Wat voegt Fast Four toe aan de applicatie om de standaard NetSuite functionaliteiten te verbeteren?

Achtergrond

Op Novutech werken we hand in hand met Fast Four, nu onderdeel van Zone & Co, een full service ERP Partner gespecialiseerd in NetSuite. Ze bieden veel mogelijkheden om sommige functies van ons ERP uit te breiden en er zijn er twee in het bijzonder waar we graag mee werken. De eerste SuiteApp, Fast Four Bank Reconciliation, reconcilieert automatisch met bankafschriften alles van rekeningen tot facturen, maar ook betalingen, onkostendeclaraties en nog veel meer, en vertrouwt op een download van een afschrift of een transactiestroom rechtstreeks van de bank. De tweede SuiteApp, Fast Four Scan & Capture, automatiseert de invoer van facturen van leveranciers, zowel van PDF-facturen als e-facturen, maar ook de levering van e-facturen aan klanten. Laten we hier meer over te weten komen.

Functionaliteiten

Op Novutech werken we voornamelijk met twee Fast Four SuiteApps, Bank Reconciliation en Scan & Capture, die we in het volgende artikel aan u voorstellen.Bank ReconciliationMet deFast Four Bank Reconciliation SuiteApp kunnen gebruikers hun bankrekeningen automatisch reconciliëren in slechts enkele minuten en zo elke dag uren aan handmatige verwerking besparen. Dit betekent minder gedoe, handmatige invoer en fouten. Met andere woorden, in plaats van dat gebruikers uren verspillen aan het invoeren en matchen van elke regel van hun bankafschrift, creëert deze SuiteApp automatisch alle transacties en sluit ze aan in één eenvoudige stap. Om dit te doen hoeven gebruikers alleen maar rekeningafschriften te downloaden of een transactiestroom rechtstreeks van hun bank in te stellen om automatisch transacties van meerdere bedrijven, bankrekeningen, kaarten, valuta's en elektronische betalingsproviders aan te maken en te reconciliëren. Als gevolg hiervan biedt Bank Reconciliation van Fast Four meer controle, inzicht en focus op het gebruik van gegevens in plaats van het invoeren ervan.

Laten we na deze korte inleiding eens duiken in de belangrijkste punten van deze SuiteApp.

• Invoer en afstemming van banktransacties automatiseren

De Fast Four Bank Reconciliation SuiteApp importeert bestanden met bankafschriften en voert een automatisch reconciliatieproces uit in NetSuite. Ontvangen geld genereert betalingstransacties op klantenfacturen, terwijl gedane betalingen worden gekoppeld aan facturen, journaals en andere uitgaven op basis van automatische matchingregels. Voorgestelde transacties voor niet-gematchte regels zijn met één klik zichtbaar in het afstemmingsscherm van de bank. Bijna elk bestandsformaat wordt ondersteund, waaronder CODA, Comp53, MT940, OFX, QFX en nog veel meer, inclusief verschillende landspecifieke formaten. Bovendien, als een door de klant gebruikt formaat niet standaard wordt ondersteund, kan de applicatie naar wens worden geconfigureerd door een CSV met Custom Field Mapping te importeren.

• Complexe scenario's oplossen met één klik op een knop

Betalingen in vreemde valuta, geconsolideerde of gesplitste betalingen en betalingsverschillen kunnen allemaal met één klik op een knop worden verwerkt, waardoor de standaardfunctionaliteit van NetSuite sterk wordt verbeterd en de tijd die gebruikers nodig hebben om transacties te reconciliëren aanzienlijk wordt verkort. Ad hoc-transacties zoals kaartbetalingen of bankrente-inkomsten kunnen ook eenvoudig on the fly worden aangemaakt.

• Creditcards en betalingsgateways controleren

Geautomatiseerde reconciliatie is niet beperkt tot bankrekeningen. Met kant-en-klare configuratieopties is het mogelijk om eenvoudig de reconciliatie van alle overgangen in een bedrijf te automatiseren, inclusief creditcardproviders of betalingsgateways.

• Automatische incasso annuleren

In gevallen waar automatische incasso's worden gebruikt om betalingen van klanten te ontvangen, kunnen betalingen soms worden geannuleerd. De bankreconciliatie applicatie van Fast Four matcht automatisch annuleringen van automatische incasso's en boekt deze correct in het grootboek als een nieuw transactietype genaamd "Automatische Incasso Terugboeking". Dit proces heropent automatisch de oorspronkelijke factuur en toont de reden voor de annulering, waardoor standaard NetSuite workflows gebruikers kunnen waarschuwen, automatisch een nieuwe betaling kunnen aanvragen of persoonlijk contact kunnen opnemen met de klant.

• Meerregelige journaalposten toestaan

Een bankbetaling kan eenvoudig worden gekoppeld aan meerdere GL-rekeningen in NetSuite met slechts één klik.Naast al deze voordelen, dankzij de Bank Reconciliation SuiteApp, kunnen tal van operaties worden beheerd, zoals Customer Payment, Unapplied Customer Payment, Vendor Payment (Bill Payment), Vendor Payment without Bill Applied (Prepayment), Expense Note Payment, Other Payment (anders dan AP of AR), Electronic Fund Transfer Payment, en Direct Debit Payment.Scan & CaptureDeFast Four Scan & Capture SuiteApp is een native Purchase-to-Pay (P2P) procesautomatiseringsoplossing voor NetSuite. Het automatiseert de creatie van facturen en leverancierskredieten met behulp van OCR, zonder het NetSuite-scherm te hoeven verlaten. Het vermindert de handmatige crediteurenverwerking met 83%, elimineert risico's en verbetert de bestaande NetSuite-aanpassingen, workflows, dashboards en rapporten zonder zich zorgen te maken over integraties of externe software. Deze applicatie is eenvoudig te gebruiken en betaalbaar, met een installatie op afstand en training die minder dan twee uur in beslag nemen.

Laten we nu verder gaan met de belangrijkste functies van deze SuiteApp.

• OCR, machinaal leren en e-facturen vastleggen

Door gebruik te maken van optische tekenherkenning (OCR) worden leveranciersfacturen en crediteringen die als PDF-documenten worden ontvangen automatisch aangemaakt op regelniveau in NetSuite. De toepassing is getraind om factoren zoals het uiterlijk van de leverancier, de transactiedatum, de orderreferentie en het bedrag te herkennen, wat betekent dat gebruikers geen transacties hoeven aan te maken, geen gegevens hoeven in te vullen en zelfs hun NetSuite-scherm niet hoeven te verlaten. Dit vermindert de verwerkingstijd met gemiddeld 83% en elimineert handmatige fouten. Elektronische facturen zijn ook eenvoudig te beheren met behulp van XML-importen, wat betekent dat deze technologie onmiddellijk kan worden toegepast en in de toekomst naarmate het gebruik ervan wijdverspreider wordt.

• Gesplitst scherm en transactiedashboard

Het is niet nodig om het NetSuite-scherm te verlaten of naar externe software te navigeren om relevante transacties en documenten te bekijken. Gebruikers, goedkeurders en controleurs kunnen snel en eenvoudig de NetSuite-transactie en het daadwerkelijke document dat ze van leveranciers hebben ontvangen op één scherm bekijken met de functie split screen. Het transactiedashboard biedt ook een eenvoudig overzicht van transacties per status, zodat gebruikers snel taken kunnen uitvoeren en naar de volgende taak kunnen gaan.

• Extra velden vastleggen en bestaande workflows en aanpassingen uitbreiden

Omdat de applicatie native is, wordt alles wat wordt vastgelegd gestuurd door de NetSuite-configuratie. Bestaande aanpassingen, extra velden of goedkeuringsworkflows kunnen met vertrouwen worden gebruikt of verbeterd zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over externe integraties of compatibiliteit met formats van derden.

• Ordermatching, lijnherkenning en automatische verwerking van leveranciers

Het matchen van orders in drie richtingen kan worden geautomatiseerd door meerdere orders op te nemen in een geconsolideerde factuur. Herkenning op regelniveau betekent dat kosten correct kunnen worden toegewezen op regelniveau, zelfs over meerdere pagina's, zonder dat handmatige invoer of toewijzing nodig is. Voor nog meer efficiëntie kunnen bepaalde leveranciers worden gemarkeerd voor "automatische verwerking", wat betekent dat hun facturen automatisch ter goedkeuring worden doorgestuurd, zonder handmatige tussenkomst.

• Ondersteuning voor vrijwel elke taal en tekenset

Het is vermeldenswaard dat OCR-technologie bijna elke taal en tekenset standaard kan herkennen en verwerken.Met de Scan & Capture SuiteApp, of je nu duizenden leveranciersfacturen beheert of slechts een paar, is deze toepassing een snellere, efficiëntere en prettigere manier om facturen te verwerken.

Conclusie

Op Novutech werken we voornamelijk met de twee Fast Four SuiteApps, Bank Reconciliation en Scan & Capture, die we regelmatig aanbevelen aan onze klanten. We zijn daarom gewend om met deze applicaties om te gaan en zijn in staat om expertise te leveren over de implementatie en het gebruik ervan.

In het kort

Bronnenhttps://www.suiteapp.com/Fast-Four-Bank-Reconciliationhttps://www.suiteapp.com/Fast-Four-Scan-Capture