Belastingnummer validatie door VIES

Achtergrond

Hoe weet ik of mijn Europese klant een geldig btw-nummer heeft? Dit is een vraag die je jezelf misschien vaak stelt, en het is nog een belangrijke ook!

Om je klanten correct te factureren en te voldoen aan de Europese wetgeving, moet je ervoor zorgen dat hun fiscaal registratienummer geldig is. Hierdoor kun je ook een intracommunautaire belastingcode toepassen voor je Europese klanten en nauwkeurige belastingrapporten opstellen (EU-omzetbelastingrapport, Intrastat...).

Gelukkig biedt de website VIES een snelle oplossing voor dit probleem. VIES (VAT Information Exchange System) is een zoekmachine van de Europese Commissie waarmee je de geldigheid van het fiscale registratienummer van een bedrijf kunt controleren. De gegevens die worden gebruikt om de nummers te controleren, worden opgehaald uit nationale btw-databases wanneer er wordt gezocht via de VIES-tool.

Functionaliteiten

Momenteel bestaat er in NetSuite een handmatige oplossing die bestaat uit een link die de geldigheid van het btw-nummer aangeeft met een pop-up. Deze pop-upwaarschuwing wordt ook automatisch gegenereerd wanneer je een ongeldig btw-nummer invoert in het veld Tax Reg. Nummer veld.

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een btw-nummer niet geldig is:

• Aanwezigheid van "." of "-" of "/" of spatie
• Voorvoegsel van het land ontbreekt
• Aantal niet compleet

Het antwoord van de VIES-controle is echter slechts informatief en verandert niets aan het nummer dat in het veld van NetSuite is ingevoerd. Door op OK te klikken, kan de gebruiker een fiscaal registratienummer valideren dat niet in overeenstemming is met de EG-wetgeving en dat op zijn beurt discrepanties veroorzaakt in juridische rapporten.

NovutechAangepaste oplossing

Om die controle efficiënter te maken, hebben we een oplossing gebouwd die het leven van de gebruikers vergemakkelijkt en veel tijd kan besparen. Dit optimalisatiescript werkt in twee fasen:

1. Het btw-nummer bijwerken
   
   De eerste stap bestaat uit het controleren van de opmaak van het btw-nummer en het aanpassen zodat het in aanmerking komt voor de VIES-controle. Eerst verwijdert het script elk teken dat niet in een BTW-nummer thuishoort (. - /). Daarna controleren we of het voorvoegsel van het land aanwezig is. Zo niet, dan werkt het script het BTW-nummer bij met het voorvoegsel van het land van de klant.
   
   Voorbeeld voor een Belgische klant: 088.090-15 wordt BE08809015.
   
   
2. Stuur het omgezette btw-nummer naar VIES
   
   Het nieuwe btw-nummer wordt vervolgens naar VIES gestuurd om de geldigheid ervan te controleren.

• Als het geldig is, wordt het oude btw-nummer vervangen door het nieuwe in het standaardveld Tax Reg. Nummer en wordt de record opgeslagen.
• Als het niet geldig is, hebben we een nieuw veld gemaakt dat het verkeerde btw-nummer bevat, terwijl het standaard btw-nummerveld wordt gewist. Op deze manier weet de gebruiker dat de VIES-controle is uitgevoerd en nog belangrijker, het onjuiste btw-nummer wordt niet gebruikt in toekomstige transacties.

Conclusie

Met deze handige aanpassing stellen we NetSuite-gebruikers in staat om eenvoudig de geldigheid van de belastingregistratienummers van hun klanten te controleren met een officiële controle-engine. Dankzij deze eenvoudige verbetering kunnen ze rustig slapen, wetende dat al hun transacties gebruikmaken van geldige btw-nummers van bedrijven en dus van de juiste EG- of binnenlandse belastingcode.

Kortom

• Geautomatiseerde controle
• Reinigt + controleert de geldigheid van elk registratienummer
• Veilige officiële motor van de Europese Commissie
• Voldoet aan EG-belastingwetgeving

Een vraag? Wil je deze oplossing implementeren?