SuiteApprovals SuiteApp (NetSuite 19.2)

Godkendelsesflow er en integreret del af mange forretningsprocesser, og de fleste virksomheder kræver meget specifikke godkendelsesruter baseret på komplekse regler. Da vi stod over for den tunge proces med at tilpasse disse godkendelsesflow regelmæssigt inden for komplekse arbejdsgange i NetSuite, besluttede vi at give SuiteApprovals SuiteApp en chance. Her er vores hurtige gennemgang.

Funktionaliteter

SuiteApprovals giver brugeren mulighed for at oprette en række regler afhængigt af deres forretningsbehov. Først skal brugeren vælge transaktionstypen, datterselskabet, den aktive periode og reglens prioritetsniveau. Derefter kan brugeren vælge en valuta, den tærskel, over hvilken reglen udløses, og rutningstypen. Interessant nok giver appen brugeren mulighed for at vælge medarbejderens indkøbsgrænse som udløser for godkendelsesprocessen (her i tilfælde af en indkøbsordre).

Hvis brugeren vælger den brugerdefinerede indstilling for rutetypen, er næste skridt at definere godkendelseslinjen ved at oprette en række godkendere og deres godkendelsesbeløb. Appen giver mulighed for at gå gennem alle godkendere eller direkte til den godkender, der har det rigtige godkendelsesbeløb. Sidste interessante funktion: Godkenderen kan enten være en person, en rolle eller en gruppe, og brugeren kan i tilfælde af en rolle eller en gruppe beslutte, om han kun vil have én godkender eller alle de involverede personer i gruppen til at validere transaktionen.

Når reglen er sat op, kan den, der godkender, enten acceptere eller afvise transaktionen. I tilfælde af en afvisning skal de indtaste en afvisningsårsag, som derefter vises i et felt på transaktionsjournalen. Den medarbejder, der oprettede transaktionen, kan nemt se, hvorfor den blev afvist, og eventuelt redigere og indsende den igen.

Grænser

SuiteApprovals tilbyder mange interessante funktioner, men vi stødte også på en række begrænsninger. Vores test afslørede fire hovedproblemer, som viste sig at være forhindringer for den proces, vi forsøgte at implementere:

1. Brugeren kan kun vælge ét datterselskab, hvilket betyder, at han er nødt til at kopiere reglerne for hver enhed i virksomheden. Brugeren skal sørge for at vælge det korrekte datterselskab, før han opretter godkendelseskæden, ellers mister han den og skal starte forfra, hvis han skifter datterselskab for reglen.
2. Selvom brugen af en statisk gruppe som godkender fungerede fint, gav testen med en dynamisk gruppe ikke noget resultat. Det er ikke et stort problem, men det skal tages i betragtning.
3. SuiteApp leveres med en række scripts, som kan give nogle problemer, f.eks. at indstille godkendelsesruter for transaktioner, som brugeren ikke har brug for at godkende. Det kan være nødvendigt at spore de overflødige scripts for at deaktivere dem.
4. Når reglen er gemt, er det stort set umuligt at redigere den, og den kan ikke slettes, hvis der er tilknyttet poster til den. Kun nogle få felter er tilgængelige for ændring, og det er ikke engang muligt at deaktivere den, hvilket reducerer skalerbarheden.

Vejen frem

I version 2020.1 vil SuiteApprovals SuiteApp gøre det muligt at oprette godkendelsesregler for rekvisitionsposter. Derudover vil understøttelse af godkendelse på tværs af datterselskaber for brugere nu gøre det muligt at angive eller tilføje godkendere fra et datterselskab, der er forskelligt fra datterselskabet i en godkendelsesregel. Så NetSuite vil sandsynligvis fortsætte med at investere tid i at forbedre denne SuiteApp i de næste udgivelser.

Konklusion

Selvom SuiteApprovals SuiteApp er et interessant værktøj, der har til formål at forenkle opsætningen af komplekse godkendelsesworkflows under en NetSuite-implementering, kommer den med en håndfuld begrænsninger, der i nogle tilfælde faktisk kan gøre livet sværere for brugeren. Appen kan helt sikkert være en stor hjælp for mindre virksomheder med ret enkle godkendelsesflow, men den er ikke velegnet til større enheder med en kompleks struktur og specifikke godkendelsesopsætninger.

Kort sagt

• Let at bruge
• Stærk brugerdefineret godkendelseskæde
• Sømløst afvisningsflow
• Mangel på skalerbarhed
• Mangel på fleksibilitet