Generer betalingsadvisering til leverandører

Baggrund

En af vores kunder bad os for nylig om at strømline deres leverandørbetalingsproces. Som en del af leverandørbetalingsprocessen ville de gerne have mulighed for at begrunde enhver betaling, der blev sendt til en leverandør, ved at give et overblik over regninger, fakturakreditter og andre transaktioner i NetSuite, der blev anvendt til denne betaling.

Funktionaliteter

For at automatisere denne forretningsproces brugte vi et simpelt workflow på regningsbetalingsposten, der var knyttet til en avanceret pdf-skabelon.

For det første tilføjer workflowet en "Send Advice Payment Report"-knap på regningsbetalingsposten.

Denne knap er knyttet til en Send e-mail-handling i workflowet, hvis der er udfyldt en "e-mail med betalingsadvisering" på leverandørposten. Hvis det ikke er tilfældet, går workflowet til leverandørposten, så brugeren kan udfylde en e-mailadresse, før betalingsadviset sendes.

For det andet sender workflowet betalingsmeddelelsen i pdf-format til leverandørens relaterede e-mailadresse.

Indtil da er der ingen reel kompleksitet, da det hele er grundlæggende NetSuite-arbejdsgange.

Kompleksiteten ligger i pdf-skabelonen, som skal indeholde alle leverandørregninger samt eventuelle fakturakreditter eller journaler, der anvendes til betalingen (eller til de relaterede regninger).

Avancerede PDF-skabeloner i NetSuite bruger en kombination af HTML- og FreeMarker-kode.
HTML-koden tager sig af layoutet, hvor FreeMarker-koden kan tilføje noget mere kompleks logik til de oplysninger, der vises på PDF'en. I dette eksempel gennemgik vi først alle de regninger, der var betalt, med det korrekte beløb pr. regning. Bagefter gjorde vi det samme for brugte/anvendte fakturakreditter med tilføjelse af en betingelse om, at den kun skulle vise fakturakreditter, der er knyttet til nogen af de regninger, der blev betalt i afsnittet ovenfor.

Den e-mail, der sendes til leverandøren, giver et hurtigt overblik over alle relaterede transaktioner:

Konklusion

Takket være denne enkle arbejdsgang og avancerede pdf-skabelon er kunden glad for at kunne sende betalingsmeddelelser til sine leverandører for at undgå misforståelser i betalingsprocessen.

Kort sagt

• Nem vedligeholdelse af slutbrugeren
• Ingen grund til at bruge SuiteScript
• Standard NetSuite-funktionaliteter

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?