Koncernintern projektledelse - Novutech Custom Solution

Baggrund

Projektledelse er kernen i mange virksomheders forretningsprocesser. Selvom NetSuites projektstyringsmodul tilbyder et omfattende sæt funktioner, der hjælper brugerne med at få et omfattende overblik over deres projekter og den relaterede rentabilitet, har nogle virksomheder brug for lidt tilpasning for at få deres mest specifikke behov opfyldt.

I det tilfælde, der er omfattet af denne artikel, skulle en af vores NetSuite OneWorld-kunder af skattemæssige årsager kunne købe tjenester fra en leverandør i et andet datterselskab end projektet/kundens.

Som standard tillader NetSuite ikke at knytte en transaktion til et projekt i et andet datterselskab. Løsningen, der tilbydes af NetSuite, er funktionen Intercompany Time and Expenses, som kræver, at medarbejderen eller leverandøren booker tid på projektet. I dette tilfælde havde virksomheden imidlertid brug for at generere indkøbsordrer og leverandørregninger; derfor var vi nødt til at komme med et kreativt alternativ.

Den tilpassede proces, der er beskrevet i denne artikel, sigter mod at knytte indkøbsordrer i et datterselskab til projekter i andre datterselskaber, samtidig med at den forpligtede og faktiske koncerninterne virkning af disse transaktioner håndteres.

Funktionaliteter

Den centrale idé med denne tilpasning er altid at have en købstransaktion, der er knyttet til projektet gennem standardlinjefeltet for at sikre, at de relaterede omkostninger vil blive inkluderet i projektets rentabilitet.

Vores tilpassede indgreb finder sted tre steder:

1. når en leverandør-PO oprettes i et andet datterselskab end projektets, og de forpligtede omkostninger skal genereres
2. når denne leverandør-PO faktureres, og de faktiske omkostninger skal genereres
3. når de faktiske omkostninger genereres, og de forpligtede omkostninger skal fjernes.

1. Leverandør PO og forpligtede omkostninger

Der tilføjes tre nye brugerdefinerede felter på indkøbsordren og bruges, hvis indkøbsordren er relateret til et projekt i et andet datterselskab.

Brugeren vælger først et datterselskab og derefter det relaterede projekt i det valgte datterselskab.

Når indkøbsordren gemmes, oprettes der automatisk en anden tilsvarende PO i projektdatterselskabet, hvor den koncerninterne leverandør repræsenterer datterselskabet for den oprindelige PO. Denne koncerninterne PO er knyttet til projektet i feltet „projekt/kunde“ varelinje, hvilket gør det muligt at medtage omkostningerne i projektets rentabilitetsberegning og i underfanen Projektets P&L.

Begge PO'er er også knyttet til hinanden via det tredje brugerdefinerede felt.

2. Leverandørregning og faktiske omkostninger

Når den oprindelige indkøbsordre faktureres, skal der ske to ting:

• de faktiske omkostninger skal afspejles i projektet
• De forpligtede omkostninger skal forsvinde.

For det første, for at generere de faktiske omkostninger i projektets P&L og tage sig af den koncerninterne transaktion på samme tid, opretter vores tilpasning en avanceret koncernintern journalindtastning, når leverandørbestillingen faktureres. Denne journalpost tjener to formål:

• det er knyttet til det tilknyttede projekt via standardfeltet og indgår i projektets P&L som en faktisk omkostning
• den bogfører de koncerninterne omkostninger i kundens datterselskab og de relaterede indtægter i sælgerdatterselskabet.

3. Fjernelse af forpligtede omkostninger

Den anden handling i scriptet består i automatisk at lukke den koncerninterne indkøbsordre, der var knyttet til projektet. På den måde medregnes de forpligtede omkostninger ikke længere i rentabilitetsberegningen.

Som et resultat, hvis vi kigger på projektets P&L efter fakturering af en leverandør-PO, kan vi se, at de forpligtede omkostninger er blevet faktiske omkostninger.

Konklusion

Denne brugerdefinerede løsning giver den dobbelte fordel, at NetSuite-brugere kan inkludere indkøbsordrer i beregningen af projektets rentabilitet på tværs af flere datterselskaber, samtidig med at de booker den koncerninterne effekt af sådanne transaktioner i realtid.

Takket være denne proces kan vores kunde til enhver tid i et multi-datterselskabsprojekt have et klart og præcist overblik over både projektets resultat og tab og den generelle koncerninterne regnskabssituation.

Kort sagt

• Nøjagtigt projekt P&L
• Nøjagtig koncernintern regnskabsmæssig indvirkning
• Fuldt automatiseret

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?