Betalingsadvies genereren voor leveranciers

Achtergrond

Een van onze klanten vroeg ons onlangs om hun leveranciersbetalingsproces te stroomlijnen. Als onderdeel van het leveranciersbetalingsproces wilden ze de mogelijkheid hebben om elke betaling die naar een leverancier wordt gestuurd te rechtvaardigen door een overzicht te geven van facturen, crediteringen en andere transacties in NetSuite die op deze betaling zijn toegepast.

Functionaliteiten

Om dit bedrijfsproces te automatiseren, gebruikten we een eenvoudige workflow op het betalingsrecord van de rekening, gekoppeld aan een geavanceerd pdf-sjabloon.

Ten eerste voegt de workflow een knop "Stuur advies betalingsrapport" toe aan het betalingsrecord van de rekening.

Deze knop is gekoppeld aan een Verzend e-mail actie op de workflow, voor het geval er een "Betaaladvies e-mail" is ingevuld op het verkopersrecord. Als dat niet het geval is, gaat de workflow naar het verkopersrecord zodat de gebruiker een e-mailadres kan invullen voordat het betalingsadvies wordt verzonden.

Ten tweede stuurt de workflow de Payment Advice pdf naar het betreffende e-mailadres van de leverancier.

Tot die tijd is er geen echte complexiteit, omdat dit allemaal basisworkflows van NetSuite zijn.

De complexiteit zit hem in de pdf-sjabloon, die alle leveranciersfacturen moet bevatten, evenals eventuele crediteringen of journaals die zijn toegepast op de betaling (of op de gerelateerde facturen).

Geavanceerde PDF-sjablonen in NetSuite gebruiken een combinatie van HTML- en FreeMarker-code.
De HTML-code zorgt voor de lay-out, terwijl de FreeMarker-code wat complexere logica kan toevoegen aan de informatie die wordt weergegeven op de PDF. In dit voorbeeld hebben we eerst alle rekeningen doorlopen die zijn betaald met het juiste bedrag per rekening. Daarna hebben we hetzelfde gedaan voor gebruikte/toegepaste crediteringen met de toevoeging dat alleen crediteringen moeten worden getoond die zijn gekoppeld aan een van de rekeningen die in het bovenstaande gedeelte zijn betaald.

De e-mail die naar de verkoper wordt gestuurd, geeft een snel overzicht van alle gerelateerde transacties:

Conclusie

Dankzij deze eenvoudige workflow en geavanceerde pdf-sjabloon kan de klant met plezier een Payment Advice naar zijn leveranciers sturen om misverstanden in het betalingsproces met leveranciers te voorkomen.

Kortom

• Eenvoudig onderhoud door eindgebruiker
• SuiteScript is niet nodig
• Standaard NetSuite-functionaliteiten

Een vraag? Wil je deze oplossing implementeren?