Geavanceerde nummering

Een paar weken geleden deelden we met jullie 5 van de meest opwindende functies van NetSuite Release 2021.1. Laten we vandaag dieper duiken in de nieuwe geavanceerde nummeringsfunctionaliteit, die nu al een favoriet van onze klanten blijkt te zijn!

Met deze verbetering kunnen NetSuite-gebruikers flexibele nummeringsregels voor documenten en transacties maken, wat vooral handig is voor bedrijven die actief zijn in landen met strenge en veeleisende nummeringsregels.

NetSuite-gebruikers kunnen nu complexe nummerreeksen maken met behulp van voor- en achtervoegsels. De reeksen kunnen worden gestart op basis van boekjaar, locatie, dochteronderneming of andere aangepaste criteria.

Vereisten

Voordat je deze functie kunt gebruiken, moet je de functies Automatisch gegenereerde nummers en Geavanceerde nummering inschakelen.

Om de automatisch gegenereerde nummers in te schakelen , ga je naar Setup>Company>General Preferences en vink je de optie Show Transaction Numbering Setup aan.

Met deze optie kun je je automatisch gegenereerde nummers beheren.

Ga vervolgens voor de functie Geavanceerde nummering naar Instelling>Bedrijf>Functies inschakelen. Zoek vervolgens op de subtab Bedrijf naar de optie Geavanceerde nummering (in de sublijst ERP Algemeen ) en vink het vakje aan.

De functie Geavanceerde nummering gebruiken

Om de automatisch gegenereerde nummers voor transactierecords te beheren, moet je naar de pagina Automatisch gegenereerde nummers instellen (Instellingen>Bedrijf>Auto-Genereerde Nummers) - Als je de functie Geavanceerde nummering goed hebt ingeschakeld, zie je de kolom Geavanceerde nummering weergegeven.

Er verschijnt een selectievakje voor elke transactierecord waarvoor je deze functie kunt gebruiken:

Selecteer de transacties waarvoor je de nummering wilt beheren door het selectievakje op de betreffende regel in te schakelen en klik vervolgens op de knop Opslaan . Er verschijnt een link Setup :

Zodra je op de link Setup klikt, word je doorgestuurd naar de pagina Advanced Numbering Rule Set . Op deze pagina kun je je aangepaste regels maken en beheren.

1. Maak een nieuwe aangepaste regel:

Klik op de knop Nieuwe regel om een nieuwe regel te maken:

Als je op de knop Nieuwe regel klikt, word je doorgestuurd naar de pagina Geavanceerde nummeringsregels, waar je je aangepaste regel kunt definiëren:

Om dat te doen, zijn hier de stappen die je moet volgen:

• Noem je regel.
• Dynamische voor- en achtervoegsels maken.
• Voer het aantal minimale cijfers van uw nummering in.
• Selecteer het beginnummer van je nummering.
• Bekijk hoe de nummering eruit zal zien dankzij het veld Number Preview .
• Als je automatische reeksen wilt maken voor je transactie, kun je in de subtab Reeksen per segment unieke reeksen maken voor elk boekjaar, locatie, dochteronderneming of een combinatie van de drie.
• In de subtab Criteria kun je velden selecteren die bepalen wanneer de transacties met deze regel worden genummerd. Je kunt bepalen onder welke voorwaarden de nummering van je aangepaste regel wordt toegepast op je transactie. Het is mogelijk om één of meerdere velden te selecteren om als criteria te gebruiken; je kunt bijvoorbeeld de geavanceerde nummeringsregel toepassen op basis van de Dochteronderneming, de datum, of zelfs je eigen aangepaste velden gebruiken. Merk op dat het verplicht is om ten minste één criterium te hebben om een aangepaste regel in te stellen.

Hieronder zie je een voorbeeld van een aangepaste regel. In dit geval bevat het Voorvoegsel het jaar en vervolgens de maand van de transactiedatum, terwijl het Achtervoegsel de dochteronderneming van de transactie bevat. De nummeringsregel wordt toegepast op de transacties tussen januari en augustus 2021 die de valuta EUR gebruiken:

2. Geef prioriteit aan je aangepaste regels:

Je kunt ook de prioriteit van de geavanceerde nummeringsregels bepalen door op de knop Prioritize Rules (Regels prioriteren) te klikken:

Met de pagina Regels prioriteren kun je de prioriteitsvolgorde van je aangepaste regels beheren; als er meerdere regels kunnen worden toegepast op een transactie, wordt de eerste in de prioriteitsvolgorde gebruikt:

Conclusie

Met de functie Geavanceerde nummering kun je eenvoudig automatische nummering voor je transacties aanmaken en beheren op basis van het boekjaar of een specifieke dochteronderneming.

Het is echt een interessante functionaliteit om in te stellen als je verschillende nummeringen moet gebruiken voor verschillende transactietypen.

In het kort

• Automatische nummeringsschema's op basis van aangepaste instellingsregels
• Automatische nummering update (nieuw jaar, nieuwe dochteronderneming...)
• Mogelijkheid om verschillende aangepaste regels toe te passen op een enkele transactie en deze te prioriteren
• Van toepassing op de meeste transacties - niet van toepassing op entiteiten

Een vraag? Wil je deze oplossing implementeren?