Automatiser forretningsprocesser med betalingsstop og enkle gemte søgninger, der bruges i planlagte arbejdsgange

Baggrund

En af vores kunder bad os for nylig om at strømline deres betalingsproces for leverandører. De er aktive i SaaS-branchen og er afhængige af et netværk af partnere til at implementere deres platforme på deres vegne, og de ville sikre sig, at enhver partnerbetaling (som partneren var berettiget til at få efter en implementering af en kundeplatform) ikke ville blive foretaget uden først at få betalingen fra kunden for deres abonnement.

Funktionaliteter

For at automatisere denne forretningsproces brugte vi en kombination af to stærke standardfunktioner i NetSuite:

• Afkrydsningsfelt for tilbageholdelse af betaling på leverandørfaktura
• Planlæg workflows knyttet til gemte søgninger

For det første følger NetSuite følgende adfærd takket være betalingsstoppet, når det er markeret:

• Knappen "foretag betaling" er ikke tilgængelig på leverandørregningen, og der kan ikke foretages en betaling af leverandørregningen for denne regning.
• Leverandørregninger med markeret betalingsstop vises ikke på siden for regningsbetalinger ved behandling af massebetalinger
• Når man behandler leverandørbetalinger via Electronic Payment SuiteApp, vises regninger med markeringen "payment hold" ikke i køen til betaling.

Vi brugte denne betalingsspærrefunktion i vores tilpassede forretningsproces for at sikre, at en partnerregning ikke kom i køen til betaling, så længe den relaterede kundefaktura ikke var betalt. Det er grunden til, at afkrydsningsfeltet for tilbageholdelse af betaling er markeret som standard.  

For det andet besluttede vi i stedet for at bruge brugerdefinerede scripts at planlægge workflows for at automatisere forretningsprocessen med dynamisk at tjekke og fjerne markeringen af "betalingsstop".

Når du konfigurerer en arbejdsgang til at køre efter en tidsplan, udføres arbejdsgangen på baggrund af resultaterne af en gemt søgning. Når du vælger at starte en arbejdsgang efter en tidsplan, vælger du en gemt søgning og definerer derefter den tidsplan, som arbejdsgangen skal køre efter. Du kan planlægge, at workflowet skal køre én gang, hvert 30. minut eller på et bestemt tidspunkt hver dag, hver uge, hver måned eller hvert år. I vores tilfælde besluttede vi at planlægge workflowet på daglig basis om natten (når aktiviteterne på vores kundes NetSuite-konto er lavest). Vær opmærksom på, at på grund af arbejdsgangens hyppighed (minimum 30 minutter) er processen ikke altid øjeblikkelig i NetSuite.

Før du definerer tidsplanen for arbejdsgangen, skal du oprette den gemte søgning.

Den gemte søgning skal køre på den samme posttype som basisposttypen for arbejdsgangen. Den gemte søgning skal også indeholde mindst ét filter, der er indstillet på underfanen Kriterier for den gemte søgning. Vi oprettede en første gemt søgning, der skulle lede efter alle de regninger, der har en relateret kundefaktura med status "betalt fuldt ud".

På siden med definition af arbejdsgangen skal du vælge indstillingen Planlagt, vælge den gemte søgning og angive tidsplanen for arbejdsgangen.

På det planlagte tidspunkt kører NetSuite den gemte søgning og starter en workflow-instans, der skal køre på hver af posterne i søgeresultaterne.

I workflowets tilstandsstyring oprettede vi en tilstand med en "sæt feltværdi"-handling for at "fjerne markeringen" i afkrydsningsfeltet for tilbageholdelse af betaling. Når workflowet kører på tværs af poster med leverandørregninger, hvor en relateret kundefaktura er betalt, fjerner det på denne måde markeringen af betalingsspærre på leverandørregninger og gør disse regninger tilgængelige for betaling i NetSuite.

Konklusion

Ved at kombinere de to standardfunktioner lykkedes det os at automatisere en forretningsproces, der er afgørende for vores kunde.

Hvis man på den ene side bruger funktionen til at tilbageholde betalinger i stedet for et godkendelsesflow med en afventende godkendelsesstatus, kan man spore korrekte regnskabsposter, mens man stadig tilbageholder betalingen. På den anden side giver planlægning af workflows baseret på gemte søgninger mulighed for at indstille automatisering inden for komplekse forretningsregler.

Kort sagt

• Nem vedligeholdelse af slutbrugeren
• Ingen grund til at bruge SuiteScript
• Standard NetSuite-funktionaliteter
• Processen er ikke umiddelbar

‍