Tips & trucs voor opgeslagen zoekopdrachten

Achtergrond

Omdat rapportage een belangrijk onderwerp is in elk ERP-project, biedt NetSuite zogenaamde opgeslagen zoekopdrachten.

Met deze opgeslagen zoekopdrachten kunnen, dankzij een vrij intuïtieve grafische interface, alle gegevens van het ERP worden geraadpleegd.

Hoewel de tool intuïtief is, kan het moeilijker worden zodra je een complexe lay-out of voorwaarden moet instellen.

Daarom geven we je een aantal tips en trucs die we hebben gebruikt om zo goed mogelijk aan de behoeften van onze klanten te voldoen.

TIPS & TRUCS

Tip 1: Gebruik dubbele pijpen om "||" aan elkaar te rijgen.

Hiermee kun je gegevens van meerdere kolommen combineren tot één kolom.

Je kunt aaneenschakelen wat je maar wilt, tekst of kolom uit NetSuite, en je kunt ook html-code toevoegen.

Tip 2: Gebruik "Hoofdlijn", "Verzendlijn" en "Belastinglijn".

Bij een opgeslagen zoekopdracht kun je beslissen op welk niveau je de gegevens wilt zien.

Hiervoor heb je drie criteria in de criteria-sectie van je opgeslagen zoekopdracht.

Je hebt het criterium "Hoofdregel" dat wordt gebruikt om te bepalen of je alleen het hoofdniveau van je record/transactie wilt zien of niet.

Zet het gewoon op "no" om alleen het lijnniveau te zien.

Dezelfde logica geldt voor de belastingregels en verzendregels met de criteria "Belastingregel" en "Verzendregel".

Tip 3 : Kolom niet gevonden

De formules in de opgeslagen zoekopdracht zijn erg handig en stellen je in staat om de grenzen van deze rapportagetool te verleggen.

Als u bijvoorbeeld het veld dat u wilt weergeven niet vindt in de beschikbare opties van de resultatenlijst, is het mogelijk om de gewenste gegevens op te halen via een tekstformule door de ID van het veld te gebruiken en deze weer te geven in een specifieke formulekolom.

Om de ID van een veld te vinden, schakelt u "interne ID's weergeven" in uw persoonlijke voorkeuren in en klikt u op het label van het veld om het Help-venster te openen. U kunt ook de Netsuite recordbrowser gebruiken voor standaardvelden.

Tip 4: SQL-formules

Nog steeds met betrekking tot formulekolommen, kun je handige SQL-functies gebruiken zoals "CASE" of vele andere in je criteria of in je resultaatkolommen.

Dus in dit voorbeeld geef ik een tekst weer in de kolom, afhankelijk van het bedrag van mijn transactie. 

Tip 5: Markeren

De regelmarkeringsfunctie kan erg handig zijn om de belangrijke gegevens eruit te laten springen wanneer je de zoekresultaten bekijkt.

Om dit te doen, hoef je alleen maar naar het subtabblad Markeren te gaan en de gewenste voorwaarde te definiëren. Vervolgens kun je, afhankelijk van je behoeften, een afbeelding kiezen, de tekst in kleur zetten, de achtergrond veranderen of de tekst vetgedrukt maken.

In ons voorbeeld zal ik dezelfde functie gebruiken als degene die ik eerder heb gemaakt om de achtergrondkleur van de rijen in mijn opgeslagen zoekopdracht te conditioneren.

Conclusie

Met al deze tips kun je nauwkeurigere en dynamischere opgeslagen zoekopdrachten genereren om weer te geven wat je echt wilt (en nodig hebt!). Zoals we weten, is rapportage van cruciaal belang voor efficiënte en flexibele strategische besluitvorming; en elke kleine tip die bedrijven in staat stelt om snelle en goed geïnformeerde keuzes te maken, is een zeer waardevolle tip, die we graag met je delen!