15 voordelen van ERP voor bedrijven in 2022

Als u zich in de beginfase bevindt van het overwegen van een ERP-systeem, bent u waarschijnlijk benieuwd naar de mogelijke voordelen ervan voor uw bedrijf. Een ERP-systeem fungeert als een gecentraliseerde database en biedt robuuste rapportagemogelijkheden en verschillende mogelijkheden om de productiviteit te verhogen en de kosten in uw hele organisatie te verlagen.

Hoewel dit fundamentele redenen zijn om ERP te omarmen, is ons doel om dieper in te gaan op de specifieke bijdragen ervan aan bedrijven zoals die van u. Welke unieke mogelijkheden biedt dit systeem? Hoe zorgt dit voor kostenreductie en bevordert het groei? We willen u helpen door nauwkeurig 15 voordelen uit te stippelen die ERP uw bedrijf kan bieden.

15 voordelen en voordelen van ERP

Hoewel het concept achter een ERP-systeem is eenvoudig — alle afdelingen en hun informatie in één systeem samenbrengen — de voordelen zijn enorm. Hier zijn 15 van de meest opvallende voordelen die een ERP-systeem biedt:

1. Gegevensbeveiliging
   ‍Gegevens zijn een kostbaar bezit geworden voor bedrijven omdat ze zo cruciaal zijn voor het nemen van de best mogelijke beslissingen, en ERP-software kan helpen dat bedrijfsmiddel te beschermen. Het feit dat al deze gegevens zich op één plek bevinden, in plaats van verspreid over meerdere systemen met verschillende beveiligingsniveaus, verhoogt het beschermingsniveau. Het vervangt spreadsheets en andere documenten die op de desktops van werknemers staan en via e-mail worden verspreid. Met een ERP-systeem in de cloud wordt uw informatie doorgaans verdeeld over meerdere externe servers om redundanties tot stand te brengen en bescherming te bieden tegen één enkel storingspunt, waardoor een extra beveiligingslaag wordt toegevoegd. Dit is vooral belangrijk als uw bedrijf veel gevoelige klantgegevens verwerkt.
   In een andere zin kan een ERP-systeem de gegevensbeveiliging verhogen door te beperken wie gegevens kan bekijken en bewerken. De meeste systemen hebben machtigingen die eenvoudig te beheren zijn, zodat werknemers alleen de informatie zien die ze nodig hebben en waardoor de kans op fraude of andere snode activiteiten wordt beperkt.
2. Gestandaardiseerde/gecentraliseerde gegevens
   ‍Een groot deel van de waarde van ERP is terug te voeren op het feit dat alle informatie van verschillende afdelingen op één plek wordt opgeslagen. Zonder zo'n systeem worden gegevens vaak wijd en zijd verspreid over een organisatie in verschillende toepassingen en spreadsheets, waardoor het voor medewerkers moeilijker wordt om op te sporen wat ze nodig hebben. Bovendien resulteert deze aanpak vaak in dubbele gegevens in inconsistente formaten, wat meer uitdagingen met zich meebrengt.
   Een ERP-systeem kan daar ook bij helpen door al uw kritieke gegevens te standaardiseren. Omdat het allemaal in één systeem zit, heeft alles hetzelfde formaat, zodat u geen problemen ondervindt bij het uitvoeren van rapporten of analyses. Gestandaardiseerde informatie biedt u alle inzichten die u nodig hebt om beter onderbouwde beslissingen te nemen die het bedrijf helpen zoveel mogelijk tijd en geld te besparen.
3. Naleving
   ‍Het hebben van nauwkeurige, actuele gegevens die gemakkelijk te vinden en doorzoekbaar zijn, kan het werk dat nodig is om te voldoen aan alle voorschriften waaraan uw bedrijf moet voldoen aanzienlijk verminderen. Aanpasbare rapportagetools in de software maken het ook veel eenvoudiger om de naleving te volgen en waar nodig aan te passen. Dit maakt u ook veel beter controleerbaar, omdat alle informatie die een auditor nodig heeft om te beoordelen gemakkelijk toegankelijk is.
   Bepaalde ERP-systemen kunnen zelfs specifieke financiële normen ondersteunen, zoals GAAP of regelgeving zoals de Sarbanes-Oxley Act (SOX). De beste oplossingen worden ook bijgewerkt om eventuele wijzigingen in deze regelgeving weer te geven, zodat u aan de regels blijft voldoen. Het kan snel moeilijk worden om aan de regels te blijven voldoen, vooral als u zich in een sterk gereguleerde sector bevindt, maar ERP maakt het veel haalbaarder.
4. Verhoogde productiviteit
   ‍Er zijn talloze manieren waarop een ERP-systeem de productiviteit aanzienlijk kan verhogen. Eén manier is dat het veel elementaire, repetitieve taken automatiseert, waardoor werknemers meer tijd hebben om aan andere projecten te werken die meer waarde opleveren voor de organisatie. Het kan hen ook in staat stellen verschillende taken sneller uit te voeren door processen eenvoudiger te maken en minder tijd te besteden aan het zoeken naar de informatie die ze nodig hebben. Omdat werknemers inzicht hebben in het hele bedrijf, hoeven ze niet rond te vragen naar een specifieke set gegevens of details over hoe bepaalde processen werken.
   Een hogere productiviteit betekent ook dat u minder personeel hoeft toe te voegen dan zonder een ERP-platform nodig zou zijn. Door werknemers een aanzienlijke hoeveelheid werk te ontnemen, kunnen ze nieuwe taken op zich nemen en zich concentreren op projecten waarbij hun echte vaardigheden en expertise worden gebruikt.
5. Zichtbaarheid
   ‍Zichtbaarheid is nog een van de brede, fundamentele voordelen van ERP: iedereen heeft inzicht in verschillende aspecten van het bedrijf is een krachtig iets. Het maakt snellere en betere beslissingen mogelijk omdat managers alle relevante context hebben die hen kan helpen. Als het inkoopteam bijvoorbeeld de status kan zien van inkooporders die onderweg zijn en die het magazijn nog niet hebben bereikt, kunnen ze dat meenemen in de bestellingen die ze gaan plaatsen om overmatige of onvoldoende voorraad te voorkomen.
   Door inzicht in de status van processen en gegevens die door andere teams worden beheerd, kunnen uiteindelijk alle teams en individuele bijdragers hun werk beter doen. Het elimineert ook de tijd en moeite die u hoeft te besteden aan het eenvoudig vinden van deze informatie.
6. Schaalbaarheid
   ‍Het mooie van toonaangevende ERP-systemen is dat u de functionaliteit kunt gebruiken die u nu nodig hebt en tegelijkertijd de deur open kunt laten om later meer mogelijkheden toe te voegen. In die zin kan het systeem meegroeien met uw bedrijf naarmate het groeit en evolueert. Je kunt ook nieuwe gebruikers toevoegen naarmate je teams groeien. Het is niet nodig om een nieuwe ERP-oplossing aan te schaffen omdat uw bedrijf is veranderd — zelfs in belangrijke opzichten — sinds u het bestaande systeem hebt geïmplementeerd.
   Als uw bedrijf snelle groeiplannen heeft, biedt een ERP-systeem in de cloud de meeste schaalbaarheid. Omdat cloudsystemen op externe servers draaien, is het een makkie om de extra middelen toe te voegen die nodig zijn om de oplossing soepel te laten werken — veel eenvoudiger dan dat zelf te doen. Dat vermindert het werk dat aan IT wordt besteed en kan de noodzaak om een team van technische experts in te huren overbodig maken.
7. Mobiliteit
   ‍Werknemers zijn erg vertrouwd geraakt met het gebruik van smartphones en tablets in plaats van computers om veel taken uit te voeren, en in het licht van die trend zijn de ERP-systemen van vandaag mobielvriendelijk. Aangezien gebruikers via het web toegang hebben tot cloudsystemen, kunnen ze alle dashboards, rapporten en andere informatie die ze nodig hebben in een mobiele browser openen. Veel leveranciers hebben nu ook mobiele apps die een betere gebruikerservaring kunnen bieden op kleinere schermen.
   Voor sommige bedrijven is mobiliteit niet alleen leuk om te hebben, maar ook een must. Ze hebben mogelijk werknemers in het veld of werknemers die vaak reizen en die op andere apparaten dan een computer een actueel beeld van hun bedrijf moeten kunnen zien. Deze werknemers kunnen ook kritieke taken uitvoeren, zoals goedkeuringen en het monitoren van de cashflow (AR en AP) wanneer ze een mobielvriendelijke ERP-oplossing hebben.
8. Kostenbesparingen
   ‍Voor bedrijfseigenaren en leiders is de meest overtuigende reden om een ERP-systeem aan te schaffen dat het de totale kosten verlaagt, vaak aanzienlijk. De automatisering die we al hebben besproken, kan veel administratieve en operationele kosten verlagen of zelfs tenietdoen. Handmatige gegevensinvoer of processen waarvoor lange papieren dossiers nodig zijn, worden met deze software vaak geëlimineerd.
   Alle inzichten die deze software kan bieden, bieden volop mogelijkheden voor andere kostenbesparingen. De mogelijkheid om de hartslag van uw organisatie op één plek te volgen, betekent dat u snel de oorzaak van hogere uitgaven kunt identificeren, waardoor het veel eenvoudiger wordt om de kosten te verlagen. Bovendien moeten de verbeteringen in de planning die een ERP-systeem mogelijk maakt, spoedbestellingen, overproductie of overbestellingen voorkomen, wat allemaal tot hogere kosten kan leiden. Er zijn talloze manieren waarop een ERP-systeem uw kosten kan verlagen, daarom hebben deze oplossingen vaak een snelle ROI.
9. Georganiseerde workflows
   ‍Terwijl je door een ERP-implementatie, is het een goed idee om samen te werken met een expert in uw systeem om processen te evalueren en te bepalen of er een betere manier is om die taak in het nieuwe systeem te voltooien. Vaak wordt er op een bepaalde manier gewerkt, omdat dat al jaren zo is, niet omdat het de beste optie is. Een ERP kan op die manier dus helpen, door stappen te vermijden en andere verbeteringen aan te brengen om dingen sneller en gemakkelijker gedaan te krijgen.
   Net zoals een ERP gegevens standaardiseert, standaardiseert het ook workflows. De manier waarop de ene afdeling een bepaald proces afhandelt, kan verschillen van die van een andere afdeling. Zelfs twee medewerkers binnen de AP-afdeling volgen mogelijk niet dezelfde stappen om bijvoorbeeld betalingen te doen. Een ERP-systeem moet deze discrepanties wegnemen en ervoor zorgen dat iedereen dezelfde beste praktijken volgt.
10. Rapportage in realtime
    ‍Rapportage is zonder twijfel een van de grootste en meest directe voordelen van het gebruik van een ERP-systeem. De mogelijkheden zijn eindeloos met de mogelijkheid om de rapportage voor alle functies aan te passen: financiën, voorraad, bestellingen, inkoop, verkoop en marketing, HR en alles wat je maar kunt bedenken. Wat u ook wilt meten, of welke KPI's het belangrijkst zijn voor uw bedrijf, een ERP-oplossing kan het berekenen. Je kunt niet alleen de prestaties van verschillende onderdelen van het bedrijf volgen, maar ook afdelingen vergelijken om inzicht te krijgen in wat het bedrijf vooruit stuwt en wat het tegenhoudt.
    Het is essentieel dat uw rapport de meest recente gegevens weergeeft, en daarom is realtime zo belangrijk. Als het twee weken duurt om de omzetcijfers van het laatste kwartaal te ontvangen, is dat niet erg nuttig omdat de informatie al verouderd is en mogelijk niet relevant is. Maar als de omzettotalen in realtime worden bijgewerkt, wanneer elke verkoop plaatsvindt, kunt u deze onmiddellijk gebruiken om de besluitvorming te onderbouwen. Dit is cruciaal geworden in de snelle, hypercompetitieve omgeving van vandaag.
11. Operationele efficiëntie
    ‍Een ERP-oplossing verhoogt de efficiëntie in uw organisatie, aangezien deze elk onderdeel van het bedrijf raakt. Iedereen, van recruiters tot magazijnmanagers tot leidinggevenden op C-niveau, zou verbeteringen moeten zien die hen helpen dankzij meer automatisering en beschikbaarheid van informatie. Processen worden minder tijdrovend, wat vaak niet alleen het bedrijf, maar ook klanten ten goede komt. Dat kan de bedrijfskosten aanzienlijk verlagen en hogere winsten opleveren.
    Overweeg een fabrikant die 10 producten maakt en een gemiddelde winstmarge van 20% heeft. Met een ERP-systeem kan het gemakkelijk de minst winstgevende producten herkennen en vervolgens de gegevens doorzoeken om te ontdekken dat de arbeidskosten veel hoger zijn voor de twee items met de laagste marges. Na een gesprek met het personeel ontdekt het bedrijf dat het meeste werk dat nodig is om die items te maken, handmatig en tijdrovend is. De fabrikant besluit dus een machine aan te schaffen die de productie van die goederen kan automatiseren en ziet zijn gemiddelde winstmarge stijgen naar 25%. Zo heeft de ERP-software het bedrijf jaarlijks honderdduizenden dollars bespaard.
12. Klantenservice verbeteren
    ‍In het competitieve zakelijke landschap is het bieden van uitzonderlijke klantenservice cruciaal voor succes. Een ERP stroomlijnt klantinteracties door uitgebreide klantinformatie te consolideren, waardoor snellere oplossingen en gepersonaliseerde ondersteuning mogelijk zijn. Bovendien zorgt een verbeterde voorraadnauwkeurigheid voor een tijdige en foutloze uitvoering van bestellingen, wat de klanttevredenheid en loyaliteit bevordert.
13. Samenwerking faciliteren
    ‍ERP-systemen bevorderen de samenwerking door inzicht te bieden in teamworkflows en gedeelde informatie. Deze geïntegreerde aanpak maakt naadloze communicatie, proactieve assistentie en efficiënt teamwerk mogelijk. Door silo's te doorbreken, kunnen werknemers overbodige taken identificeren, brainstormen over procesverbeteringen en de algehele operationele efficiëntie verbeteren.
14. Flexibiliteit voor uiteenlopende behoeften
    ‍ERP-platforms zijn ontworpen voor bedrijven van verschillende groottes en structuren en bieden grote flexibiliteit. Gebruikers kunnen het systeem aanpassen aan specifieke vereisten, waarbij rekening wordt gehouden met unieke processen en statistieken. Dit aanpassingsvermogen is cruciaal naarmate bedrijven evolueren, zodat het ERP-systeem effectief kan blijven zonder dat het hoeft te worden vervangen.
15. Nauwkeurigheid bij het maken van voorspellingen
    ‍Nauwkeurige prognoses zijn essentieel voor proactieve bedrijfsplanning. ERP-systemen verbeteren de nauwkeurigheid van prognoses door uitgebreide historische gegevens te consolideren. Met nauwkeurige inzichten in toekomstige vraag, inkomsten en uitgaven kunnen bedrijven zich strategisch voorbereiden op mogelijke scenario's, het voorraadbeheer optimaliseren en weloverwogen beslissingen nemen om de inkomsten te maximaliseren en de kosten te minimaliseren.

Een ERP-systeem kiezen

Het juiste ERP-systeem voor uw bedrijf moet op zijn minst de mogelijkheid bieden om alle voordelen te realiseren die we hier hebben opgesomd. Terwijl u oplossingen van verschillende leveranciers evalueert, voer dan onderzoek in en stel vragen om erachter te komen welke voordelen dit specifiek voor uw bedrijf zou bieden.

Het beste ERP-platform voor uw bedrijf hangt natuurlijk af van de specifieke kenmerken van uw bedrijf, waaronder de grootte, de branche, het bedrijfsmodel en de toekomstige doelstellingen. Welke ERP-modules zouden nu de grootste verschilmakers zijn, en welke zou zinvol kunnen zijn om later toe te voegen? Zorg ervoor dat het systeem niet alleen aan uw huidige behoeften kan voldoen, maar ook de schaalbaarheid en flexibiliteit heeft om de groei en veranderende prioriteiten van uw organisatie te ondersteunen.

Met dat in gedachten zijn ERP-systemen in de cloud de beste optie voor veel bedrijven. Meer dan de helft van de bedrijven koos voor ERP-software in de cloud via een systeem op locatie, en de acceptatie neemt alleen maar toe. Cloudsystemen verminderen de werklast van een bedrijf aanzienlijk, omdat het de hardware waarop het systeem draait niet hoeft aan te schaffen of te onderhouden. SaaS ERP biedt nog meer voordelen, aangezien de leverancier naast de hosting van de oplossing ook zorgt voor al het systeemonderhoud en de upgrades.

NetSuite is een van de toonaangevende leveranciers van SaaS ERP, met meer dan 28.000 klanten over de hele wereld. Met NetSuite ERPkunnen bedrijven hun hele bedrijf beheren op één platform. NetSuite heeft oplossingen voor boekhouding, voorraadbeheer, orderbeheer, productie, toeleveringsketen, handel en HR om uw hele organisatie te helpen de beste praktijken te benutten. NetSuite ERP verenigt gegevens en processen van alle kernfuncties van het bedrijf om alle voordelen te bieden die hier worden beschreven, waaronder bedrijfsbrede zichtbaarheid, grote efficiëntieverbeteringen, schaalbaarheid, mobiliteit, gegevensbeveiliging en compliance. En omdat het een systeem is dat in de cloud is ontstaan, hebben gebruikers toegang tot kritieke informatie vanaf elk verbonden apparaat, ongeacht waar ter wereld ze zich bevinden. Bovendien is NetSuite ontworpen om met uw bedrijf mee te groeien, eenvoudig op te schalen en u in staat te stellen nieuwe functionaliteit toe te voegen als dat nodig is.

Voor de eerste keer overstappen op een ERP-systeem of het upgraden van uw bestaande systeem is een groot project, maar de voordelen die dit systeem biedt, maken het zeker de moeite waard. Deze technologie kan uw bedrijf helpen de volgende stap te zetten door iedereen op één lijn te houden en krachtige inzichten te bieden en tegelijkertijd kosten en obstakels te verminderen.

Als u geen ERP-oplossing gebruikt, kunt u ook een concurrentienadeel hebben, aangezien meer bedrijven van elke omvang en in verschillende branches de waarde inzien van een realtime, volledig beeld van hun bedrijf. Het is tijd om naar ERP-systemen te gaan kijken en een implementatie te plannen, want hoe eerder u deze enorme voordelen kunt zien, hoe beter.

Geplaatst door Ian McCue

Bron: https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/erp-benefits.shtml?cid=Online_NPSoc_Champions_SEOBenefitsofERPCrossword