Bedrijfsauto's opvolgen in NetSuite met behulp van aangepast segment en aangepast record

Achtergrond

Met NetSuite kunt u aangepaste segmenten maken. Dit zijn aangepaste classificatievelden die vergelijkbaar zijn met Class, Department of Location, de out-of-the-box dimensies die in elke NetSuite-instantie worden meegeleverd.

Deze standaard en aangepaste dimensies worden gebruikt als financiële segmentatie om financiële of managementrapportage te genereren (versus wettelijk verplichte rapportage).

Om deze uitgebreide reeks voordelen compleet te maken en nog meer flexibiliteit te bieden, is het de moeite waard om op te merken dat wanneer we een aangepast segment maken, NetSuite ook automatisch een gesynchroniseerd aangepast record maakt.

We kunnen deze voordelen gebruiken voor de volgende concrete business case: het bijhouden van uitgaven met betrekking tot een wagenpark van bedrijfsauto's en de verschillende stukjes informatie hierover.

Een volledige opvolging van kosten en gegevens wordt voornamelijk gevraagd in sommige landen voor directe belastingen of omwille van sociaalrechtelijke vereisten, zoals in België.

Daarbij is het nodig om de kosten per individuele bedrijfsauto bij te houden, dus per kenteken of autoplaat.

Vereiste:

Opmerking: we gebruiken alleen de klik-niet-code-configuratiefuncties van NetSuite, dus hier komt geen scripting aan te pas.

De enige vereiste is het inschakelen van de volgende functies: Aangepaste Records en Aangepaste Segmenten (Setup > Bedrijf > Functies inschakelen > [subtab] SuiteCloud).

Hoe krijg je dat voor elkaar?

Maak een aangepast segment : Autoplaat

Dit segment heeft invloed op grootboekrekeningen. Schakel dus het selectievakje "GL Impact" in.

Kies in welke transactie we de Autoplaat willen volgen. Hier zullen we een plaat identificeren op transactieregelniveau. Ga dus naar het subtabblad Toepassing & Sourcing > Transactiekolommen.

Het is al mogelijk om waarden voor dit segment in te voeren in de subtab Waarden.

Anders kan een gebruiker dat achteraf doen via menu : Instelling > Bedrijf > [Aangepast segment] > Nieuw

Aangepast record gekoppeld aan aangepast segment :

In dit aangepaste record voegen we velden toe om verschillende informatie over de bedrijfsauto's vast te leggen.

Deze velden kunnen een vrije tekst, een datum, een bestaande lijst, een percentage, een valuta, ... zijn.

Dan kunnen we waarden vinden voor het aangepaste segment Autoplaat, inclusief de waarden van de velden van de aangepaste segmenten.

Menu : Instelling > Bedrijf > [Aangepast segment] > Nieuw

We kunnen de Autoplatenlijst bekijken voor een volledig overzicht van alle Autoplaten:

Gebruik de aangepaste waarde in transacties :

Selecteer bijvoorbeeld in een Vendor Bill de juiste Car Plate voor elk item:

Kosten en informatie ophalen in rapporten :

We kunnen aangepaste rapporten of opgeslagen zoekopdrachten maken.

Hiermee kunnen we gegevens van transacties verzamelen en presenteren (met GL Impact), met behulp van informatie uit het aangepaste record.

Het belangrijkste element is het Segment Autoplaat.

Conclusie

NetSuite's SuiteCloud Platform biedt flexibele aanpassingstools voor beheerders en zakelijke gebruikers. Een bijzonder gebruik is het opzetten van aangepaste segmenten om kosten en andere gegevens met betrekking tot bedrijfsauto's bij te houden, tot op kentekenniveau.

Novutech kan je helpen bij het ontwerpen en configureren van aangepaste segmenten en aangepaste records voor verschillende analytische rapportagedoeleinden en kan je helpen bij het maken van de benodigde aangepaste rapporten.