Novutech Dunning-oplossing op maat

Achtergrond

Als het gaat om debiteurenbeheer, tonen veel van onze klanten interesse in een aanmaningsproces om hun achterstallige saldi bij te houden en incassobrieven naar hun klanten te sturen. Aanmaningen zijn inderdaad een vervelend, maar essentieel onderdeel van elk bedrijf en een volledig geautomatiseerd en gestroomlijnd incassoproces kan zeer gewaardeerd worden door NetSuite-gebruikers.

Onze eigen klanten hebben echter zelden een al te complexe methode nodig en geven de voorkeur aan een eenvoudige maar efficiënte aanpak. In deze gevallen, en omdat het contraproductief zou zijn om een zware en uitgebreide app te configureren om slechts een fractie van de functies te gebruiken, ontwerpen we meestal ons eigen aanmaningsproces op maat om aan de eisen van onze klanten te voldoen zonder te overdrijven.

Functionaliteiten

Afhankelijk van de behoeften van de gebruiker is het mogelijk om aanmaningen te gebruiken op klantniveau of op transactieniveau, op de factuur.

In dit artikel beschrijven we onze oplossing op klantniveau, waar onze klanten over het algemeen de voorkeur aan geven. Om deze methode in te stellen, worden verschillende standaard NetSuite-processen gebruikt: e-mailsjablonen, aanpassing van formulieren, opgeslagen zoekopdrachten en workflows.

E-mail sjablonen

De eerste stap is het definiëren van het aantal aanmaningsniveaus in termen van dagen achterstallige betaling en het opstellen van de e-mailsjabloon voor elke drempel, waarbij de toon en inhoud worden aangepast aan de betalingsachterstand.

Formulier aanpassen

De tweede stap bestaat uit het aanpassen van het klantformulier door de velden toe te voegen die gebruikt zullen worden om de aanmaningsstatus te bepalen die overeenkomt met het achterstallige saldo van de klant.

Dit zijn de velden die we gebruiken:

• Uitsluiten van aanmaning: om te controleren of het aanmaningsproces niet van toepassing is op die klant.
• Aanmaning tot verwerking: één vakje voor elke staat, gebaseerd op de dag overschrijding.
• Dunning verwerkt: één vakje voor elke staat, aangevinkt als de e-mail is verzonden.
• Aanmeldingsdatum: één datumveld voor elke staat, dat de datum aangeeft waarop de e-mail is verzonden.

Opgeslagen zoekopdrachten

Het hele proces is gebaseerd op een aantal opgeslagen zoekopdrachten. Afhankelijk van het achterstallige saldo, het aantal dagen achterstallige betaling en de selectievakjes voor aanmaningen in het klantenrecord, worden de klanten met schulden opgesplitst in verschillende statussen:

[1] Klanten die een achterstallig saldo hebben van meer dan een bepaald aantal dagen, maar waarvoor het bijbehorende vakje "Aanmaning" niet is aangevinkt, mits "Uitsluiten van Aanmaning" niet is aangevinkt (d.w.z. de klant heeft een nieuwe status ingevoerd).

[2] Klanten waarbij het vakje "Aanmaning" is aangevinkt, maar het bijbehorende vakje "Aanmaning verwerkt" niet is aangevinkt (d.w.z. dat de aanmaningse-mail nog niet is verzonden).

[3] Klanten waarbij "Aanmaning" of "Aanmaning verwerkt" is aangevinkt, maar waarvan het saldo niet achterstallig is (ze hebben hun rekening dus voldaan).

Werkstromen

Tot slot worden er elke dag drie soorten geplande workflows uitgevoerd op basis van de resultaten van de eerder genoemde opgeslagen zoekopdrachten om de selectievakjes voor aanmaningen wel of niet aan te vinken en uiteindelijk de e-mails naar de klanten te sturen.

[1] Workflows om het juiste vakje "Dunning" aan te vinken.

[2] Workflows om de e-mail te versturen als het vakje "Aanmaning" is aangevinkt, maar niet het bijbehorende vakje "Aanmaning verwerkt". Hierbij worden de e-mailsjablonen gebruikt die in de eerste stap zijn gemaakt en wordt een PDF van het klantafschrift aan de e-mail toegevoegd. Het controleert ook het vakje "Aanmaning verwerkt" en voegt de datum toe in het overeenkomstige veld.

[3] Workflows om de vakjes uit te vinken zodra de rekening is vereffend.

Resultaat

De klanten ontvangen een automatische e-mail met de melding dat ze een achterstallig saldo moeten vereffenen. Bij de e-mail is het afschrift gevoegd dat hen herinnert aan al hun openstaande transacties.

In het klantrecord worden de aanmaningsvelden dienovereenkomstig bijgewerkt, zodat het proces duidelijk zichtbaar is.

Alternatieve oplossingen

Zoals hierboven vermeld, kan een vergelijkbare oplossing worden geconfigureerd op transactieniveau, voor elke factuur, op basis van de vervaldatum en de status van de factuur.

Een andere mogelijke aanpassing bestaat uit het gebruik van massa-updates om de workflows "E-mails verzenden" te triggeren in plaats van ze te plannen. Hierdoor kunnen de gebruikers een kijkje nemen bij de betrokken klanten en een selectie maken voordat ze de herinneringen verzenden.

Conclusie

Deze op maat gemaakte oplossing maakt het voor de klant gemakkelijker om achterstallige saldi te innen, wat anders een uitputtende en tijdrovende taak kan zijn. Dit geautomatiseerde proces bespaart onze klanten de tijd en stress van het onophoudelijk bellen en aanschrijven van hun klanten om betaling te eisen, en het helpt hen om een stabiele kasstroom te garanderen.

Kortom

• Eenvoudig en ongecompliceerd
• Standaard NetSuite-processen
• Aanpassingsvermogen aan de activiteiten van de gebruikers
• Kan volledig worden geautomatiseerd
• Op staat gebaseerd en eenvoudig bijhouden van de status van elke klant

Een vraag? Wil je deze oplossing implementeren?