Afskriv afgifter med varekvitteringer - Novutech Tilpasset løsning

Baggrund

Da vi er aktive inden for sektorer som serviceydelser og software, står vi ofte over for udfordringer med indtægtsføring. Selvom NetSuites indtægtsføringsmodul giver os mulighed for at designe meget justerbare og komplekse indtægtsstrømme, kan det blive langt sværere, når det drejer sig om at skabe en fleksibel proces til afskrivning af gebyrer.

I vores kundes tilfælde var det især tilfældet, da de arbejdede med partnere. Disse partnere tog en henvisningsprovision på abonnementet eller blev betalt for outsourcede implementeringstjenester, som i begge tilfælde krævede, at brugerne oprettede en relateret indkøbsordre. Af hensyn til nøjagtigheden ønskede vores kunde kun at indregne gebyrer fra partnerens indkøbsordre delvist i hver abonnementsperiode for at tilpasse dem til den indregnede omsætning.

Vores første idé var naturligvis at bruge standardafskrivningsplanerne, som vi ville knytte til hver vare, og som automatisk ville komme i spil, når indkøbsordren blev faktureret. Men to hovedproblemer forhindrede os i at gå videre med den løsning:

• Kontraktens varighed varierede meget, og vi ville have været nødt til at udvikle en tilpasning for at justere afskrivningsdatoerne fra og til afhængigt af hver enkelt sag.
• Endnu vigtigere er det, at partnerne ofte sender deres regning flere perioder senere, og at afskrivningsplanen ikke kan opsættes på indkøbsordren.

Derfor var vi nødt til at finde en anden tilpasset løsning.

Funktionaliteter

For at lette vores kunders smerte og lade dem fokusere på deres kerneforretning fandt vi frem til en kombineret løsning, som kræver, at de involverede varer er aktiveret til modtagelse.

For det første har vi som en del af vores tilpasning til at automatisere oprettelsen af partnerkøbsordren altid et link til den relaterede salgsordre, hvor vi har et brugerdefineret felt med antallet af abonnementsperioder samt start- og slutdato for ordren. På indkøbsordren tilføjede vi et andet brugerdefineret felt, der informerer om sidste gang, der blev foretaget en afskrivning.

Ved hjælp af denne kombination af datafelter og andre kriterier, såsom PO-status, oprettes en gemt søgning. Ved at indsætte denne søgning som en parameter i et planlagt script opretter vi en varekvittering for varerne på indkøbsordren.

Antallet af varer divideres med antallet af perioder, der findes på salgsordren. Det planlagte script indstiller også datoen for udførelsen af scriptet på indkøbsordren; dette vil gøre det muligt for transaktionen at blive hentet af den gemte søgning, næste gang der skal foretages en amortisering.

Posten kvitteringer gør det muligt at bogføre en procentdel af kontrakten på den korrekte udgiftskonto, uanset om der findes en relateret partnerregning.

Når bestillingen er fuldt modtaget, vil alle afgifter være indregnet. Skatteomkostningerne er dog bogført korrekt sammen med regningen.

Konklusion

Denne skræddersyede løsning automatiserer afskrivningen af partneromkostninger for vores kunder, selv uden en regning. Det giver også et præcist billede af virksomhedens regnskabssituation ved at afbalancere tredjepartsomkostningerne med de relaterede indtægter.

Kort sagt

• Overensstemmelse med periodiseringsregnskabslogik (afskrivning før fakturering)
• Nøjagtigt regnskabsbillede af fortjeneste og tab for hver kontrakt
• Kræver udvikling

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?