SuiteApprovals SuiteApp (NetSuite 19.2)

Goedkeuringsstromen zijn een integraal onderdeel van veel bedrijfsprocessen en de meeste bedrijven vereisen zeer specifieke goedkeuringsroutes op basis van complexe regels. Omdat we regelmatig geconfronteerd werden met het zware proces van het aanpassen van deze goedkeuringsstromen binnen complexe workflows in NetSuite, besloten we de SuiteApprovals SuiteApp eens te proberen. Dit is onze korte recensie.

Functionaliteiten

Met SuiteApprovals kan de gebruiker een reeks regels instellen, afhankelijk van zijn bedrijfsbehoeften. Eerst moet de gebruiker het transactietype, de dochteronderneming, de actieve periode en het prioriteitsniveau van de regel selecteren. Vervolgens kan de gebruiker een valuta kiezen, de drempel waarboven de regel wordt uitgeschakeld en het routingtype. Interessant genoeg stelt de app de gebruiker in staat om de inkooplimiet van de medewerker te kiezen als trigger voor het goedkeuringsproces (hier in het geval van een inkooporder).

Als de gebruiker de aangepaste optie voor het routeringstype kiest, is de volgende stap het definiëren van de goedkeuringslijn door een reeks goedkeurders en hun goedkeuringsbedrag in te stellen. De app biedt de mogelijkheid om alle goedkeurders te doorlopen of direct naar de goedkeurder met het juiste goedkeuringsbedrag te gaan. Laatste interessante functie: de goedkeurder kan een persoon, een rol of een groep zijn; en de gebruiker kan, in het geval van een rol of een groep, beslissen of hij wil dat slechts één goedkeurder of alle betrokken personen binnen de groep de transactie valideren.

Zodra de regel is ingesteld, kan de goedkeurder de transactie accepteren of afwijzen. In het geval van een afwijzing moeten ze een reden voor de afwijzing invoeren, die vervolgens in een veld op de transactierecord verschijnt. De medewerker die de transactie heeft aangemaakt, kan eenvoudig zien waarom deze is afgekeurd en deze eventueel bewerken en opnieuw indienen.

Grenzen

SuiteApprovals biedt veel interessante functies, maar we zijn ook een aantal beperkingen tegengekomen. Onze test onthulde vier belangrijke problemen die obstakels bleken te zijn voor het proces dat we probeerden te implementeren:

1. De gebruiker kan slechts één dochteronderneming selecteren, wat betekent dat hij de regels moet repliceren voor elke entiteit van het bedrijf. De gebruiker moet ervoor zorgen dat hij de juiste dochteronderneming selecteert voordat hij de goedkeuringsketen instelt, anders raakt hij deze kwijt en moet hij helemaal opnieuw beginnen als hij van dochteronderneming verandert voor de regel.
2. Hoewel het gebruik van een statische groep als goedkeurder prima werkte, leverde de test met een dynamische groep geen resultaat op. Dit is geen groot probleem, maar er moet wel rekening mee worden gehouden.
3. De SuiteApp wordt geleverd met een reeks scripts die problemen kunnen opleveren, zoals het instellen van goedkeuringsroutes voor transacties waarvoor de gebruiker geen goedkeuring nodig heeft. Mogelijk moet hij de overbodige scripts opsporen om ze te deactiveren.
4. Eenmaal opgeslagen is de regel meestal niet meer te bewerken en kan niet worden verwijderd als er records aan gekoppeld zijn. Slechts een paar velden zijn beschikbaar om te wijzigen en het is zelfs niet mogelijk om de regel te deactiveren, wat de schaalbaarheid vermindert.

Weg vooruit

In release 2020.1 maakt de SuiteApprovals het mogelijk om goedkeuringsregels voor aanvraagrecords te maken. Daarnaast zal ondersteuning voor cross-subsidiary goedkeuring voor gebruikers het nu mogelijk maken om goedkeurders te specificeren of toe te voegen van een dochteronderneming die anders is dan de dochteronderneming van een goedkeuringsregel. NetSuite zal dus waarschijnlijk tijd blijven investeren in het verbeteren van deze SuiteApp in de volgende releases.

Conclusie

Hoewel het een interessante tool is om het opzetten van complexe goedkeuringsworkflows tijdens een NetSuite-implementatie te vereenvoudigen, wordt de SuiteApprovals SuiteApp geleverd met een handvol beperkingen die het leven van de gebruiker in sommige gevallen moeilijker kunnen maken. De app kan zeker een grote hulp zijn voor kleinere bedrijven met vrij eenvoudige goedkeuringsstromen, maar is niet geschikt voor grotere entiteiten met een complexe structuur en specifieke goedkeuringsinstellingen.

Kortom

• Gebruiksvriendelijk
• Sterke aangepaste goedkeuringsketen
• Naadloze afkeurstroom
• Gebrek aan schaalbaarheid
• Gebrek aan flexibiliteit