Opfølgning af firmabiler i NetSuite ved hjælp af Custom Segment & Custom Record

Baggrund

NetSuite giver dig mulighed for at oprette brugerdefinerede segmenter, som er brugerdefinerede klassificeringsfelter svarende til klasse, afdeling eller placering, de out-of-the-box-dimensioner, der er inkluderet i hver NetSuite-forekomst.

Disse standard- og brugerdefinerede dimensioner bruges som finansiel segmentering til at generere finansiel eller ledelsesrapportering (kontra lovpligtig).

For at fuldføre dette omfattende sæt fordele og tilbyde endnu mere fleksibilitet, er det værd at bemærke, at når vi opretter et brugerdefineret segment, opretter NetSuite også automatisk en synkroniseret brugerdefineret post.

Vi kan bruge disse fordele til følgende konkrete business case: at spore udgifter relateret til en flåde af firmabiler og de forskellige informationer relateret til disse.

En fuldstændig opfølgning af omkostninger og data kræves hovedsageligt i nogle lande i forbindelse med direkte beskatning eller på grund af socialretlige krav, som i Belgien.

Derved kræves det at spore omkostninger efter individuel firmabil, så efter nummerplade eller bilplade.

Forudsætning:

Bemærk: Vi bruger kun konfigurationsfunktionerne klik-ikke kode i NetSuite, så ingen scripting involveret her.

Den eneste forudsætning er at aktivere følgende funktioner: Brugerdefinerede poster og brugerdefinerede segmenter (Opsætning > Firma> Aktiver funktioner > [underfane] SuiteCloud)

Hvordan håndteres det?

Opret et brugerdefineret segment: Bilplade

Dette segment vil påvirke General Ledger. Så markér afkrydsningsfeltet „GL Impact“

Vælg i hvilken transaktion vi gerne vil spore bilpladen. Her identificerer vi en plade på transaktionslinjeniveau. Så gå til underfanen Application & Sourcing > Transaktionskolonner.

Det er allerede muligt at indtaste værdier for dette segment i underfanen Værdier.

Ellers vil en bruger kunne gøre det bagefter via menuen: Opsætning > Firma > [Brugerdefineret segment] > Ny

Brugerdefineret post, der er forbundet til det brugerdefinerede segment:

I denne brugerdefinerede post tilføjer vi felter for at fange forskellige oplysninger om firmabilerne.

Disse felter kan enten være en fritformstekst, en dato, en eksisterende liste, en procentdel, en valuta,...

Derefter vil vi være i stand til at finde værdier for Car Plate Custom Segment, inklusive værdier for felterne i de brugerdefinerede segmenter.

Menu: Opsætning > Firma > [Brugerdefineret segment] > Ny

Vi kan se bilpladelisten for at få et komplet overblik over alle bilplader:

Brug den brugerdefinerede værdi i transaktioner:

For eksempel i en kreditorregning skal du vælge den rigtige bilplade for hver vare:

Hent omkostninger og oplysninger i rapporter:

Vi kan oprette tilpassede rapporter eller gemte søgninger.

Dette giver os mulighed for at indsamle og præsentere data fra transaktioner (med GL Impact) ved hjælp af oplysninger fra den brugerdefinerede post.

Nøgleelementet er bilpladesegmentet.

Konklusion

NetSuite's SuiteCloud-platform giver fleksible tilpasningsværktøjer til administratorer og forretningsbrugere. Et særligt anvendelsestilfælde er opsætningen af brugerdefinerede segmenter til at spore omkostninger og andre data relateret til firmabiler, ned til nummerpladeniveau.

Novutech kan hjælpe dig med design og konfiguration af brugerdefinerede segmenter og brugerdefinerede poster til forskellige analytiske rapporteringsformål, samt hjælpe dig med at opbygge de krævede tilpassede rapporter.