Tips og tricks til gemte søgninger

Baggrund

Da rapportering er et vigtigt emne i ethvert ERP-projekt, tilbyder NetSuite det, der kaldes gemte søgninger.

Disse gemte søgninger giver, takket være en ret intuitiv grafisk grænseflade, mulighed for at konsultere alle data i ERP-systemet.

Selvom værktøjet er intuitivt, kan det være sværere, så snart man skal opsætte et komplekst layout eller betingelser.

Derfor giver vi dig her nogle tips og tricks, som vi har brugt til at opfylde vores kunders behov bedst muligt.

TIPS & TRICKS

Tip 1: Brug dobbelt pipes til at sammenkæde "||"

Det giver dig mulighed for at kombinere data fra flere kolonner til en enkelt.

Du kan sammenkæde, hvad du vil, tekst eller kolonne fra NetSuite, og du kan også inkludere html-kode.

Tip 2: Brug "Hovedlinje", "Forsendelseslinje" og "Skattelinje"

I en gemt søgning kan du bestemme, på hvilket niveau du vil se dataene.

Til dette har du tre kriterier i kriterieafsnittet i din gemte søgning.

Du har kriteriet "Hovedlinje", som bruges til at bestemme, om du kun vil se overskriftsniveauet for din post/transaktion eller ej.

Bare sæt den til "nej" for kun at se linjeniveauet.

Den samme logik gælder for skattelinjer og forsendelseslinjer med kriterierne "Skattelinje" og "Forsendelseslinje".

Tip 3: Kolonne ikke fundet

Formlerne i den gemte søgning er meget nyttige og giver dig mulighed for at skubbe grænserne for dette rapporteringsværktøj.

Hvis du f.eks. ikke kan finde det felt, du vil have vist, blandt de tilgængelige muligheder på resultatlisten, er det muligt at trække de ønskede data via en tekstformel ved at bruge feltets ID og vise dem i en bestemt formelkolonne.

For at finde et felts ID skal du aktivere "vis interne ID'er" i dine personlige præferencer og klikke på feltets etiket for at åbne hjælpevinduet, som vil indeholde det pågældende ID. Du kan også bruge Netsuite Record Browser til standardfelter.

Tip 4: SQL-formler

Med hensyn til formelkolonner kan du stadig bruge nyttige SQL-funktioner som "CASE" eller mange andre i dine kriterier eller i dine resultatkolonner.

Så i dette eksempel viser jeg en tekst i kolonnen afhængigt af beløbet på min transaktion. 

Tip 5: Fremhævning

Linjefremhævningsfunktionen kan være meget nyttig for at få de vigtige data til at træde frem, når du gennemgår søgeresultaterne.

For at gøre dette skal du blot gå til underfanen Fremhævning og definere den ønskede betingelse, og derefter kan du alt efter dine behov vælge et billede, sætte teksten i farve, ændre baggrunden eller sætte teksten i fed skrift.

I vores eksempel vil jeg bruge den samme funktion som den, jeg oprettede tidligere, til at betinge baggrundsfarven på rækkerne i min gemte søgning.

Konklusion

Med alle disse tips vil du kunne generere mere præcise og dynamiske gemte søgninger, der viser, hvad du virkelig ønsker (og har brug for!). Som vi ved, er rapportering afgørende for enhver effektiv og fleksibel strategisk beslutningstagning; og ethvert lille tip, der gør det muligt for virksomheder at træffe hurtige og velinformerede valg, er meget værdifuldt, og vi er glade for at kunne dele det med dig!