Amortissez les frais avec les reçus d'articles - Solution personnalisée Novutech

Contexte

Étant actifs dans des secteurs tels que les services et les logiciels, nous sommes souvent confrontés à des problèmes de comptabilisation des revenus. Bien que le module de reconnaissance des revenus de NetSuite nous permette de concevoir des flux de revenus complexes et hautement ajustables, il peut être beaucoup plus difficile de créer un processus flexible d'amortissement des charges.

Dans le cas de notre client, cela était d'autant plus vrai qu'il avait affaire à des partenaires. Ces partenaires percevaient une commission sur les frais de recommandation sur l'abonnement ou seraient rémunérés pour des services de mise en œuvre externalisés, qui, dans les deux cas, obligeaient les utilisateurs à créer un bon de commande correspondant. Par souci de précision, notre client souhaitait ne comptabiliser les frais figurant sur le bon de commande du partenaire que partiellement à chaque période de l'abonnement, afin de les aligner sur le chiffre d'affaires comptabilisé.

Notre première idée était évidemment d'utiliser les barèmes d'amortissement standard, que nous associerions à chaque article et qui entreraient automatiquement en jeu une fois le bon de commande facturé. Cependant, deux préoccupations principales nous empêchent d'aller de l'avant avec cette solution :

• La durée du contrat variait beaucoup, et nous aurions dû développer une personnalisation pour ajuster les dates d'amortissement de début et de fin en fonction de chaque cas individuel.
• Plus important encore, les partenaires envoyaient souvent leur facture plusieurs fois plus tard et le calendrier d'amortissement ne peut pas être défini sur le bon de commande.

Pour ces raisons, nous avons dû trouver une autre solution personnalisée.

Fonctionnalités

Afin de soulager les difficultés de nos clients et de leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier, nous avons mis au point une solution combinée, qui nécessite que les articles concernés soient autorisés à être réceptionnés.

Tout d'abord, dans le cadre de notre personnalisation visant à automatiser la création du bon de commande du partenaire, nous avons toujours un lien vers la commande client associée, où nous avons un champ personnalisé avec le nombre de périodes de l'abonnement, ainsi que les dates de début et de fin de la commande. Sur le bon de commande, nous avons ajouté un autre champ personnalisé indiquant la dernière fois qu'un amortissement a été effectué.

À l'aide de cette combinaison de champs de dates et d'autres critères, tels que le statut de la commande, une recherche enregistrée est configurée. En insérant cette recherche en tant que paramètre dans un script programmé, nous créons un reçu pour les articles figurant sur le bon de commande.

La quantité des articles est divisée par le nombre de périodes figurant sur la commande de vente. Le script programmé fixe également la date d'exécution du script sur le bon de commande ; cela permettra de récupérer la transaction par la recherche enregistrée la prochaine fois qu'un amortissement devra être effectué.

Les reçus d'articles permettent d'inscrire un pourcentage du contrat sur le bon compte de dépenses, indépendamment de l'existence de la facture du partenaire correspondant.

Lorsque le bon de commande sera entièrement reçu, tous les frais auront été reconnus. Les taxes sont toutefois correctement comptabilisées sur la facture.

Conclusion

Cette solution personnalisée permet d'automatiser l'amortissement des coûts des partenaires pour nos clients, même sans facture. Cela donne également une image précise de la situation comptable de l'entreprise en équilibrant les charges liées aux tiers avec les recettes connexes.

En bref

• Conforme à la logique de comptabilité d'exercice (amortissement avant facturation)
• Image comptable précise des profits et pertes pour chaque contrat
• Nécessite un développement

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