15 fordele ved ERP for virksomheder i 2022

Hvis du er i de indledende faser af at overveje et ERP-system, er du sandsynligvis nysgerrig efter dets potentielle fordele for din virksomhed. Et ERP-system fungerer som en centraliseret database og lover robuste rapporteringsfunktioner og forskellige muligheder for at øge produktiviteten og reducere omkostningerne i hele din organisation.

Selvom dette er grundlæggende grunde til at omfavne ERP, er vores mål at dykke dybere ned i dets specifikke bidrag til virksomheder som din. Hvilke unikke muligheder bringer dette system til bordet? Hvordan fremmer det omkostningsreduktion og fremmer vækst? Vi sigter mod at hjælpe dig ved omhyggeligt at skitsere 15 fordele, som ERP kan bringe til din virksomhed.

15 Fordele og fordele ved ERP

Mens konceptet bag en ERP-system er ligetil - at samle alle afdelinger og deres oplysninger på et enkelt system - fordelene er enorme. Her er 15 af de mest bemærkelsesværdige fordele, et ERP-system tilbyder:

1. Datasikkerhed
   ‍Data er blevet en værdsat besiddelse for virksomheder, fordi det er så vigtigt for at træffe de bedst mulige beslutninger, og ERP-software kan hjælpe med at beskytte dette aktiv. Det faktum, at alle disse data er ét sted, snarere end spredt over flere systemer med varierende sikkerhedsniveauer, øger beskyttelsesniveauet. Det erstatter regneark og andre dokumenter, der sidder på medarbejdernes desktops og sendes rundt via e-mail. Med et cloud-ERP-system distribueres dine oplysninger typisk på tværs af flere eksterne servere for at etablere redundans og beskytte mod et enkelt fejlpunkt, hvilket tilføjer endnu et lag af sikkerhed. Dette er især vigtigt, hvis din virksomhed håndterer mange følsomme kundedata.
   I en anden forstand kan et ERP-system øge datasikkerheden ved at begrænse, hvem der kan se og redigere data. De fleste systemer har tilladelser, der er lette at kontrollere, hvilket sikrer, at medarbejderne kun ser de oplysninger, de har brug for, og reducerer mulighederne for bedrageri eller andre ondskabsfulde aktiviteter.
2. Standardiseret/centraliseret data
   ‍Meget af værdien af ERP kan spores tilbage til det faktum, at al information fra forskellige afdelinger er gemt ét sted. Uden et sådant system spredes data ofte vidt og bredt på tværs af en organisation i forskellige applikationer og regneark, hvilket gør det sværere for personalet at spore, hvad det er, de har brug for. Derudover resulterer denne tilgang ofte i duplikatdata i inkonsekvente formater, hvilket udgør flere udfordringer.
   Et ERP-system kan også hjælpe med det ved at standardisere alle dine kritiske data. Da det hele er i ét system, vil alt være i samme format, så du ikke løber ind i problemer, når du kører rapporter eller analyser. Standardiserede oplysninger giver dig mulighed for at få al den indsigt, du har brug for for at træffe mere informerede beslutninger, der hjælper virksomheden med at spare så meget tid og penge som muligt.
3. Overholdelse
   ‍At have nøjagtige, opdaterede poster, der er lette at finde og søgbare, kan virkelig reducere det arbejde, der kræves for at overholde alle regler, som din virksomhed skal overholde. Tilpasselige rapporteringsværktøjer i softwaren gør det også langt nemmere at spore overholdelse og justere efter behov. Dette gør dig også meget mere kontrollerbar, fordi alle de oplysninger, en revisor muligvis har brug for at gennemgå, er let tilgængelige.
   Visse ERP-systemer kan endda understøtte specifikke økonomiske standarder som GAAP eller regler som Sarbanes-Oxley Act (SOX). De bedste løsninger opdateres også for at afspejle eventuelle ændringer i disse regler, så du forbliver i overensstemmelse med reglerne. Det kan hurtigt blive vanskeligt at overholde kravene, især hvis du er i en stærkt reguleret branche, men ERP gør det meget mere muligt.
4. Øget produktivitet
   ‍Der er utallige måder, hvorpå et ERP-system kan give et stort løft til produktiviteten. En måde er, at det automatiserer mange grundlæggende, gentagne opgaver, hvilket frigør medarbejdere til at arbejde på andre projekter, der giver mere værdi til organisationen. Det kan også give dem mulighed for at udføre en række opgaver hurtigere ved at gøre processer mere enkle og reducere den tid, der bruges på at søge efter de oplysninger, de har brug for. Da medarbejderne har synlighed i hele virksomheden, behøver de ikke at bede om et specifikt sæt data eller detaljer om, hvordan bestemte processer fungerer.
   Større produktivitet betyder også, at du ikke behøver at øge antallet af medarbejdere så meget, som det ville være nødvendigt uden en ERP-platform. Ved at fjerne en betydelig mængde arbejde fra medarbejdernes plader, kan de derefter påtage sig nye opgaver og fokusere på projekter, der bruger deres sande færdigheder og ekspertise.
5. Synlighed
   ‍Synlighed er en anden af de brede, grundlæggende fordele ved ERP - at alle har synlighed i forskellige aspekter af virksomheden er en stærk ting. Det muliggør hurtigere og bedre beslutninger, fordi ledere har al relevant kontekst, der kan hjælpe dem. Hvis indkøbsteamet f.eks. kan se status for indkøbsordrer under forsendelse, der endnu ikke er nået til lageret, kan de medregne det i de ordrer, de er ved at sende, for at undgå overskydende eller utilstrækkeligt lager.
   Synlighed i status for processer og data, der administreres af andre teams, hjælper i sidste ende alle teams og individuelle bidragydere med at udføre deres job bedre. Det eliminerer også den tid og kræfter, der bruges på at forsøge at finde disse oplysninger.
6. Skalerbarhed
   ‍Skønheden ved førende ERP-systemer er, at du kan bruge den funktionalitet, du har brug for nu, mens du lader døren stå åben for at tilføje flere funktioner på vejen. I den forstand kan systemet skaleres med din virksomhed, efterhånden som den vokser og udvikler sig. Du kan også tilføje nye brugere, efterhånden som dine teams vokser. Der er ingen grund til at få en ny ERP-løsning, bare fordi din virksomhed har ændret sig — selv på store måder — siden du implementerede det eksisterende system.
   Hvis din virksomhed har hurtige vækstplaner, vil et cloud ERP-system give den mest skalerbarhed. Da cloud-systemer kører på eksterne servere, er det nemt at tilføje de ekstra ressourcer, der er nødvendige for at holde løsningen kørende - langt nemmere end at håndtere det selv. Det reducerer arbejdet på IT og kan eliminere behovet for at ansætte et team af tekniske eksperter.
7. Mobilitet
   ‍Medarbejderne er blevet meget komfortable med at bruge smartphones og tablets i stedet for computere til at udføre mange opgaver, og i lyset af denne tendens er nutidens ERP-systemer mobilvenlige. Da brugere får adgang til cloud-systemer via internettet, kan de hente alle dashboards, rapporter og andre oplysninger, de har brug for at se i en mobilbrowser. Mange leverandører har nu også mobilapps, der kan give en bedre brugeroplevelse på mindre skærme.
   For nogle virksomheder er mobilitet ikke bare en god ting at have, men også et behov for at have. De kan have arbejdere i marken eller medarbejdere, der rejser ofte og skal kunne se et opdateret billede af deres virksomhed fra andre enheder end en computer. Disse medarbejdere kan også tage sig af kritiske opgaver som godkendelser og overvågning af cash flow (AR og AP), når de har en mobilvenlig ERP-løsning.
8. Omkostningsbesparelser
   ‍For virksomhedsejere og ledere er den mest overbevisende grund til at købe et ERP-system, at det sænker de samlede omkostninger, ofte på en stor måde. Den automatisering, vi allerede har diskuteret, kan reducere eller endda udslette mange administrative og driftsmæssige omkostninger. Manuel dataindtastning eller processer, der kræver lange papirspor, for eksempel, elimineres ofte med denne software.
   Al den indsigt, denne software kan give, betyder rigelig mulighed for andre omkostningsbesparelser. Evnen til at overvåge pulsen i din organisation ét sted betyder, at du hurtigt kan identificere kilden til højere udgifter, hvilket gør det meget lettere at reducere omkostningerne. Derudover bør de forbedringer af planlægningen, som et ERP-system muliggør, forhindre hasteordrer, overproduktion eller overbestilling, som alle kan øge omkostningerne. Der er utallige måder, hvorpå et ERP-system kan reducere dine omkostninger, hvorfor disse løsninger ofte har et hurtigt ROI.
9. Organiserede arbejdsgange
   ‍Når du går igennem en ERP implementering, det er en god ide at arbejde med en ekspert på dit system for at evaluere processer og afgøre, om der er en bedre måde at udføre opgaven på i det nye system. Ofte udføres arbejdet på en bestemt måde, fordi det er sådan, det er blevet gjort i årevis, ikke fordi det er den bedste mulighed. Så en ERP kan hjælpe på den måde, skære trin ud og foretage andre forbedringer for at gøre det hurtigere og lettere at få tingene gjort.
   Ligesom en ERP standardiserer data, standardiserer den også arbejdsgange. Den måde, en afdeling håndterer en bestemt proces på, kan afvige fra den i en anden afdeling. Selv to medarbejdere inden for AP-afdelingen følger muligvis ikke de samme trin for at foretage betalinger, for eksempel. Et ERP-system bør udrydde disse uoverensstemmelser og sikre, at alle følger den samme bedste praksis.
10. Rapportering i realtid
    ‍Rapportering er uden tvivl en af de største og mest umiddelbare fordele ved at bruge et ERP-system. Mulighederne er uendelige med muligheden for at tilpasse rapportering på tværs af alle funktioner — økonomi, lager, ordrer, indkøb, salg og marketing, HR og alt andet, du kan drømme om. Uanset hvad du vil måle, eller hvilke KPI'er der betyder mest for din virksomhed, kan en ERP-løsning beregne det. Du kan ikke kun spore ydeevnen for forskellige komponenter i virksomheden, men også sammenligne afdelinger for at forstå, hvad der driver virksomheden fremad, og hvad der holder den tilbage.
    Det er vigtigt, at din rapport afspejler de nyeste data, og derfor er realtid så vigtig. Hvis det tager to uger at modtage indtægtstal fra sidste kvartal, er det ikke særlig nyttigt, fordi oplysningerne allerede er forældede og muligvis ikke er relevante. Men hvis indtægtssummen opdateres i realtid, når hvert salg sker, kan du straks bruge det til at informere beslutningstagningen. Dette er blevet kritisk i nutidens hurtige, hyperkonkurrenceprægede miljø.
11. Driftseffektivitet
    ‍En ERP-løsning øger effektiviteten på tværs af din organisation, da den berører alle dele af virksomheden. Alle fra rekrutterere til lagerledere til ledere på C-niveau bør se forbedringer, der hjælper dem takket være større automatisering og tilgængelighed af information. Processer bliver mindre tidskrævende, hvilket ofte gavner ikke kun virksomheden, men også kunderne. Det kan reducere driftsomkostningerne på en stor måde og generere højere overskud.
    Overvej en producent, der fremstiller 10 produkter og har en gennemsnitlig fortjenstmargen på 20%. Med et ERP-system kan det nemt få øje på sine mindst rentable produkter og derefter arbejde gennem dataene for at finde ud af, at lønomkostningerne er meget højere for de to poster med de laveste marginer. Efter at have talt med personalet opdager virksomheden, at det meste af det arbejde, der går til at fremstille disse varer, er manuelt og tidskrævende. Så producenten beslutter at købe et stykke maskineri, der kan automatisere produktionen af disse varer og ser dens gennemsnitlige fortjenstmargen stige til 25%. Ligesom det har ERP-softwaren sparet virksomheden hundreder af tusinder af dollars årligt.
12. Forbedring af kundeservice
    ‍I det konkurrenceprægede forretningslandskab er det afgørende for succes at levere enestående kundeservice. En ERP strømliner kundeinteraktioner ved at konsolidere omfattende kundeoplysninger, hvilket muliggør hurtigere løsninger og personlig support. Derudover sikrer forbedret lagernøjagtighed rettidig og fejlfri ordreopfyldelse, hvilket fremmer kundetilfredshed og loyalitet.
13. Fremme af samarbejde
    ‍ERP-systemer fremmer samarbejde ved at give synlighed i teamarbejdsgange og delte oplysninger. Denne integrerede tilgang muliggør problemfri kommunikation, proaktiv assistance og effektivt teamwork. Ved at nedbryde siloer kan medarbejderne identificere overflødige opgaver, brainstorme procesforbedringer og forbedre den samlede driftseffektivitet.
14. Fleksibilitet til forskellige behov
    ‍ERP-platforme er designet til at imødekomme virksomheder i forskellige størrelser og strukturer og tilbyder dyb fleksibilitet. Brugere kan skræddersy systemet til at opfylde specifikke krav og imødekomme unikke processer og målinger. Denne tilpasningsevne er afgørende, efterhånden som virksomhederne udvikler sig, hvilket gør det muligt for ERP-systemet at forblive effektivt uden behov for udskiftning.
15. Præcision i prognoser
    ‍Nøjagtige prognoser er afgørende for proaktiv forretningsplanlægning. ERP-systemer forbedrer prognosenøjagtigheden ved at konsolidere omfattende historiske data. Med præcis indsigt i fremtidig efterspørgsel, indtægter og udgifter kan virksomheder strategisk forberede sig på potentielle scenarier, optimere lagerstyring og træffe informerede beslutninger for at maksimere indtægterne og minimere omkostningerne.

Valg af ERP-system

Det rigtige ERP-system til din virksomhed bør i det mindste tilbyde potentialet til at realisere alle de fordele, vi har nævnt her. Når du vurderer løsninger fra forskellige udbydere, skal du undersøge og stille spørgsmål for at finde ud af, hvilken type fordele det specifikt ville tilbyde din virksomhed.

Den bedste ERP-platform til din virksomhed vil naturligvis variere afhængigt af din virksomheds specifikationer, herunder dens størrelse, branche, forretningsmodel og fremtidige mål. Hvilke ERP-moduler ville være de største forskelle nu, og hvilke kan give mening at tilføje på vejen? Sørg for, at systemet ikke kun kan imødekomme dine behov i dag, men har skalerbarhed og fleksibilitet til at understøtte din organisations vækst og skiftende prioriteter.

Med det i tankerne er cloud ERP-systemer den bedste løsning for mange virksomheder. Mere end halvdelen af virksomhederne valgte cloud ERP-software over et lokalt system, og vedtagelsen stiger kun. Cloud-systemer reducerer i høj grad arbejdsbyrden på en virksomhed, fordi den ikke behøver at købe eller vedligeholde den hardware, systemet kører på. SaaS ERP giver endnu flere fordele, da leverandøren tager sig af al systemvedligeholdelse og opgraderinger ud over at være vært for løsningen.

NetSuite er en af de førende leverandører af SaaS ERP med mere end 28.000 kunder over hele kloden. Med NetSuite ERP, virksomheder kan styre hele deres forretning på en enkelt platform. NetSuite har løsninger til regnskab, lagerstyring, ordrestyring, produktion, forsyningskæde, handel og HR for at hjælpe hele din organisation med at udnytte bedste praksis. NetSuite ERP forener data og processer fra alle kerneforretningsfunktioner for at tilbyde alle de fordele, der er beskrevet her, herunder synlighed i hele virksomheden, store effektivitetsgevinster, skalerbarhed, mobilitet, datasikkerhed og overholdelse. Og da det er et system født i skyen, kan brugerne få adgang til kritiske oplysninger fra enhver tilsluttet enhed, uanset hvor de er i verden. Desuden er NetSuite designet til at vokse med din virksomhed, let skalere op og give dig mulighed for at tilføje ny funktionalitet efter behov.

At flytte til et ERP-system for første gang eller opgradere dit eksisterende system er et stort projekt, men fordelene ved dette system gør det besværet værd. Denne teknologi kan hjælpe din virksomhed med at tage det næste skridt ved at holde alle på samme side og give stærk indsigt, samtidig med at omkostninger og forhindringer reduceres.

Hvis du ikke bruger en ERP-løsning, kan det også give dig en konkurrencemæssig ulempe, da flere virksomheder i alle størrelser og på tværs af vertikaler anerkender værdien af at have et komplet billede af deres forretning i realtid. Det er tid til at begynde at se på ERP-systemer og planlægge en implementering, for jo hurtigere du kan se disse enorme fordele, jo bedre.

Indsendt af Ian McCue

Kilde: https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/erp-benefits.shtml?cid=Online_NPSoc_Champions_SEOBenefitsofERPCrossword