De logische stappen van een succesvolle ERP-selectie... en waarom het vaak zo lang duurt

Als ervaren leveranciers van ERP-oplossingen begrijpen we het belang van een grondige selectieprocedure. Onze senior verkopers, Jan, Johan en Joris, hebben meer dan 80 jaar ervaring in de ERP- en IT-wereld en hebben geleerd dat een zorgvuldige aanpak essentieel is. Samen bespreken ze in dit artikel de logische stappen die bedrijven moeten nemen voor een succesvolle ERP-selectie.

Voorbereiding en strategische planning

De eerste stap omvat de voorbereiding en strategische planning voor het selecteren van een ERP-systeem. Hierbij wordt een solide basis gelegd voor het hele proces en dit wordt vaak ten onrechte over het hoofd gezien of onderschat. Het begint met een diepgaande verkenning van de doelen en behoeften van het bedrijf. De focus ligt op het formuleren van een duidelijke visie, het betrekken van relevante stakeholders, het opstellen van een realistisch budget, het samenstellen van het juiste team en het opstellen van selectiecriteria. Dit legt de basis voor een succesvolle selectie van een ERP-systeem, dat uiteindelijk zal bijdragen aan verbeterde efficiëntie, kostenbesparingen en verhoogde productiviteit voor de organisatie.

Analyse van de behoeften

Stap 2 is een cruciale fase waarin we de activiteiten van de organisatie grondig onderzoeken. Hierbij worden bestaande processen onder de loep genomen, worden belanghebbenden betrokken om hun uitdagingen te begrijpen en worden gebieden aangewezen waar een ERP-systeem de efficiëntie kan verbeteren. Door de specifieke doelen en tekortkomingen van de organisatie te begrijpen, legt deze stap de basis voor het kiezen van de juiste ERP-oplossing. Het gaat om het bevorderen van de dialoog, het verwerven van inzichten en ervoor zorgen dat onze uiteindelijke selectie perfect aansluit bij de behoeften van de organisatie, waarbij we streven naar een vruchtbaar partnerschap in plaats van alleen maar een leverancier te zijn. Uiteindelijk vormt deze fase een cruciale schakel tussen de strategische planning en de daadwerkelijke selectie van een ERP-oplossing, waardoor een effectieve implementatie mogelijk wordt.

Onderzoek leveranciers

In stap 3a ligt de nadruk op het uitvoeren van grondig onderzoek naar potentiële leveranciers van ERP-systemen. Het doel is om de selectie strategisch te beperken tot een paar leveranciers om een diepere evaluatie mogelijk te maken. Deze aanpak legt de nadruk op nauwe samenwerking met deze geselecteerde leveranciers om niet alleen de technische mogelijkheden te beoordelen, maar ook hun bereidheid om zich aan te sluiten bij de visie van de organisatie.

RFI en RFP

Stap 3b omvat het opstellen van RFI- (Request for Information) en RFP-documenten (Request for Proposal) na het kiezen van het beperkte aantal leveranciers. De RFI gaat dieper in op de achtergronden en ervaringen van de leveranciers, terwijl de RFP vraagt om gedetailleerde voorstellen over hoe elke leverancier van plan is om aan de behoeften van de organisatie te voldoen. Beide stappen leggen de nadruk op samenwerking, strategische afstemming en diepgaande evaluatie om ervoor te zorgen dat de geselecteerde leverancier meer wordt dan alleen een leverancier, maar een strategische partner die is afgestemd op de doelen van de organisatie.

Demo's en evaluatie

In stap 4, na het verzamelen van RFI- en RFP-documenten, verschuift de focus naar het tot leven brengen van theoretische concepten door geselecteerde leveranciers uit te nodigen voor demo's van hun ERP-systemen. Deze demo's zijn bedoeld om de bruikbaarheid, gebruikerservaring en het aanpassingsvermogen van het systeem aan de behoeften van de klant te beoordelen. De nadruk ligt op een "kijk-en-voel"-ervaring, waarbij specifieke functies of processen worden verkend om de effectiviteit en het gebruiksgemak te meten. Interactie tijdens demo's maakt diepgaande discussies mogelijk, waarbij technische, culturele en operationele aspecten aan bod komen. Na de demo's worden samen met klanten grondige evaluaties uitgevoerd, waarbij technische functionaliteiten, schaalbaarheid, samenwerking met leveranciers en de afstemming op lange-termijn organisatiedoelen worden afgewogen. In deze fase worden opties verfijnd en wordt het geïnformeerde besluitvormingsproces voor het selecteren van de ERP-oplossing die het beste aansluit bij de visie en doelstellingen van de klant begeleid.

Financiële evaluatie

Stap 5 omvat het evalueren van de financiële aspecten van ERP-systemen. Hierbij gaat het niet alleen om de initiële kosten, maar ook om langetermijnuitgaven zoals eigendomskosten, licenties, implementatie en doorlopende ondersteuning. Het is cruciaal om een realistisch budget op te stellen en rekening te houden met schaalbaarheid als de organisatie groeit. Bovendien, voor oplossingen zoals NetSuite, die echte Cloud systemen zijn, verminderen de automatische upgrades en updates de behoefte aan handmatige interventie, waardoor de IT-afdeling wordt vrijgemaakt voor strategische initiatieven, wat kan leiden tot kostenbesparingen op lange termijn en operationele efficiëntie.

Selectiebesluit

Stap 6 betreft het maken van de definitieve keuze voor een ERP-systeem op basis van een grondige analyse, waarbij rekening wordt gehouden met technische aspecten, uitvoerbaarheid, financiën en strategische afstemming. Deze beslissing vereist consensus tussen alle belanghebbenden voor een soepele implementatie. Als leverancier is het onze rol om ondersteuning, informatie en begeleiding te bieden bij het nemen van een weloverwogen beslissing die aansluit bij de visie van de klant. Deze stap is cruciaal en legt de basis voor de richting van het project door de doelen van de klant te vertalen naar een concrete keuze voor een ERP-oplossing op basis van gezamenlijke expertise en inspanning.

Uitrolvoorbereiding

Bereid je voor op de implementatie door bestaande processen te optimaliseren.Degemiddelde doorlooptijd van een ERP-selectieproces in weken kan sterk variëren, afhankelijk van de complexiteit van de organisatie en het project. Over het algemeen kun je echter een ruwe schatting maken op basis van de fasen die ik eerder noemde. Hier is een benadering van de gemiddelde doorlooptijd in weken voor elk van de belangrijkste fasen:

1. Voorbereiding en strategische planning (intern): 4-12 weken
2. Behoefteanalyse (intern): 12-24 weken
3. Leveranciersselectie: 8-16 weken
4. Demo's en evaluatie: 4-8 weken
5. Financiële evaluatie (intern): 4-12 weken
6. Selectiebesluit (intern): 4-8 weken
7. Voorbereiding implementatie: 8-12 weken

Dit geeft een totaal van 48-92 weken, wat neerkomt op ongeveer 1 tot 2 jaar voor het hele ERP-selectieproces tot de daadwerkelijke start van de implementatie. Houd er rekening mee dat dit een algemene schatting is en dat de werkelijke doorlooptijd sterk kan variëren, afhankelijk van de specifieke omstandigheden van de organisatie en het project. Het is belangrijk om flexibel te zijn en de nodige tijd te nemen om een weloverwogen beslissing te nemen die aansluit bij de behoeften en doelstellingen van de organisatie.Kan dat echt niet sneller?Het versnellen van een ERP-selectieproces is mogelijk, maar het is belangrijk om voorzichtig te werk te gaan en de juiste balans te vinden tussen snelheid en grondigheid. Een te haastige aanpak kan leiden tot het missen van belangrijke stappen en overwegingen, wat op de lange termijn tot problemen kan leiden. Het proces van het selecteren en implementeren van een ERP-systeem omvat verschillende cruciale stappen. In eerste instantie zijn een grondige voorbereiding en strategische planning van vitaal belang om de behoeften van de organisatie te begrijpen en ervoor te zorgen dat het gekozen systeem aansluit bij de doelen van de organisatie. Het overslaan van deze stap kan resulteren in een misfit tussen het ERP-systeem en de eisen van het bedrijf. In de daaropvolgende fase van de behoeftenanalyse wordt deze afstemming verder verstevigd, waardoor problemen tijdens de implementatie worden voorkomen. Efficiëntie in het optimaliseren van bedrijfsprocessen tijdens de voorbereiding is belangrijk, maar tijdrovend; zorgvuldige planning en toewijzing van middelen kan deze fase versnellen zonder de prestaties op de lange termijn in gevaar te brengen. Voor een snellere doorlooptijd kunnen echter extra middelen nodig zijn, zoals meer personeel of consultants. Duidelijke communicatie en betrokkenheid van belanghebbenden blijven van cruciaal belang, zelfs in versnelde tijdschema's, om het succes van het project te garanderen.