Hvad bringer Fast Four til applikationen for at forbedre standardfunktionerne i NetSuite?

Baggrund

På Novutech arbejder vi hånd i hånd med Fast Four, som nu er en del af Zone & Co, en full service ERP-partner med speciale i NetSuite. De giver mange muligheder for at udvide nogle af funktionerne i vores ERP, og der er især to, som vi godt kan lide at arbejde med. Den første SuiteApp, Fast Four Bank Reconciliation, afstemmer automatisk med kontoudtog alt fra regninger til fakturaer samt betalinger, udgiftsrapporter og meget mere og er afhængig af en download af et kontoudtog eller en transaktionsstrøm direkte fra banken. Den anden SuiteApp, Fast Four Scan & Capture, automatiserer indtastningen af leverandørfakturaer både fra PDF-fakturaer og e-fakturaer, men også leveringen af e-fakturaer til kunder.lad os finde ud af mere om dem.

Funktionaliteter

På Novutech arbejder vi hovedsageligt med to Fast Four SuiteApps, Bank Reconciliation og Scan & Capture, som vi vil præsentere for dig i den følgende artikel.BankReconciliationMed Fast Four Bank Reconciliation SuiteApp kan brugerne automatisk afstemme deres bankkonti på få minutter og spare timevis af manuel behandling hver dag. Det betyder mindre besvær, manuel indtastning og fejl. Med andre ord, i stedet for at brugerne spilder timer på at indtaste og matche hver linje i deres kontoudtog, opretter og afstemmer denne SuiteApp automatisk alle transaktioner i ét enkelt trin. For at gøre dette skal brugerne blot downloade kontoudtog eller opsætte et transaktionsflow direkte fra deres bank for automatisk at oprette og afstemme transaktioner på tværs af flere virksomheder, bankkonti, kort, valutaer og elektroniske betalingsudbydere. Resultatet er, at Bank Reconciliation by Fast Four giver større kontrol, synlighed og fokus på at bruge data i stedet for at indtaste dem.

Lad os efter denne korte introduktion dykke ned i de vigtigste højdepunkter i denne SuiteApp.

• Automatiser indtastning og afstemning af banktransaktioner

Fast Four Bank Reconciliation SuiteApp importerer filer med kontoudtog og udfører en automatisk afstemningsproces i NetSuite. Modtagne kontanter genererer betalingstransaktioner på kundefakturaer, mens foretagne betalinger knyttes til regninger, tidsskrifter og andre udgifter baseret på automatiske matchningsregler. Foreslåede transaktioner for enhver uafstemt linje er synlige i bankafstemningsskærmen med et enkelt klik. Næsten alle filformater understøttes, herunder CODA, Comp53, MT940, OFX, QFX og mange flere, herunder forskellige landespecifikke formater. Hvis et format, der bruges af kunden, ikke understøttes som standard, kan programmet desuden konfigureres efter behov ved at importere en CSV med en brugerdefineret felttilknytning.

• Løs komplekse scenarier med et enkelt klik på en knap

Betalinger i udenlandsk valuta, konsoliderede eller opdelte betalinger og betalingsforskelle kan alle behandles med et klik på en knap, hvilket i høj grad forbedrer standardfunktionaliteten i NetSuite og reducerer den tid, det tager for brugerne at afstemme transaktioner, betydeligt. Ad hoc-transaktioner som f.eks. kortbetalinger eller bankrenteindtægter kan også nemt oprettes i farten.

• Afstem kreditkort og betalingsgateways

Automatiseret afstemning er ikke begrænset til bankkonti. Med out-of-the-box konfigurationsmuligheder er det muligt nemt at automatisere afstemningen af alle overgange i en virksomhed, herunder kreditkortudbydere eller betalingsgateways.

• Annuller direkte debitering

I tilfælde, hvor direkte debiteringer bruges til at modtage betalinger fra kunder, kan betalinger nogle gange blive annulleret. Fast Fours bankafstemningsapplikation matcher automatisk annulleringer af direkte debiteringer og bogfører dem korrekt i hovedbogen som en ny transaktionstype kaldet "Direct Debit Reversal". Denne proces genåbner automatisk den oprindelige faktura og viser årsagen til annulleringen, så standard NetSuite-workflows kan advare brugerne, automatisk anmode om en ny betaling eller følge op med kunden personligt.

• Tillad journalposter med flere linjer

En bankbetaling kan nemt knyttes til flere GL-konti i NetSuite med kun ét klik. Ud over alle disse fordele kan der takket være Bank Reconciliation SuiteApp administreres masser af operationer, såsom kundebetaling, ikke-anvendt kundebetaling, leverandørbetaling (fakturabetaling), leverandørbetaling uden anvendt faktura (forudbetaling), betaling af udgiftsnota, anden betaling (andet end AP eller AR), elektronisk pengeoverførsel og betaling med direkte debitering.Scan & CaptureNårdet gælder Fast Four Scan & Capture SuiteApp, er det en indbygget Purchase-To-Pay (P2P)-procesautomatiseringsløsning til NetSuite. Den automatiserer oprettelsen af fakturaer og leverandørkreditter ved hjælp af OCR, uden at man behøver at forlade NetSuite-skærmen. Den reducerer den manuelle behandling af kreditorer med 83 %, eliminerer risici og forbedrer de eksisterende NetSuite-tilpasninger, workflows, dashboards og rapporter uden at skulle bekymre sig om integrationer eller ekstern software. Denne applikation er nem at bruge og overkommelig, med fjerninstallation og træning, der kræver mindre end to timers tid.

Lad os nu gå videre til de vigtigste funktioner i denne SuiteApp.

• OCR, maskinlæring og e-fakturafangst

Ved hjælp af optisk tegngenkendelse (OCR) oprettes leverandørfakturaer og kreditter, der modtages som PDF-dokumenter, automatisk på linjeniveau i NetSuite. Programmet er trænet til at genkende faktorer som leverandørens udseende, transaktionsdato, ordrereference og beløb, hvilket betyder, at brugerne ikke behøver at oprette transaktioner, udfylde data eller endda forlade deres NetSuite-skærm. Det reducerer behandlingstiden med gennemsnitligt 83 % og eliminerer manuelle fejl. Elektroniske fakturaer er også nemme at administrere ved hjælp af XML-import, hvilket betyder, at denne teknologi kan tages i brug med det samme og i fremtiden, efterhånden som den bliver mere udbredt.

• Delt skærmvisning og transaktionsdashboard

Det er ikke nødvendigt at forlade NetSuite-skærmen eller navigere til ekstern software for at se relevante transaktioner og dokumenter. Brugere, godkendere og revisorer kan hurtigt og nemt se NetSuite-transaktionen og det faktiske dokument, der er modtaget fra leverandørerne, på én skærm med split screen-funktionen. Transaktionsdashboardet giver også et enkelt overblik over transaktioner efter status, så brugerne hurtigt kan komme videre og fuldføre opgaver og gå videre til den næste opgave.

• Optag yderligere felter og udvid eksisterende arbejdsgange og tilpasninger

Da applikationen er indbygget, er alt, hvad der registreres, drevet af NetSuite-konfigurationen. Eksisterende tilpasninger, ekstra felter eller godkendelsesworkflows kan bruges eller forbedres med sikkerhed uden at skulle bekymre sig om eksterne integrationer eller kompatibilitet med tredjepartsformater.

• Ordrematch, linjegenkendelse og automatisk leverandørbehandling

Trevejsmatchning af ordrer kan automatiseres ved at inkludere flere ordrer i en samlet faktura. Genkendelse på linjeniveau betyder, at omkostninger kan fordeles korrekt på linjeniveau, selv på tværs af flere sider, uden behov for manuel indtastning eller fordeling. For at opnå endnu større effektivitet kan visse leverandører markeres til "automatisk behandling", hvilket betyder, at deres fakturaer automatisk videresendes til godkendelse uden manuel indgriben.

• Understøttelse af stort set alle sprog og tegnsæt

Det er værd at nævne, at OCR-teknologien som standard kan genkende og behandle næsten alle sprog og tegnsæt Gennem Scan & Capture SuiteApp er denne applikation en hurtigere, mere effektiv og sjovere måde at behandle fakturaer på, uanset om man håndterer tusindvis af leverandørfakturaer eller blot nogle få.

Konklusion

På Novutech arbejder vi hovedsageligt med de to Fast Four Suite-applikationer, Bank Reconciliation og Scan & Capture, som vi regelmæssigt anbefaler til vores kunder. Vi er derfor vant til at arbejde med disse applikationer og er i stand til at give ekspertise om deres implementering og anvendelse. Du er velkommen til at kontakte os med yderligere oplysninger eller spørgsmål.

Kort sagt

Kilderhttps://www.suiteapp.com/Fast-Four-Bank-Reconciliationhttps://www.suiteapp.com/Fast-Four-Scan-Capture