Projectbeheer tussen bedrijven - Novutech oplossing op maat

Achtergrond

Projectmanagement vormt de kern van de bedrijfsprocessen van veel bedrijven. Hoewel de projectbeheermodule van NetSuite een uitgebreide set functies biedt die gebruikers helpen een uitgebreid beeld te krijgen van hun projecten en de bijbehorende winstgevendheid, hebben sommige bedrijven een beetje aanpassing nodig om aan hun meest specifieke behoeften te voldoen.

In het geval dat in dit artikel wordt behandeld, moest een van onze NetSuite OneWorld-klanten voor belastingdoeleinden diensten kunnen kopen van een leverancier in een andere dochteronderneming dan die van het project/de klant.

NetSuite staat standaard niet toe om een transactie te koppelen aan een project in een andere dochteronderneming. De oplossing die NetSuite biedt is de functie Intercompany Time and Expenses, waarbij de werknemer of de leverancier tijd moet boeken voor het project. In dit geval moest het bedrijf echter inkooporders en leveranciersfacturen genereren; daarom moesten we zeker een creatief alternatief bedenken.

Het aangepaste proces dat in dit artikel wordt beschreven, heeft tot doel inkooporders in een dochteronderneming te koppelen aan projecten in andere dochterondernemingen, waarbij tegelijkertijd de geëngageerde en daadwerkelijke intercompany impact van deze transacties wordt afgehandeld.

Functionaliteiten

Het centrale idee van deze aanpassing is om altijd een aankooptransactie te hebben die via het standaardlijnveld aan het project is gekoppeld om ervoor te zorgen dat de gerelateerde kosten worden opgenomen in de winstgevendheid van het project.

Onze interventie op maat vindt plaats op drie plaatsen:

1. wanneer een inkooporder wordt opgericht in een andere dochteronderneming dan die van het project en de vastgelegde kosten moeten worden gegenereerd;
2. wanneer deze inkooporder wordt gefactureerd en de werkelijke kosten moeten worden gegenereerd;
3. wanneer de werkelijke kosten worden gegenereerd en de vastgelegde kosten moeten worden verwijderd.

1. PO van leveranciers en toegezegde kosten

Er worden drie nieuwe aangepaste velden toegevoegd aan de inkooporder die worden gebruikt als de PO gerelateerd is aan een project in een andere dochteronderneming.

De gebruiker selecteert eerst een dochteronderneming en vervolgens het gerelateerde project in de geselecteerde dochteronderneming.

Wanneer de PO wordt opgeslagen, wordt automatisch een andere gelijkwaardige PO aangemaakt in de dochteronderneming van het project, waarbij de intercompany vendor de dochteronderneming van de oorspronkelijke PO vertegenwoordigt. Deze intercompany PO is gekoppeld aan het project in het itemregelveld „project/klant”, waardoor de kosten kunnen worden opgenomen in de berekening van de winstgevendheid van het project en in het subtabblad P&L van het project.

Beide PO's zijn ook aan elkaar gekoppeld via het derde aangepaste veld.

2. Factuur van de leverancier en werkelijke kosten

Wanneer de initiële bestelling wordt gefactureerd, moeten er twee dingen gebeuren:

• de werkelijke kosten moeten in het project worden weergegeven;
• de vastgelegde kosten moeten verdwijnen.

Ten eerste, om de werkelijke kosten in de P&L van het project te genereren en tegelijkertijd de intergroepstransactie te verzorgen, creëert onze aanpassing een geavanceerde intercompany journaalboeking wanneer de PO van de leverancier wordt gefactureerd. Deze journaalpost dient twee doelen:

• het is via het standaardveld gekoppeld aan het gerelateerde project en is als werkelijke kostprijs opgenomen in de P&L van het project;
• het boekt de intergroepskosten in de dochteronderneming van de klant en de gerelateerde inkomsten in de dochteronderneming van de leverancier.

3. Verwijdering van toegezegde kosten

De tweede actie van het script bestaat uit het automatisch sluiten van de intercompany inkooporder die gekoppeld was aan het project. Op die manier worden de vastgelegde kosten niet langer meegenomen in de berekening van de winstgevendheid.

Als we dus de P&L van het project bekijken nadat we een PO van een leverancier hebben gefactureerd, kunnen we zien dat de vastgelegde kosten de werkelijke kosten zijn geworden.

Conclusie

Deze oplossing op maat biedt het dubbele voordeel dat NetSuite-gebruikers inkooporders kunnen opnemen in de berekening van de winstgevendheid van het project voor meerdere dochterondernemingen, terwijl de impact van dergelijke transacties tussen bedrijven in realtime wordt geboekt.

Dankzij dit proces kan onze klant op elk moment van een project met meerdere dochterondernemingen een duidelijk en nauwkeurig beeld krijgen van zowel de winst en het verlies van het project als de algemene boekhoudkundige situatie tussen bedrijven.

In het kort

• Nauwkeurige P&L van het project
• Nauwkeurige impact op de boekhouding tussen bedrijven
• Volledig geautomatiseerd

Een vraag? Wilt u deze oplossing implementeren?