Opfølgning af firmabiler i NetSuite ved hjælp af brugerdefineret segment og brugerdefineret post

Baggrund

NetSuite giver dig mulighed for at oprette brugerdefinerede segmenter, som er brugerdefinerede klassifikationsfelter i lighed med klasse, afdeling eller sted, de færdige dimensioner, der er inkluderet i alle NetSuite-forekomster.

Disse standard- og brugerdefinerede dimensioner bruges som finansiel segmentering til at generere finansiel eller ledelsesmæssig rapportering (vs. lovpligtig).

For at fuldende dette omfattende sæt af fordele og tilbyde endnu mere fleksibilitet er det værd at bemærke, at når vi opretter et brugerdefineret segment, opretter NetSuite også automatisk en synkroniseret brugerdefineret post.

Vi kan bruge disse fordele til følgende konkrete business case: at spore udgifter i forbindelse med en flåde af firmabiler og de forskellige oplysninger, der er relateret til disse.

En fuldstændig opfølgning på omkostninger og data kræves hovedsageligt i nogle lande til direkte beskatning eller på grund af krav i sociallovgivningen, som i Belgien.

Derved er det nødvendigt at spore omkostningerne for hver enkelt firmabil, dvs. efter nummerplade eller bilnummer.

Forudsætninger:

Bemærk: Vi bruger kun NetSuites konfigurationsfunktioner med klik og ikke kode, så der er ingen scripting involveret her.

Den eneste forudsætning er at aktivere følgende funktioner: Brugerdefinerede poster og brugerdefinerede segmenter (Opsætning > Firma > Aktivér funktioner > [underfane] SuiteCloud)

Hvordan håndterer man det?

Opret et brugerdefineret segment : Bilplade

Dette segment vil påvirke hovedbogen. Så marker afkrydsningsfeltet "GL-påvirkning".

Vælg, i hvilken transaktion vi gerne vil spore bilens nummerplade. Her vil vi identificere en nummerplade på transaktionslinjeniveau. Så gå til underfanen Application & Sourcing > Transaction Columns.

Det er allerede muligt at indtaste værdier for dette segment i underfanen Værdier.

Ellers vil en bruger kunne gøre det bagefter via menuen: Opsætning > Firma > [Brugerdefineret segment] > Ny

Brugerdefineret post forbundet med det brugerdefinerede segment :

I denne brugerdefinerede post vil vi tilføje felter for at indfange forskellige oplysninger om firmabilerne.

Disse felter kan enten være en fritekst, en dato, en eksisterende liste, en procentdel, en valuta, ...

Så vil vi kunne finde værdier for Car Plate Custom Segment, herunder værdier for felterne i de brugerdefinerede segmenter.

Menu: Opsætning > Virksomhed > [Brugerdefineret segment] > Ny

Vi kan se Car Plate List for at få et komplet overblik over alle Car Plates:

Brug den brugerdefinerede værdi i transaktioner :

I en leverandørregning skal du f.eks. vælge den rigtige bilplade til hver vare:

Hent omkostninger og information i rapporter :

Vi kan oprette tilpassede rapporter eller gemte søgninger.

Det giver os mulighed for at indsamle og præsentere data fra transaktioner (med GL Impact) ved hjælp af oplysninger fra den brugerdefinerede post.

Nøgleelementet er bilpladesegmentet.

Konklusion

NetSuites SuiteCloud-platform giver fleksible tilpasningsværktøjer til administratorer og forretningsbrugere. En særlig brugssag er oprettelsen af brugerdefinerede segmenter til at spore omkostninger og andre data relateret til firmabiler, helt ned på nummerpladeniveau.

Novutech kan hjælpe dig med at designe og konfigurere brugerdefinerede segmenter og brugerdefinerede poster til forskellige analytiske rapporteringsformål samt hjælpe dig med at opbygge de nødvendige brugerdefinerede rapporter.