Forbedr standard Expensify-forbindelsen til NetSuite med skatteautomatisering

Baggrund

En af vores kunder bad os for nylig om at forbinde Expensify, verdens førende program til udgiftsstyring, kvitteringsscanning og forretningsrejser, med NetSuite. Vi besluttede at implementere den gratis standard Expensify to NetSuite Connector.

Ikke desto mindre indså vi hurtigt, at det var en udfordring at integrere Expensify og NetSuite problemfrit, når det drejer sig om skat.  

Denne artikel forklarer, hvordan det lykkedes os at skabe en tilpasning oven på standardforbindelsen for at kunne behandle momsscenarier korrekt.

Funktionalitet

Som du måske ved, bruges Expensify af alle medarbejdere i en organisation, og det er altid en kamp at bede dine medarbejdere om at udfylde en korrekt skatteordning for de udgifter, de udfylder.

Derfor har vi besluttet at oprette et brugerdefineret felt og vedhæfte alle linjer i hver udgiftsrapport i Expensify med et brugerdefineret tag kaldet "vendor region" med 3 tilgængelige valg: indenlandsk, EU for Europa eller RoW for resten af verden.

Med hensyn til skatteregler for udgiftsrapporter er denne parameter for leverandørregion kombineret med den juridiske enhed (datterselskab) og udgiftskategori tilstrækkelig til at tildele den korrekte skattekode i NetSuite.

Se nu på, hvad der sker i NetSuite: NetSuite identificerer datterselskabet, udgiftskategorien og leverandørens region (kortlagt som et brugerdefineret felt i konfigurationen af Expensify-forbindelsen). Takket være dette og den matrix, der vises nedenfor, og som er gemt som en brugerdefineret post, identificeres den skattekode, der skal matches med hver udgiftslinje.

Da bruttobeløbet i Expensify inkluderer skatter og udfyldes af medarbejderen, justerer NetSuite felterne for beløb og skattebeløb baseret på den skattekode, der er valgt fra matrixen, via et brugerdefineret brugerhændelsesscript, der kører på en før-postindsendelse, lige efter at udgiftsrapporten er synkroniseret fra Expensify til NetSuite via Standard Connector.

Konklusion

Denne skræddersyede udvikling er designet til at undgå at spørge dine medarbejdere om skatteregler på udlægsrapporter og samtidig undgå fejl i skattebehandlingen.

Det giver dit økonomi- og regnskabsteam mulighed for at stole på udgiftsrapporter, der skubbes fra Expensify til NetSuite, og sikre, at de ikke behøver at foretage en manuel korrigerende handling i NetSuite.

Denne artikel viser, hvordan NetSuite giver dig mulighed for at automatisere forretningsprocesser ved at reducere behandlingstiden for udgiftsrapporter og samtidig undgå manuelle fejl, især i forbindelse med et så vigtigt emne som skattebehandling.

Kort sagt

• Nem kodning for dine medarbejdere
• Brug af SuiteScript oven på standardforbindelsen mellem Expensify og NetSuite
• Fuldstændig automatisering uden manuelle fejl

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?