De abonnementseconomie: De verschuiving naar terugkerende facturen beheren in NetSuite

Het afgelopen decennium is de manier waarop kopers producten en diensten willen kopen en consumeren aanzienlijk veranderd. Zowel bedrijven als consumenten zijn overgestapt op een abonnementsgedreven aankoop van diensten en, misschien nog interessanter, goederen (zowel de producten zelf als aanvullende diensten bij de goederen).

Hoewel er al een gedragsverandering heeft plaatsgevonden, lijken we ons nog steeds in de ontwikkelingsfase van de abonnementseconomie te bevinden. Uit onderzoek blijkt dat de wereldwijde waarde van de markt meer dan verdubbeld zal zijn van 650 miljard dollar in 2020 tot 1,5 biljoen dollar in 2025.

Het lijdt geen twijfel dat abonnementen op de lange termijn lucratiever zijn voor de bedrijven die ze aanbieden, maar het introduceert wel complexiteit in verschillende functies die tot nu toe vrij standaard waren: cashflowbeheer en omzeterkenning om er maar een paar te noemen.

In dit artikel bespreken we wat abonnementen betekenen voor de bedrijven die ze leveren en hoe NetSuite in combinatie met ZoneBilling kan helpen bij het beheren van de financiële aspecten van het proces, waaronder prognoses, levering, rapportage en omzeterkenning.

Voor welke uitdagingen stelt facturering op basis van abonnementen bedrijven?

Dit is ongetwijfeld een te grote vraag om in één onderdeel van één blogartikel te beantwoorden, maar hopelijk kunnen we enkele van de belangrijkste en meest uitdagende elementen behandelen.

Levering en bedrijfsmodel

In principe zijn dit de vragen die je moet stellen over je bedrijfsmodel: wat lever je? Past facturering op basis van abonnementen? Kun je aan de verwachtingen van de klant voldoen zonder jezelf te verdrinken in administratie?

Of je nu een traditioneel immaterieel of dienstenaanbod doet dat goed aansluit bij een standaard doorlopend factureringsproces, of een nieuwe abonnementsaanpak introduceert, je moet ervoor zorgen dat je de juiste voorraad of dienstenmatrix, het juiste team en de juiste systemen hebt om aan de vraag en de verwachtingen van de klant te voldoen.

Kasstroom

Het levensbloed van elk bedrijf. We kunnen dit gedeelte kort en krachtig houden - het ligt waarschijnlijk voor de hand, maar nogmaals, het mag niet over het hoofd worden gezien.

De financiële waarde van op abonnementen gebaseerde bedrijven wordt bepaald door de (mogelijk oneindige) inkomsten op lange termijn die worden gegenereerd door de terugkerende inkomsten. Van het beheren van personeelskosten tot uitgaven, beslissingen kunnen met veel meer zekerheid worden genomen in de wetenschap dat er (hopelijk) regelmatig grote hoeveelheden inkomsten binnenkomen in plaats van een aan/uit-situatie.

Wanneer je dus een abonnementsmodel introduceert, is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat je de cashflow hebt om de kosten te dekken terwijl je een banksaldo opbouwt op retainers.

Terugkerende inkomsten, omzetverantwoording en wetgeving

Financieel, operationeel en wettelijk is het beheren van terugkerende inkomsten niet zo eenvoudig als je zou denken.

Wat betreft het praktische element van het innen van het geld - je hebt de keuze tussen factureren in plaats van of vooraf. Standaard betekent een abonnement meestal een minimum van 12 facturen per jaar. Om succesvol te zijn, moet je veel abonnementen verkopen. Dus de hoeveelheid papierwerk en administratie die je hebt, is meestal aanzienlijk.

Bovendien zijn de wettelijke vereisten voor het managen van omzetverantwoording de afgelopen 10 jaar steeds strenger geworden.

Op het gevaar af de zaken te vereenvoudigen, heeft omzetverantwoording betrekking op het boeken en rapporteren van omzet op basis van de datum van levering in tegenstelling tot de datum van facturering en/of betaling. Dus een contract van 12 maanden ter waarde van €12.000 dat in de laatste maand van het boekjaar wordt verkocht, kan niet worden geboekt met een waarde van €12.000. Het moet worden geboekt als €1.000 in het lopende jaar, met een waarde van €1.000 in het lopende jaar. Het moet worden opgenomen als €1.000 in het huidige jaar, en €11.000 moet worden opgenomen in het volgende jaar tegen €1.000 per maand. Net als bij de vorige twee punten is het ongelooflijk belangrijk om ervoor te zorgen dat je zowel de praktische en juridische implicaties van het implementeren van abonnementsfacturering begrijpt als dat je de technologie hebt om het te beheren.

Hoe helpen NetSuite & ZoneBilling?

Het goede nieuws is dat NetSuite een van de beste ERP-oplossingen op de markt is voor het beheren van complexe financiële set-ups, inclusief facturering.

Naast de diepgaande financiële functionaliteit die NetSuite standaard biedt, bieden de enkele database, configureerbare interface en workflow engine een ideaal en flexibel platform voor groeiende bedrijven die investeren om ervoor te zorgen dat automatisering en zichtbaarheid van kritieke informatie de kern vormen van hun groei.

Als gevolg van de hierboven beschreven wettelijke en financiële vereisten, in combinatie met het aantal variabelen dat een bedrijf wil of moet opnemen bij het introduceren van een eigen abonnementgebaseerd aanbod, kan het voor een kant-en-klare financiële oplossing (in dit geval NetSuite) bijna onmogelijk zijn om standaard alle bases voor elke eventualiteit te dekken.

Hier komt ZoneBilling van Zone & Co om de hoek kijken.

ZoneBilling is speciaal gebouwd voor NetSuite en werkt volledig binnen de kerninterface en -database van NetSuite. Het biedt een ongeëvenaarde engine voor het maken, verzenden en herkennen van facturen, hoe u dat ook wilt, als onderdeel van uw standaard financiële beheerprocessen binnen NetSuite.

Met behulp van aangepaste abonnementsrecords die binnen NetSuite zijn ontwikkeld, biedt ZoneBilling een reeks sjablonen voor veelvoorkomende factureringsscenario's. Gebruikers kunnen echter ook abonnementsschema's en -regels maken voor alles wat ze nodig hebben, van standaardabonnementen tot complexe meerlaagse contracten.

Abonnementen worden geconfigureerd door de juiste combinatie van abonnementsitems te selecteren binnen elke record, die vervolgens automatisch worden toegepast op de juiste momenten in het verkoop- en facturatieproces. Vanaf dat moment wordt alles, van omzetherkenning tot extra verkopen, co-contracten, verlengingsverwerking en herhaalfacturering, beheerd en gerapporteerd tot op regelniveau, allemaal volledig binnen NetSuite.

Dus of u nu abonnementen aanbiedt en moeite hebt om bij te blijven, of abonnementen wilt introduceren in uw bedrijf, NetSuite en ZoneBilling bieden u alles wat u nodig hebt om u te kunnen richten op het verhogen van het aantal abonnementen (in plaats van het beheren ervan in uw administratie).

Meer informatie van Novutech & Zone & Co:

Als u meer wilt weten over hoe Novutech en Zone&Co samenwerken om facturerings- en lead-to-revenue-oplossingen te implementeren voor groeiende bedrijven, klik dan hier om Jan Snyers (Directeur Sales & Marketing, Novutech) en Dominic Reid (Global Strategic Alliances Manager, Zone&Co) te ontmoeten op donderdag²⁹ juni voor een gedetailleerde discussie over de toekomst van de abonnementseconomie en hoe u zich hierop kunt voorbereiden, inclusief een korte introductie van ZoneBilling.

Mis deze kans niet om waardevolle inzichten te krijgen en ervoor te zorgen dat uw bedrijf is uitgerust met de juiste tools om te floreren in de subscription economy. Bekijk de herhaling van ons webinar!

Over Zone & Co

Zone & Co is een toonaangevende leverancier van cloud-native softwareoplossingen op het Oracle NetSuite-platform. Zone Apps vereenvoudigen financiële en HR-workflows, waaronder facturering, rapportage, AP-automatisering, betalingen, reconciliaties, goedkeuringen, salarisadministratie en verlofbeheer. Met meer dan 1.500 klanten wereldwijd helpt Zone & Co bedrijven slimmer te werken en de waarde van het platform te maximaliseren.
Ga voor meer informatie naar www.zoneandco.com of volg Zone op LinkedIn: linkedin.com/company/zoneandco.