Gestructureerde referentie voor België

Achtergrond

Hoewel het veldaanbod van NetSuite voor sommige regio's uitgebreid is, missen we een zeer nuttig veld voor België op zowel de factuur als de factuur.

In België is een veelgebruikte communicatie op de factuur een zogenaamde gestructureerde referentie.
Deze referentie bestaat uit 12 cijfers waarbij de laatste twee cijfers de modulo (Euclidische rest) van de 10 eerste cijfers gedeeld door 97 zijn. Dit is een van de factuurkenmerken die helaas ontbreken in de sjabloon die momenteel door NetSuite wordt geleverd.

Functionaliteiten

Om deze leemte op te vullen en onze Belgische klanten te helpen met hun dagelijkse reconciliatie van betalingen, hebben we een oplossing in drie stappen ontwikkeld:

Eerst hebben we op het rekeningrecord zelf een veld toegevoegd dat de gestructureerde referentie zal bevatten.

Bij het opslaan, als het veld is ingevuld, controleert een ClientScript de geldigheid van het veld. Meer precies, het controleert de lengte van het ingevoerde nummer (12), het type karakters (alleen numeriek) en de geldigheid van de laatste twee cijfers van de referentie ten opzichte van de eerste tien (mod 97). Als aan een van deze voorwaarden niet wordt voldaan, verschijnt er een waarschuwing die de gebruiker laat weten dat de gestructureerde factuurreferentie onjuist is en welke regels hij moet volgen.

Deze opzet houdt in dat de verantwoordelijkheid voor het correct invoeren van het gestructureerde referentienummer bij de gebruiker ligt, aangezien de gestructureerde referentie niet automatisch wordt gegenereerd.

The second step is to enhance the SEPA Payment File Template for Belgium.
In the <RmtInf> tag we added the specific information that indicates the presence of a structured reference. This is associated with a condition that verifies whether there is a structured reference or not. We made sure that the structured reference would always be preferred to the regular reference.

Ten slotte hebben we op de factuur ook een referentieveld voor gestructureerde referenties toegevoegd

Het veld wordt gevuld door een aangepast script nadat de factuur is ingediend. Zodat de referentie uniek blijft, gebruiken we het factuurnummer om het te genereren. De gestructureerde referentie heeft hetzelfde formaat als hierboven vermeld en verschijnt op de factuur die naar de klanten wordt gestuurd.

Conclusie

Deze oplossing is gericht op het aanpakken van een probleem dat vaak wordt ondervonden door NetSuite-gebruikers in België. Dankzij deze aanpassingen kunnen NetSuite-gebruikers correct betalingsbestanden genereren met een gestructureerde factuurreferentie die voldoen aan de specifieke Belgische vereisten en facturen verzenden met gestructureerde referenties.

Deze functies zijn zo ontworpen dat de gebruiker controle houdt over dat gestructureerde referentienummer en aansprakelijk is voor de conformiteit ervan aan de factuurzijde en voor het automatisch genereren ervan aan de factuurzijde.

Kortom

• Voldoet aan specifieke Belgische SEPA-vereisten
• Gestructureerde referentie standaard geselecteerd
• Aansprakelijkheid gebruiker

Een vraag? Wil je deze oplossing implementeren?