkluderer skatter og udfyldes af medarbejderen, justerer NetSuite felterne beløb og skattebeløb baseret på den skattekode, der er valgt fra matrixen, via et brugerhændelsesscript, der kører på en før-post, der sendes lige efter, at udgiftsrapporten synkroniseres fra Expensify til NetSuite via Standard Connector.

Konklusion

Denne skræddersyede udvikling er designet for at undgå at spørge dine medarbejdere om skatteordninger på udgiftsrapporter, samtidig med at man undgår fejl i forbindelse med skattebehandling.

Dette giver dit økonomi- og regnskabsteam mulighed for at stole på udgiftsrapporter, der sendes fra Expensify til NetSuite, og sikre, at de ikke behøver manuelt at foretage en korrigerende handling i NetSuite.

Denne artikel viser, hvordan NetSuite giver dig mulighed for at automatisere forretningsprocesser ved at reducere behandlingstiden for udgiftsrapporter og undgå manuelle fejl på samme tid, især omkring et så vigtigt emne som skattebehandling.

Kort sagt

• Nem kodning for dine medarbejdere
• Brug af SuiteScript oven på standard Expensify til NetSuite-stik
• Komplet automatisering uden manuelle fejl

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?