Validering af skattenummer med VIES

Baggrund

Hvordan kan jeg vide, om min europæiske kunde har et gyldigt momsnummer? Det er et spørgsmål, du måske ofte stiller dig selv, og det er også et vigtigt spørgsmål!

For at kunne fakturere dine kunder korrekt og overholde den europæiske lovgivning er du nødt til at sikre dig, at deres skatteregistreringsnummer er gyldigt. Det vil også give dig mulighed for at anvende en skattekode inden for Fællesskabet for dine europæiske kunder samt udstede nøjagtige skatterapporter (EU Sales Tax Report, Intrastat ...).

Heldigvis tilbyder hjemmesiden VIES en hurtig løsning på dette problem. VIES (VAT Information Exchange System) er en søgemaskine, der ejes af Europa-Kommissionen, og som giver dig mulighed for at kontrollere gyldigheden af en virksomheds skatteregistreringsnummer. De data, der bruges til at kontrollere numrene, hentes fra nationale momsdatabaser, når der foretages en søgning fra VIES-værktøjet.

Funktionaliteter

I øjeblikket findes der en manuel løsning i NetSuite, som består af et link, der angiver gyldigheden af momsnummeret med en pop-up. Denne pop op-advarsel genereres også automatisk, når du indtaster et ugyldigt skatteregistreringsnummer i feltet Tax Reg. Number-feltet.

Der kan være mange grunde til, at et momsnummer ikke er gyldigt:

• Tilstedeværelse af "." eller "-" eller "/" eller mellemrum
• Landets præfiks mangler
• Antal ikke komplet

Men svaret fra VIES-kontrollen er kun informativt, det ændrer ikke noget ved det nummer, der er indtastet i NetSuites felt. Ved at klikke på OK kan brugeren validere et skatteregistreringsnummer, der ikke er i overensstemmelse med EU-lovgivningen, og som igen vil forårsage uoverensstemmelser i juridiske rapporter.

Novutech's skræddersyede løsning

For at gøre denne kontrol mere effektiv har vi bygget en løsning, der gør livet lettere for brugerne og kan spare en masse tid. Dette optimeringsscript fungerer i to faser:

1. Opdater momsnummeret
   
   Det første trin består i at kontrollere, hvordan momsnummeret er formateret, og at justere det, så det er egnet til VIES-kontrollen. Først sletter scriptet alle tegn, der ikke hører hjemme i et momsnummer (. - /). Derefter kontrollerer vi, om præfikset for landet er til stede. Hvis ikke, opdaterer scriptet momsnummeret med præfikset for kundens land.
   
   Eksempel for en belgisk kunde: 088.090-15 bliver til BE08809015.
   
   
2. Send det ændrede momsnummer til VIES
   
   Det nye momsnummer sendes derefter til VIES for at verificere dets gyldighed.

• Hvis det er gyldigt, erstattes det gamle momsnummer af det nye i NetSuites standardfelt Tax Reg. Number-feltet, og posten gemmes.
• Hvis det ikke er gyldigt, har vi oprettet et nyt felt, som vil indeholde det forkerte momsnummer, mens standardfeltet for momsnummer er ryddet. På den måde ved brugeren, at VIES-tjekket er blevet udført, og endnu vigtigere, at det forkerte momsnummer ikke bruges i fremtidige transaktioner.

Konklusion

Med denne nyttige tilpasning giver vi NetSuite-brugere mulighed for nemt at kontrollere gyldigheden af deres kunders skatteregistreringsnumre med en officiel kontrolmotor. Takket være denne enkle forbedring kan de sove roligt, velvidende at alle deres transaktioner bruger gyldige virksomhedsmomsnumre og dermed den korrekte EU- eller nationale skattekode.

Kort sagt

• Automatiseret kontrol
• Renser + kontrollerer gyldigheden af ethvert registreringsnummer
• Fejlfri officiel motor fra Europa-Kommissionen
• Overensstemmelse med EU's skatteregnskab

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?