Verbeter de standaard Expensify Connector naar NetSuite met belastingautomatisering

Achtergrond

Een van onze klanten vroeg ons onlangs om Expensify, 's werelds toonaangevende applicatie voor onkostenbeheer, bonnenscanning en zakenreizen te verbinden met NetSuite. We besloten om de standaard en gratis Expensify to NetSuite Connector in te zetten.

Toch realiseerden we ons al snel dat een naadloze integratie van Expensify en NetSuite op het gebied van belastingen een uitdaging was.  

In dit artikel leggen we uit hoe we een aanpassing hebben gemaakt bovenop de standaard connector om BTW-scenario's correct te behandelen.

Functionaliteit

Zoals je misschien weet wordt Expensify gebruikt door alle werknemers binnen een organisatie, en het is altijd een strijd om je werknemers te vragen een correcte belastingregeling in te vullen voor de uitgaven die ze invullen.

Daarom hebben we besloten om een aangepast veld te maken en alle regels van elke onkostendeclaratie in Expensify te voorzien van een aangepaste tag genaamd "vendor region" met 3 beschikbare keuzes: domestic, EU voor Europa of RoW voor Rest of World.

Wat betreft de belastingregelingen voor onkostendeclaraties, is deze parameter voor de leveranciersregio in combinatie met de juridische entiteit (dochteronderneming) en de uitgavencategorie voldoende om de juiste belastingcode toe te wijzen in NetSuite.

Nu kijken we naar wat er gebeurt in NetSuite: NetSuite identificeert het filiaal, de onkostencategorie en de leveranciersregio (in kaart gebracht als een aangepast veld in de configuratie van de Expensify-connector). Dankzij dit en de hieronder weergegeven matrix, die is opgeslagen als een aangepast record, wordt de belastingcode geïdentificeerd die moet worden gekoppeld aan elke onkostenregel.

Aangezien het brutobedrag in Expensify belasting omvat en wordt ingevuld door de werknemer, past NetSuite de velden voor het bedrag en het belastingbedrag aan op basis van de belastingcode die is geselecteerd in de matrix, via een aangepast script voor gebruikersgebeurtenissen dat wordt uitgevoerd op een record voordat het wordt ingediend, waarna het onkostendeclaratieverslag wordt gesynchroniseerd van Expensify naar NetSuite via de Standard Connector.

Conclusie

Deze ontwikkeling op maat is ontworpen om te voorkomen dat je werknemers belasting moeten betalen voor onkostendeclaraties en om fouten bij de fiscale behandeling te vermijden.

Hierdoor kan je financiële en boekhoudkundige team onkostendeclaraties die van Expensify naar NetSuite worden geduwd vertrouwen en ervoor zorgen dat ze niet handmatig een corrigerende actie hoeven uit te voeren in NetSuite.

Dit artikel laat zien hoe je met NetSuite bedrijfsprocessen kunt automatiseren door de verwerkingstijd van onkostendeclaraties te verkorten en tegelijkertijd handmatige fouten te voorkomen, vooral rond zo'n belangrijk onderwerp als fiscale behandeling.

Kortom

• Gemakkelijk coderen voor uw medewerkers
• Gebruik van SuiteScript bovenop de standaard Expensify-naar-Netsuite-connector
• Volledige automatisering zonder handmatige fouten

Een vraag? Wil je deze oplossing implementeren?