Kosten afschrijven met artikelontvangsten - Novutech Aangepaste oplossing

Achtergrond

Omdat we actief zijn in sectoren zoals diensten en software, worden we vaak geconfronteerd met uitdagingen op het gebied van omzetverantwoording. Hoewel de module voor omzetverantwoording van NetSuite ons in staat stelt om zeer aanpasbare en complexe inkomstenstromen te ontwerpen, kan het veel moeilijker worden als het aankomt op het creëren van een flexibel proces voor het afschrijven van kosten.

In het geval van onze klant was dit vooral waar omdat ze met partners te maken hadden. Deze partners ontvingen een commissie voor verwijzingskosten op het abonnement of werden betaald voor uitbestede implementatieservices, waarvoor de gebruikers in beide gevallen een bijbehorende inkooporder moesten aanmaken. Omwille van de nauwkeurigheid wilde onze klant de kosten van de inkooporder van de partner slechts gedeeltelijk per abonnementsperiode verantwoorden, om ze in lijn te brengen met de verantwoorde omzet.

Ons eerste idee was natuurlijk om de standaard afschrijvingsschema's te gebruiken, die we aan elk artikel zouden koppelen en die automatisch in werking zouden treden zodra de inkooporder werd gefactureerd. Er waren echter twee belangrijke bezwaren die ons ervan weerhielden om verder te gaan met die oplossing:

• De contractduur varieerde sterk en we hadden een aanpassing moeten ontwikkelen om de afschrijvingsdatums van en tot aan elk afzonderlijk geval aan te passen.
• Nog belangrijker is dat de partners hun factuur vaak meerdere perioden later sturen en dat het afschrijvingsschema niet kan worden ingesteld op de inkooporder.

Om deze redenen moesten we met een andere aangepaste oplossing komen.

Functionaliteiten

Om de pijn voor onze klanten te verlichten en hen in staat te stellen zich op hun kernactiviteiten te concentreren, hebben we een gecombineerde oplossing bedacht waarbij de betrokken items voor ontvangst moeten worden ingeschakeld.

Ten eerste hebben we, als onderdeel van onze aanpassing om het aanmaken van de inkooporder van de partner te automatiseren, altijd een link naar de gerelateerde verkooporder, waar we een aangepast veld hebben met het aantal perioden van het abonnement en de begin- en einddatum van de order. Op de inkooporder hebben we nog een veld toegevoegd dat aangeeft wanneer er voor het laatst is afgeschreven.

Met behulp van deze combinatie van datumvelden en andere criteria, zoals de inkooporderstatus, wordt een opgeslagen zoekopdracht ingesteld. Door deze zoekopdracht als parameter in een gepland script op te nemen, maken we een artikelbon voor de artikelen op de inkooporder.

De hoeveelheid artikelen wordt gedeeld door het aantal perioden op de verkooporder. Het Geplande script stelt ook de datum in waarop het script op de inkooporder wordt uitgevoerd; hierdoor wordt de transactie opgepikt door de opgeslagen zoekactie de volgende keer dat een afschrijving moet worden uitgevoerd.

Met de post kwitanties kan een percentage van het contract op de juiste onkostenrekening worden geboekt, ongeacht het bestaan van de bijbehorende partnerfactuur.

Wanneer de PO volledig is ontvangen, zijn alle kosten geboekt. De belastingkosten worden echter correct geboekt met de factuur.

Conclusie

Deze oplossing op maat automatiseert de afschrijving van partnerkosten voor onze klanten, zelfs zonder factuur. Dit geeft ook een nauwkeurig beeld van de boekhoudkundige situatie van het bedrijf door de kosten van derden in evenwicht te brengen met de gerelateerde inkomsten.

Kortom

• Voldoet aan logica voor boekhouding op transactiebasis (afschrijving vóór facturering)
• Nauwkeurig boekhoudkundig beeld van de winst en het verlies voor elk contract
• Ontwikkeling vereist

Een vraag? Wil je deze oplossing implementeren?