Novutech Skræddersyet løsning til rykning

Baggrund

Når det drejer sig om debitorstyring, viser mange af vores kunder interesse for en rykkerproces til at spore deres forfaldne saldi og sende inkassobreve til deres kunder. Faktisk er rykkerskrivelser typisk en kedelig, men vigtig del af enhver virksomhed, og en fuldt automatiseret og strømlinet opkrævningsproces kan værdsættes højt af NetSuite-brugere.

Men vores egne kunder har sjældent brug for en alt for kompleks metode og foretrækker i stedet en enkel, men effektiv tilgang. I disse tilfælde, hvor det ville være kontraproduktivt at konfigurere en tung og omfattende app til kun at bruge en brøkdel af dens funktioner, designer vi normalt vores egen brugerdefinerede rykkerproces, så den passer til vores kunders krav uden at overdrive.

Funktionaliteter

Afhængigt af brugerens behov er det muligt at bruge rykkerskrivelser på kundeniveau eller på transaktionsniveau, på fakturaen.

I denne artikel beskriver vi vores løsning på kundeniveau, som generelt foretrækkes af vores kunder. For at opsætte denne metode bruges forskellige standard NetSuite-processer: e-mail-skabeloner, formulartilpasning, gemte søgninger og workflows.

E-mail-skabeloner

Det første skridt er at definere antallet af rykkerniveauer i form af forfaldne dage og at udarbejde e-mailskabelonen for hver tærskel og tilpasse tonen og indholdet afhængigt af betalingsforsinkelsen.

Tilpasning af formularer

Det andet trin består i at tilpasse kundeformularen ved at tilføje de felter, der skal bruges til at bestemme den rykkerstatus, der svarer til kundens forfaldne saldo.

Her er de felter, vi bruger:

• Udeluk fra rykker: for at kontrollere, om rykkerprocessen ikke gælder for den pågældende kunde.
• Forældelse til behandling: en boks for hver stat, baseret på den forsinkede dag.
• Rykkerbehandling: en boks for hver stat, markeret, hvis e-mailen er sendt.
• Dunning Date: Et datofelt for hver stat, der angiver den dato, hvor e-mailen blev sendt.

Gemte søgninger

Hele processen er afhængig af en række gemte søgninger. Afhængigt af den forfaldne saldo, de forfaldne dage og afkrydsningsfelterne for rykkerskrivelser på kundeoptegnelsen opdeler flere søgninger de forgældede kunder i forskellige tilstande:

[1] Kunder, der har en forfalden saldo, der overstiger et vist antal dage, men hvor den tilsvarende "Rykker"-boks ikke er markeret, forudsat at "Udeluk fra rykker" ikke er markeret (dvs. at kunden er kommet i en ny tilstand).

[2] Kunder, hvor feltet "Rykker" er markeret, men det tilsvarende felt "Rykker behandlet" ikke er markeret (dvs. rykkermailen er ikke sendt endnu).

[3] Kunder, der har markeret "Rykker" eller "Rykker behandlet", men hvis saldo ikke er forfalden (dvs. de har afviklet deres konto).

Arbejdsgange

Endelig kører tre typer planlagte workflows hver dag baseret på resultaterne af de førnævnte gemte søgninger for at afkrydse/fravælge rykkerfelterne og i sidste ende sende e-mails til kunderne.

[1] Arbejdsgange for at afkrydse den korrekte "Dunning"-boks.

[2] Workflows til at sende e-mailen, hvis feltet "Rykker" er markeret, men ikke det tilsvarende felt "Rykker behandlet". Dette bruger de e-mailskabeloner, der blev oprettet i det første trin, og vedhæfter en PDF af kundeopgørelsen til e-mailen. Den markerer også feltet "Behandlet rykker" og tilføjer datoen i det tilsvarende felt.

[3] Workflows til at fjerne markeringen af felterne, når kontoen er afregnet.

Resultat

Kunderne modtager en automatisk e-mail med besked om, at de har en forfalden saldo, der skal afvikles. Vedhæftet e-mailen er et kontoudtog, der minder dem om alle deres åbne transaktioner.

På kundeoptegnelsen opdateres rykkerfelterne i overensstemmelse hermed, hvilket sikrer klar synlighed over processen.

Alternative løsninger

Som nævnt ovenfor kan en lignende løsning konfigureres på transaktionsniveau, for hver faktura, baseret på forfaldsdatoen og fakturaens status.

En anden mulig justering består i at bruge masseopdateringer til at udløse workflows for "Afsendelse af e-mails" i stedet for at planlægge dem. Det giver brugerne mulighed for at se på de involverede kunder og foretage et valg, før de sender påmindelserne.

Konklusion

Denne skræddersyede løsning gør det lettere for kunden at inddrive forfaldne saldi, hvilket ellers kan være en udmattende og tidskrævende opgave. Denne automatiserede proces sparer vores kunder for tid og stress ved uophørligt at ringe og skrive til deres kunder for at kræve betaling, og det hjælper dem med at sikre stabile pengestrømme.

Kort sagt

• Let og ligetil
• Standard NetSuite-processer
• Tilpasningsevne til brugernes forretning
• Kan være fuldt automatiseret
• Statsbaseret og nem sporing af hver kundes status

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?