Avanceret nummerering

For et par uger siden delte vi 5 af de mest spændende funktioner i NetSuite's Release 2021.1 med jer. I dag dykker vi dybere ned i den nye avancerede nummereringsfunktion, som allerede har vist sig at være en favorit blandt vores kunder!

Denne forbedring gør det muligt for NetSuite-brugere at oprette fleksible regler for nummerering af dokumenter og transaktioner, hvilket er særligt nyttigt for virksomheder, der er aktive i lande med strenge og krævende nummereringsregler.

NetSuite-brugere kan nu opbygge komplekse nummereringssekvenser ved hjælp af præfikser og suffikser. Sekvenser kan startes efter regnskabsår, placering, datterselskab eller andre brugerdefinerede kriterier.

Forudsætninger

Før du kan bruge denne funktion, skal du aktivere funktionerne Autogenererede numre og Avanceret nummerering.

For at aktivere de autogenererede numre skal du gå til Opsætning>Firma>Generelle indstillinger og markere indstillingen Vis opsætning af transaktionsnummerering.

Denne mulighed giver dig mulighed for at administrere dine autogenererede numre.

For funktionen Avanceret nummerering skal du derefter gå til Opsætning>Firma>Aktiver funktioner . På underfanen Company finder du derefter indstillingen Advanced Numbering (i ERP General Sublist) og sætter kryds i boksen.

Brug den avancerede nummereringsfunktion

For at administrere de autogenererede numre for transaktionsposter skal du gå til sidenOpsætning af autogenererede numre (Opsætning>Firma>Autogenererede numre) - Hvis du har aktiveret funktionen Avanceret nummerering korrekt, vil du kunne se kolonnen Avanceret nummerering blive vist.

Der vises et afkrydsningsfelt for hver transaktionspost, som du kan bruge denne funktion til:

Vælg de transaktioner, som du vil administrere nummereringen for, ved at markere afkrydsningsfeltet på den tilsvarende linje, og klik derefter på knappen Gem. Der vises et opsætningslink :

Når du klikker på linket Setup , bliver du omdirigeret til siden Advanced Numbering Rule Set . På denne side kan du oprette og administrere dine brugerdefinerede regler.

1. Opret en ny brugerdefineret regel:

For at oprette en ny regel skal du klikke på knappen Ny regel :

Når du klikker på knappen Ny regel , bliver du omdirigeret til siden Avanceret nummereringsregel, hvor du kan definere din brugerdefinerede regel:

Her er de trin, du skal følge for at gøre det:

• Giv din regel et navn.
• Opret dynamiske præfikser/suffikser.
• Indtast antallet af minimumscifre i din nummerering.
• Vælg det første nummer i din nummerering.
• Se, hvordan nummereringen kommer til at se ud takket være feltet Number Preview.
• Hvis du vil oprette automatiske sekvenser for din transaktion , kan du på underfanen Sekvenser efter segment oprette unikke sekvenser for hvert regnskabsår, sted, datterselskab eller en kombination af de tre.
• Underfanen Kriterier giver dig mulighed for at vælge felt(er), der bestemmer, hvornår transaktionerne skal nummereres ved hjælp af denne regel. Du kan beslutte, under hvilke betingelser din brugerdefinerede nummereringsregel skal anvendes på din transaktion. Det er muligt at vælge et eller flere felter, der skal bruges som kriterier; du kan f.eks. anvende den avancerede nummereringsregel baseret på datterselskabet, datoen eller endda bruge dine egne brugerdefinerede felter. Bemærk, at det er obligatorisk at have mindst ét kriterium for at oprette en brugerdefineret regel.

Nedenfor er et eksempel på en brugerdefineret regel. I dette tilfælde tager præfikset året og derefter måneden for transaktionsdatoen, mens suffikset inkluderer transaktionens datterselskab. Nummereringsreglen vil blive anvendt på transaktioner mellem januar og august 2021, der bruger EUR-valutaen:

2. Prioriter dine brugerdefinerede regler:

Du kan også bestemme prioriteringen af de avancerede nummereringsregler ved at klikke på knappen Prioritér regler:

Regelprioriteringssiden giver dig mulighed for at administrere prioritetsrækkefølgen for dine brugerdefinerede regler; hvis flere regler kan anvendes på en transaktion, vil den første i prioritetsrækkefølgen blive brugt:

Konklusion

Med funktionen Advanced Numbering kan du nemt oprette og administrere automatisk nummerering af dine transaktioner baseret på regnskabsåret eller et bestemt datterselskab.

Det er en virkelig interessant funktionalitet at sætte op, når man skal bruge forskellige nummereringer på forskellige transaktionstyper.

Kort sagt

• Automatiske nummereringsskemaer baseret på brugerdefinerede opsætningsregler
• Automatisk opdatering af nummerering (nyt år, nyt datterselskab ...)
• Mulighed for at anvende forskellige brugerdefinerede regler på en enkelt transaktion og prioritere dem
• Gælder for de fleste transaktioner - gælder ikke for enheder

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?