Intercompany Project Management - Novutech Tilpasset løsning

Baggrund

Projektstyring er kernen i mange virksomheders forretningsprocesser. Selvom NetSuites projektstyringsmodul tilbyder et omfattende sæt funktioner, der hjælper brugerne med at få et omfattende overblik over deres projekter og den relaterede rentabilitet, har nogle virksomheder brug for lidt tilpasning for at få opfyldt deres mest specifikke behov.

I det tilfælde, der beskrives i denne artikel, havde en af vores NetSuite OneWorld-kunder af skattemæssige årsager brug for at kunne købe tjenester fra en leverandør i et andet datterselskab end projektets/kundens.

Som standard tillader NetSuite ikke at linke en transaktion til et projekt i et andet datterselskab. Den løsning, som NetSuite tilbyder, er funktionen Intercompany Time and Expenses, som kræver, at medarbejderen eller leverandøren bogfører tid på projektet. Men i dette tilfælde havde virksomheden brug for at generere indkøbsordrer og leverandørregninger, og derfor var vi nødt til at finde på et kreativt alternativ.

Den brugerdefinerede proces, der beskrives i denne artikel, har til formål at forbinde indkøbsordrer i et datterselskab med projekter i andre datterselskaber, samtidig med at man håndterer de forpligtende og faktiske koncerninterne konsekvenser af disse transaktioner.

Funktionaliteter

Den centrale idé med denne tilpasning er altid at have en indkøbstransaktion, der er knyttet til projektet via standardlinjefeltet for at sikre, at de relaterede omkostninger bliver inkluderet i projektets rentabilitet.

Vores brugerdefinerede intervention sker tre steder:

1. når der oprettes en leverandørordre i et andet datterselskab end projektets, og de forpligtede omkostninger skal genereres;
2. når denne leverandørs PO faktureres, og de faktiske omkostninger skal genereres;
3. når de faktiske omkostninger er genereret, og de forpligtede omkostninger skal fjernes.

1. Leverandørens PO og forpligtede omkostninger

Der er tilføjet tre nye brugerdefinerede felter på indkøbsordren, som bruges, hvis indkøbsordren er relateret til et projekt i et andet datterselskab.

Brugeren vælger først et datterselskab og derefter det relaterede projekt i det valgte datterselskab.

Når bestillingen gemmes, oprettes der automatisk en anden tilsvarende bestilling i projektets datterselskab, hvor den koncerninterne leverandør repræsenterer datterselskabet for den oprindelige bestilling. Denne koncerninterne PO er knyttet til projektet i varelinjefeltet "projekt/kunde", hvilket gør det muligt at medtage omkostningerne i beregningen af projektets rentabilitet og i projektets resultatopgørelse.

Begge PO'er er også forbundet med hinanden via det tredje brugerdefinerede felt.

2. Leverandørregning og faktiske omkostninger

Når den første indkøbsordre faktureres, skal der ske to ting:

• De faktiske omkostninger skal afspejles i projektet;
• skal de aftalte omkostninger forsvinde.

For det første, for at generere de faktiske omkostninger i projektets resultatopgørelse og tage sig af den interne transaktion på samme tid, opretter vores tilpasning en avanceret intern journalpost, når leverandørens PO faktureres. Denne postering tjener to formål:

• Den er knyttet til det relaterede projekt via standardfeltet og indgår i projektets resultatopgørelse som en faktisk omkostning;
• bogfører den koncerninterne udgift i kundens datterselskab og den tilhørende indtægt i leverandørens datterselskab.

3. Fjernelse af forpligtede omkostninger

Den anden handling i scriptet består i automatisk at lukke den koncerninterne indkøbsordre, som var knyttet til projektet. På den måde bliver de forpligtede omkostninger ikke længere taget i betragtning i rentabilitetsberegningen.

Hvis vi kigger på projektets resultatopgørelse efter at have faktureret en leverandørs PO, kan vi se, at de aftalte omkostninger er blevet til faktiske omkostninger.

Konklusion

Denne tilpassede løsning har den dobbelte fordel, at den giver NetSuite-brugere mulighed for at medtage indkøbsordrer i beregningen af projektets rentabilitet på tværs af flere datterselskaber, samtidig med at de bogfører de koncerninterne konsekvenser af sådanne transaktioner i realtid.

Takket være denne proces kan vores kunde på ethvert tidspunkt i et projekt med flere datterselskaber få et klart og præcist overblik over både projektets resultat og den generelle regnskabssituation mellem selskaberne.

Kort sagt

• Præcis P&L for projektet
• Nøjagtig indvirkning på intercompany-regnskaber
• Fuldt automatiseret

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?