Intercompany projectbeheer - Novutech aangepaste oplossing

Achtergrond

Projectbeheer vormt de kern van de bedrijfsprocessen van veel bedrijven. Hoewel de projectbeheermodule van NetSuite een uitgebreide reeks functies biedt die gebruikers helpen een uitgebreid beeld te krijgen van hun projecten en de gerelateerde winstgevendheid, hebben sommige bedrijven een beetje maatwerk nodig om aan hun meest specifieke behoeften te kunnen voldoen.

In het geval dat in dit artikel wordt besproken, moest een van onze NetSuite OneWorld-klanten voor belastingdoeleinden services kunnen kopen van een leverancier in een andere dochteronderneming dan die van het project/de klant.

NetSuite staat standaard niet toe om een transactie te koppelen aan een project in een andere dochteronderneming. De oplossing die NetSuite biedt is de Intercompany Time and Expenses-functie, waarbij de werknemer of de leverancier tijd moet boeken op het project. In dit geval moest het bedrijf echter inkooporders en facturen van leveranciers genereren; daarom moesten we met een creatief alternatief komen.

Het aangepaste proces dat in dit artikel wordt beschreven, is gericht op het koppelen van inkooporders in één dochteronderneming aan projecten in andere dochterondernemingen, waarbij de vastgelegde en werkelijke intercompany impact van deze transacties wordt verwerkt.

Functionaliteiten

Het centrale idee van deze aanpassing is om altijd een inkooptransactie te hebben die is gekoppeld aan het project via het standaard regelveld om ervoor te zorgen dat de gerelateerde kosten worden opgenomen in de projectwinstgevendheid van het project.

Onze aangepaste interventie vindt op drie plaatsen plaats:

1. wanneer een PO van een leverancier wordt aangemaakt in een andere dochteronderneming dan die van het project en de vastgelegde kosten moeten worden gegenereerd;
2. wanneer deze inkooporder wordt gefactureerd en de werkelijke kosten moeten worden gegenereerd;
3. wanneer de werkelijke kosten worden gegenereerd en de vastgelegde kosten moeten worden verwijderd.

1. PO van verkoper en vastgelegde kosten

Drie nieuwe aangepaste velden worden toegevoegd aan de inkooporder en worden gebruikt als de inkooporder gerelateerd is aan een project in een andere dochteronderneming.

De gebruiker selecteert eerst een dochteronderneming en vervolgens het gerelateerde project in de geselecteerde dochteronderneming.

Wanneer de inkooporder wordt opgeslagen, wordt er automatisch een andere gelijkwaardige inkooporder aangemaakt in de dochteronderneming van het project, waarbij de intercompany-leverancier de dochteronderneming van de oorspronkelijke inkooporder vertegenwoordigt. Deze intercompany inkooporder is gekoppeld aan het project in het regelveld "project/klant", waardoor de kosten kunnen worden opgenomen in de berekening van de winstgevendheid van het project en in de subtab P&L van het project.

Beide PO's zijn ook aan elkaar gekoppeld via het derde aangepaste veld.

2. Factuur verkoper en werkelijke kosten

Wanneer de initiële inkooporder wordt gefactureerd, moeten er twee dingen gebeuren:

• de werkelijke kosten moeten worden weerspiegeld in het project;
• de vastgelegde kosten moeten verdwijnen.

Ten eerste, om de werkelijke kosten in de project P&L te genereren en tegelijkertijd de intercompany-transactie te verzorgen, creëert onze aanpassing een geavanceerde intercompany journaalpost wanneer de inkooporder van de leverancier wordt gefactureerd. Deze journaalpost dient twee doelen:

• het is gekoppeld aan het gerelateerde project via het standaardveld en wordt opgenomen in de projectkostenrekening als werkelijke kosten;
• boekt het de intercompany-lasten in de dochteronderneming van de klant en de gerelateerde baten in de dochteronderneming van de verkoper.

3. Verwijdering van vastgelegde kosten

De tweede actie van het script bestaat uit het automatisch sluiten van de intercompany inkooporder die aan het project was gekoppeld. Op die manier worden de vastgelegde kosten niet langer meegenomen in de rentabiliteitsberekening.

Als we dus kijken naar de P&L van het project na het factureren van een PO van een leverancier, kunnen we zien dat de vastgelegde kosten werkelijke kosten zijn geworden.

Conclusie

Deze aangepaste oplossing biedt het dubbele voordeel dat NetSuite-gebruikers inkooporders kunnen opnemen in de berekening van de projectwinstgevendheid van meerdere dochterondernemingen, terwijl de intercompany-impact van dergelijke transacties in realtime wordt geboekt.

Dankzij dit proces kan onze klant op elk moment van een project met meerdere dochterondernemingen een duidelijk en nauwkeurig beeld krijgen van zowel de winst en het verlies van het project als de algemene intercompany boekhoudkundige situatie.

Kortom

• Nauwkeurige project P&L
• Nauwkeurige intercompany boekhoudkundige impact
• Volledig geautomatiseerd

Een vraag? Wil je deze oplossing implementeren?