Opvolging van Company Cars in NetSuite met Custom Segment & Custom Record

Achtergrond

Met NetSuite kunt u aangepaste segmenten maken, dit zijn aangepaste classificatievelden die vergelijkbaar zijn met klasse, afdeling of locatie, waarbij de kant-en-klare dimensies in elke NetSuite-instantie zijn opgenomen.

Deze standaard en aangepaste dimensies worden gebruikt als financiële segmentatie om financiële of managementrapportages te genereren (versus statutaire).

Om deze uitgebreide reeks voordelen compleet te maken en nog meer flexibiliteit te bieden, is het vermeldenswaard dat wanneer we een aangepast segment maken, NetSuite ook automatisch een gesynchroniseerd Custom Record maakt.

We kunnen deze voordelen gebruiken voor de volgende concrete businesscase: om de uitgaven in verband met een wagenpark van de zaak en de verschillende informatie die daarmee verband houdt, bij te houden.

Een volledige opvolging van kosten en gegevens wordt in sommige landen voornamelijk gevraagd voor directe belastingen of vanwege de vereisten van de sociale wetgeving, zoals in België.

Daarbij is het nodig om de kosten per individuele bedrijfswagen, dus per kenteken of kenteken, bij te houden.

Voorwaarde:

Opmerking: we gebruiken alleen de click-not-code-configuratiefuncties van NetSuite, dus hier is geen scripting aan te pas gekomen.

De enige vereiste is om de volgende functies in te schakelen: Aangepaste records en aangepaste segmenten (Instellingen > Bedrijf > Functies inschakelen > [subtab] SuiteCloud)

Hoe ga je daar mee om?

Maak een aangepast segment: Car Plate

Dit segment zal invloed hebben op General Ledger. Vink dus het selectievakje „GL Impact” aan

Kies in welke transactie we de autoplaat willen volgen. Hier identificeren we een plaat op transactielijnniveau. Ga dus naar het subtabblad Application & Sourcing > Transaction Columns.

Het is al mogelijk om waarden voor dit segment in te voeren in het subtabblad Waarden.

Anders kan een gebruiker dat achteraf doen via het menu: Instellingen > Bedrijf > [Aangepast segment] > Nieuw

Custom Record gekoppeld aan het Custom Segment:

In dit aangepaste record zullen we velden toevoegen om verschillende informatie over de bedrijfswagens vast te leggen.

Die velden kunnen een vrije tekst zijn, een datum, een bestaande lijst, een percentage, een valuta,...

Dan kunnen we waarden vinden voor het Car Plate Custom Segment, inclusief waarden van de velden van de aangepaste segmenten.

Menu: Instellingen > Bedrijf > [Aangepast segment] > Nieuw

We kunnen de kentekenlijst bekijken om een volledig overzicht te krijgen van alle kentekenplaten:

Gebruik de aangepaste waarde in transacties:

Selecteer bijvoorbeeld in een leveranciersfactuur de juiste kentekenplaat voor elk item:

Kosten en informatie ophalen in rapporten:

We kunnen aangepaste rapporten of opgeslagen zoekopdrachten maken.

Dit stelt ons in staat om gegevens van transacties (met GL Impact) te verzamelen en te presenteren met behulp van informatie uit het aangepaste record.

Het belangrijkste element is het Car Plate Segment.

Conclusie

Het SuiteCloud-platform van NetSuite biedt flexibele aanpassingstools voor beheerders en zakelijke gebruikers. Een bijzonder gebruiksscenario is het opzetten van aangepaste segmenten om kosten en andere gegevens met betrekking tot bedrijfswagens bij te houden, tot op kentekenplaatniveau.

Novutech kan u helpen bij het ontwerpen en configureren van aangepaste segmenten en aangepaste records voor verschillende analytische rapportagedoeleinden, en u helpen bij het samenstellen van de vereiste aangepaste rapporten.