Geavanceerde nummering

Een paar weken geleden hebben we 5 van de meest opwindende functies van NetSuite's Release 2021.1 met u gedeeld. Laten we vandaag dieper ingaan op de nieuwe geavanceerde nummeringsfunctionaliteit, die nu al een favoriet van onze klanten blijkt te zijn!

Deze verbetering stelt NetSuite-gebruikers in staat om flexibele regels voor het nummeren van documenten en transacties te creëren, wat vooral handig is voor bedrijven die actief zijn in landen met strikte en veeleisende nummeringsregels.

NetSuite-gebruikers kunnen nu complexe nummerreeksen samenstellen met behulp van voor- en achtervoegsels. Sequenties kunnen worden gestart op basis van het fiscale jaar, de locatie, de dochteronderneming of andere aangepaste criteria.

Vereisten

Voordat u deze functie gebruikt, moet u de Automatisch gegenereerde nummers en Geavanceerde nummering Kenmerken.

Om het mogelijk te maken Automatisch gegenereerde nummers, ga naar Instellingen>Bedrijf>Algemene voorkeuren en vink de optie aan Instellingen voor transactienummering tonen.

Met deze optie kunt u uw automatisch gegenereerde nummers beheren.

Dan, voor de Geavanceerde nummering functie, ga naar Instellingen>Bedrijf>Functies inschakelen. Vervolgens op de Bedrijf subtab, zoek de Geavanceerde nummering optie (in het ERP algemeen Sublist) en vink het vakje aan.

Gebruik de geavanceerde nummeringsfunctie

Om de automatisch gegenereerde nummers voor transactierecords te beheren, moet je naar de Automatisch gegenereerde nummers instellen pagina (Instellingen > Bedrijf > Automatisch gegenereerde nummers) — Als u de functie correct hebt ingeschakeld Geavanceerde nummering, je zult de kolom kunnen zien Geavanceerde nummering weergegeven.

Er verschijnt een selectievakje voor elk transactierecord waarvoor u deze functie kunt gebruiken:

Selecteer de transacties waarvoor u de nummering wilt beheren door het selectievakje op de corresponderende regel aan te vinken en klik vervolgens op Opslaan knop. EEN Opstelling er verschijnt een link:

Zodra u klikt op de Opstelling link, u wordt doorgestuurd naar de Set regels voor geavanceerde nummering bladzijde. Op deze pagina kunt u uw eigen regels maken en beheren.

1. Maak een nieuwe aangepaste regel:

Om een nieuwe regel aan te maken, klikt u op Nieuwe regel knop:

Wanneer u klikt op de Nieuwe regel knop, u wordt doorgestuurd naar de Geavanceerde nummeringsregel pagina, waar u uw aangepaste regel kunt definiëren:

Om dit te doen, moet u de volgende stappen volgen:

• Geef je regel een naam.
• Creëer dynamische voorvoegsels/achtervoegsels.
• Voer het minimum aantal cijfers van je nummering in.
• Selecteer het beginnummer van je nummering.
• Bekijk hoe de nummering eruit zal zien dankzij de Voorbeeld van een nummer veld.
• Als u automatische sequenties voor uw transactie wilt aanmaken, Sequenties per segment Met subtab kunt u unieke reeksen maken voor elk boekjaar, locatie, dochteronderneming of elke combinatie van de drie.
• De Criteria Op het subtabblad kunt u veld (en) selecteren die bepalen wanneer de transacties moeten worden genummerd met behulp van deze regel. U kunt beslissen onder welke voorwaarden uw aangepaste regelnummering wordt toegepast op uw transactie. Het is mogelijk om een of meerdere velden te selecteren om als criteria te gebruiken; u kunt bijvoorbeeld de regel voor geavanceerde nummering toepassen op basis van de dochteronderneming, de datum, of zelfs uw eigen aangepaste velden gebruiken. Houd er rekening mee dat het verplicht is om ten minste één criterium te hebben om een aangepaste regel in te stellen.

Hieronder ziet u een voorbeeld van een aangepaste regel. In dit geval is de Voorvoegsel neemt het jaar en vervolgens de maand van de transactiedatum, terwijl de Achtervoegsel omvat de dochteronderneming van de transactie. De nummeringsregel wordt toegepast op de transacties tussen januari en augustus 2021 waarbij de EUR-valuta wordt gebruikt:

2. Geef prioriteit aan je aangepaste regels:

U kunt ook de prioritering van de geavanceerde nummeringsregels bepalen door te klikken op de Prioriteit geven aan regels knop:

Op de pagina voor het prioriteren van regels kunt u de prioriteitsvolgorde van uw aangepaste regels beheren; als er meerdere regels kunnen worden toegepast op een transactie, wordt de eerste regel in de prioriteitsvolgorde gebruikt:

Conclusie

Met de functie Geavanceerde nummering kunt u eenvoudig automatische nummering voor uw transacties aanmaken en beheren op basis van het boekjaar of een specifieke dochteronderneming.

Het is echt een interessante functionaliteit om in te stellen wanneer u verschillende nummering moet gebruiken voor verschillende transactietypen.

In het kort

• Automatische nummeringsschema's op basis van aangepaste instellingsregels
• Automatische update van de nummering (nieuw jaar, nieuwe dochteronderneming...)
• Mogelijkheid om verschillende aangepaste regels toe te passen op een enkele transactie en deze te prioriteren
• Van toepassing op de meeste transacties — niet van toepassing op entiteiten

Een vraag? Wilt u deze oplossing implementeren?