Kosten afschrijven met ontvangstbewijzen van artikelen - Novutech Custom Solution

Achtergrond

Omdat we actief zijn in sectoren zoals diensten en software, worden we vaak geconfronteerd met uitdagingen op het gebied van omzetverantwoording. Hoewel de module voor omzetverantwoording van NetSuite ons in staat stelt om zeer aanpasbare en complexe inkomstenstromen te ontwerpen, kan het veel moeilijker worden als het gaat om het creëren van een flexibel proces voor het afschrijven van kosten.

In het geval van onze klanten was dit vooral het geval omdat ze te maken hadden met partners. Deze partners zouden een verwijzingscommissie op het abonnement in rekening brengen, of betaald worden voor uitbestede implementatiediensten, waarbij de gebruikers in beide gevallen een bijbehorende inkooporder moesten aanmaken. Nauwkeurigheidshalve wilde onze klant de kosten van de inkooporder van de partner slechts gedeeltelijk opnemen voor elke periode van het abonnement, om ze af te stemmen op de opgenomen inkomsten.

Ons eerste idee was natuurlijk om de standaard afschrijvingsschema's te gebruiken, die we aan elk item zouden koppelen en die automatisch in werking zouden treden zodra de inkooporder werd gefactureerd. Er zijn echter twee belangrijke zorgen die ons ervan weerhouden om met die oplossing verder te gaan:

• De contractduur varieerde sterk, en we hadden een aanpassing moeten ontwikkelen om de van- en afschrijvingsdatums aan te passen, afhankelijk van elk afzonderlijk geval.
• Wat nog belangrijker is, de partners stuurden hun factuur vaak meerdere periodes later en het afschrijvingsschema kan niet worden ingesteld op de inkooporder.

Om deze redenen moesten we een andere oplossing op maat bedenken.

Functionaliteiten

Om de pijn van onze klanten te verzachten en hen zich te laten concentreren op hun kernactiviteiten, hebben we een gecombineerde oplossing bedacht, waarbij de betreffende artikelen moeten worden ingeschakeld voor ontvangst.

Ten eerste hebben we, als onderdeel van onze aanpassing om het aanmaken van de partnerinkooporder te automatiseren, altijd een link naar de gerelateerde verkooporder, waar we een aangepast veld hebben met het aantal periodes van het abonnement en de begin- en einddatum van de bestelling. Op de inkooporder hebben we nog een aangepast veld toegevoegd met informatie over de laatste keer dat een amortisatie is uitgevoerd.

Met deze combinatie van datumvelden en andere criteria, zoals de PO-status, wordt een opgeslagen zoekopdracht ingesteld. Door deze zoekopdracht als parameter in een gepland script in te voegen, maken we een ontvangstbewijs voor de artikelen op de inkooporder.

De hoeveelheid artikelen wordt gedeeld door het aantal periodes op de verkooporder. Het Scheduled Script bepaalt ook de datum van de uitvoering van het script op de inkooporder; zo kan de transactie worden opgehaald door de opgeslagen zoekopdracht de volgende keer dat een amortisatie moet worden uitgevoerd.

Met de ontvangstbewijzen kan een percentage van het contract op de juiste kostenrekening worden geboekt, ongeacht het bestaan van de bijbehorende partnerfactuur.

Wanneer de PO volledig is ontvangen, zijn alle kosten erkend. De belastingkosten zijn echter correct bij de factuur geboekt.

Conclusie

Deze oplossing op maat zorgt voor een automatisering van de amortisatie van partnerkosten voor onze klanten, zelfs zonder een factuur. Dit geeft ook een nauwkeurig beeld van de boekhoudkundige situatie van de onderneming door de kosten van derden in evenwicht te brengen met de gerelateerde inkomsten.

In het kort

• Voldoet aan de boekhoudlogica op transactiebasis (amortisatie vóór facturering)
• Nauwkeurig boekhoudkundig beeld van de winst en het verlies voor elk contract
• Vereist ontwikkeling

Een vraag? Wilt u deze oplossing implementeren?