15 avantages de l'ERP pour les entreprises en 2022

Si vous envisagez d'adopter un système ERP, vous êtes probablement curieux de connaître ses avantages potentiels pour votre entreprise. Agissant comme une base de données centralisée, un système ERP promet de solides capacités de reporting et diverses solutions pour améliorer la productivité et réduire les coûts dans l'ensemble de votre organisation.

Bien que ce soient là des raisons fondamentales pour adopter l'ERP, notre objectif est d'approfondir ses contributions spécifiques à des entreprises comme la vôtre. Quelles fonctionnalités uniques ce système apporte-t-il ? Comment permet-il de réduire les coûts et de favoriser la croissance ? Notre objectif est de vous aider en décrivant méticuleusement 15 avantages que l'ERP peut apporter à votre entreprise.

15 avantages et avantages de l'ERP

Alors que le concept qui sous-tend un Système ERP est simple : en unifiant tous les départements et leurs informations dans un seul système, les avantages sont considérables. Voici 15 des avantages les plus remarquables d'un système ERP :

1. Sécurité des données
   ‍Les données sont devenues un bien précieux pour les entreprises car elles sont essentielles pour prendre les meilleures décisions possibles, et un logiciel ERP peut aider à protéger cet actif. Le fait que toutes ces données se trouvent au même endroit, au lieu d'être réparties sur plusieurs systèmes présentant différents niveaux de sécurité, augmente le niveau de protection. Il remplace les feuilles de calcul et autres documents qui se trouvent sur les bureaux des employés et qui sont transmis par courrier électronique. Avec un système ERP cloud, vos informations sont généralement distribuées sur plusieurs serveurs distants afin d'établir des redondances et de vous protéger contre un point de défaillance unique, ajoutant ainsi un niveau de sécurité supplémentaire. Cela est particulièrement important si votre entreprise gère de nombreuses données clients sensibles.
   Dans un autre sens, un système ERP peut renforcer la sécurité des données en limitant le nombre de personnes autorisées à consulter et à modifier les données. La plupart des systèmes sont dotés d'autorisations faciles à contrôler, ce qui garantit que les employés ne voient que les informations dont ils ont besoin et réduit les risques de fraude ou d'autres activités néfastes.
2. Données standardisées/centralisées
   ‍La valeur de l'ERP tient en grande partie au fait que toutes les informations provenant des différents services sont stockées au même endroit. En l'absence d'un tel système, les données sont souvent disséminées à grande échelle au sein d'une organisation dans diverses applications et feuilles de calcul, ce qui rend plus difficile pour le personnel de retrouver tout ce dont il a besoin. En outre, cette approche entraîne souvent des données dupliquées dans des formats incohérents, ce qui pose davantage de problèmes.
   Un système ERP peut également vous y aider en normalisant toutes vos données critiques. Comme tout se trouve dans un seul système, tout sera au même format afin que vous ne rencontriez aucun problème lors de l'exécution de rapports ou d'analyses. Les informations standardisées vous permettent d'obtenir toutes les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions plus éclairées qui aident l'entreprise à économiser autant de temps et d'argent que possible.
3. Conformité
   ‍Disposer de dossiers précis et à jour, faciles à trouver et consultables, peut réellement réduire le travail requis pour se conformer aux réglementations auxquelles votre entreprise doit se conformer. Les outils de reporting personnalisables intégrés au logiciel facilitent également le suivi de la conformité et les ajustements nécessaires. Cela vous rend également beaucoup plus contrôlable, car toutes les informations qu'un auditeur pourrait avoir besoin d'examiner sont facilement accessibles.
   Certains systèmes ERP peuvent même prendre en charge des normes financières spécifiques telles que les PCGR ou des réglementations telles que la loi Sarbanes-Oxley (SOX). Les meilleures solutions seront également mises à jour pour refléter toute modification de ces réglementations afin que vous restiez en conformité. Rester en conformité peut rapidement devenir difficile, surtout si vous évoluez dans un secteur hautement réglementé, mais l'ERP vous permet d'y parvenir beaucoup plus facilement.
4. Productivité accrue
   ‍Il existe d'innombrables façons dont un système ERP peut augmenter considérablement la productivité. L'une des solutions consiste à automatiser de nombreuses tâches répétitives de base, ce qui permet aux employés de se consacrer à d'autres projets qui apportent plus de valeur à l'organisation. Cela peut également leur permettre d'effectuer diverses tâches plus rapidement en simplifiant les processus et en réduisant le temps passé à rechercher les informations dont ils ont besoin. Comme les employés ont une visibilité sur l'ensemble de l'entreprise, ils n'ont pas à demander un ensemble spécifique de données ou de détails sur le fonctionnement de certains processus.
   Une productivité accrue signifie également que vous n'avez pas à augmenter vos effectifs autant que nécessaire sans une plateforme ERP. En retirant une quantité importante de travail aux employés, ils peuvent alors assumer de nouvelles tâches et se concentrer sur des projets qui font appel à leurs véritables compétences et expertise.
5. Visibilité
   ‍La visibilité est un autre des avantages généraux et fondamentaux de l'ERP : toute personne ayant une visibilité sur les différents aspects de l'entreprise est un atout important. Cela permet de prendre des décisions plus rapidement et de meilleure qualité, car les managers disposent de tous les éléments contextuels pertinents qui peuvent les aider. Par exemple, si l'équipe des achats peut voir l'état des bons de commande en transit qui n'ont pas encore atteint l'entrepôt, elle peut en tenir compte dans les commandes qu'elle s'apprête à soumettre afin d'éviter tout excédent ou insuffisance de stock.
   La visibilité de l'état des processus et des données gérés par d'autres équipes aide en fin de compte toutes les équipes et les contributeurs individuels à mieux faire leur travail. Cela élimine également le temps et les efforts consacrés à la recherche de ces informations.
6. Évolutivité
   ‍La beauté des principaux systèmes ERP réside dans le fait que vous pouvez utiliser les fonctionnalités dont vous avez besoin dès maintenant tout en laissant la porte ouverte pour ajouter de nouvelles fonctionnalités ultérieurement. En ce sens, le système peut s'adapter à la croissance et à l'évolution de votre entreprise. Vous pouvez également ajouter de nouveaux utilisateurs au fur et à mesure que vos équipes s'agrandissent. Il n'est pas nécessaire de vous procurer une nouvelle solution ERP simplement parce que votre entreprise a évolué, même de manière importante, depuis la mise en œuvre du système existant.
   Si votre entreprise a des plans de croissance rapide, un système ERP cloud offrira la plus grande évolutivité. Étant donné que les systèmes cloud fonctionnent sur des serveurs distants, il est très facile d'ajouter les ressources supplémentaires nécessaires au bon fonctionnement de la solution, bien plus facilement que de les gérer vous-même. Cela réduit le travail informatique et peut éliminer le besoin d'engager une équipe d'experts techniques.
7. Mobilité
   ‍Les employés sont devenus très à l'aise à utiliser des smartphones et des tablettes plutôt que des ordinateurs pour effectuer de nombreuses tâches, et à la lumière de cette tendance, les systèmes ERP actuels sont adaptés aux mobiles. Étant donné que les utilisateurs accèdent aux systèmes cloud via le Web, ils peuvent accéder à tous les tableaux de bord, rapports et autres informations dont ils ont besoin dans un navigateur mobile. De nombreux fournisseurs proposent désormais des applications mobiles qui peuvent offrir une meilleure expérience utilisateur sur des écrans plus petits.
   Pour certaines entreprises, la mobilité n'est pas simplement un atout, mais une nécessité. Ils peuvent avoir des travailleurs sur le terrain ou des employés qui voyagent fréquemment et doivent pouvoir avoir une vue d'ensemble actualisée de leur activité à partir d'appareils autres qu'un ordinateur. Ces employés peuvent également s'occuper de tâches critiques telles que les approbations et le suivi des flux de trésorerie (AR et AP) lorsqu'ils disposent d'une solution ERP adaptée aux mobiles.
8. Économies de coûts
   ‍Pour les propriétaires et les dirigeants d'entreprise, la raison la plus convaincante d'acheter un système ERP est qu'il permet de réduire les coûts globaux, souvent de manière significative. L'automatisation dont nous avons déjà parlé peut réduire, voire éliminer, de nombreux coûts administratifs et opérationnels. Ce logiciel élimine souvent la saisie manuelle des données ou les processus qui nécessitent de longues traces de papier, par exemple.
   Toutes les informations que ce logiciel peut fournir offrent de nombreuses opportunités de réaliser d'autres économies de coûts. La possibilité de suivre le pouls de votre organisation en un seul endroit vous permet d'identifier rapidement la source de l'augmentation des dépenses, ce qui facilite grandement la réduction des coûts. En outre, les améliorations apportées à la planification qu'un système ERP permet d'éviter les commandes urgentes, la surproduction ou les commandes excessives, qui peuvent toutes faire grimper les coûts. Il existe d'innombrables façons dont un système ERP peut réduire vos coûts, c'est pourquoi ces solutions ont souvent un retour sur investissement rapide.
9. Flux de travail organisés
   ‍Au fur et à mesure que vous passez par un Implémentation ERP, il est conseillé de faire appel à un expert de votre système pour évaluer les processus et déterminer s'il existe une meilleure façon d'effectuer cette tâche dans le nouveau système. Souvent, le travail est effectué d'une certaine façon parce que c'est ainsi qu'il est fait depuis des années, et non parce que c'est la meilleure option. Un ERP peut donc vous aider de cette manière, en supprimant des étapes et en apportant d'autres améliorations pour accélérer et faciliter les choses.
   Tout comme un ERP normalise les données, il normalise également les flux de travail. La façon dont un département gère un certain processus peut différer de celle d'un autre département. Même deux employés du département AP peuvent ne pas suivre les mêmes étapes pour effectuer des paiements, par exemple. Un système ERP devrait éliminer ces divergences, en veillant à ce que tout le monde suive les mêmes meilleures pratiques.
10. Rapports en temps réel
    ‍Le reporting est sans aucun doute l'un des avantages les plus importants et les plus immédiats de l'utilisation d'un système ERP. Les possibilités sont infinies grâce à la possibilité de personnaliser les rapports pour toutes les fonctions : finances, inventaire, commandes, achats, ventes et marketing, ressources humaines et tout ce dont vous pouvez rêver. Quels que soient les indicateurs de performance que vous souhaitez mesurer ou les indicateurs de performance clés les plus importants pour votre entreprise, une solution ERP peut les calculer. Vous pouvez non seulement suivre les performances des différentes composantes de l'entreprise, mais également comparer les services pour comprendre ce qui fait avancer l'entreprise et ce qui la freine.
    Il est essentiel que votre rapport reflète les données les plus récentes, et c'est pourquoi le temps réel est si important. S'il faut deux semaines pour recevoir les chiffres d'affaires du dernier trimestre, ce n'est pas très utile car les informations sont déjà obsolètes et peuvent ne pas être pertinentes. Mais si les totaux des revenus sont mis à jour en temps réel, à chaque vente, vous pouvez immédiatement les utiliser pour prendre des décisions éclairées. Cela est devenu essentiel dans l'environnement hyperconcurrentiel rapide d'aujourd'hui.
11. Efficacité opérationnelle
    ‍Une solution ERP accroît l'efficacité de votre organisation car elle touche tous les secteurs de l'entreprise. Tout le monde, des recruteurs aux directeurs d'entrepôt en passant par les cadres supérieurs, devrait bénéficier d'améliorations qui les aideront grâce à une automatisation et à une disponibilité accrues des informations. Les processus prennent moins de temps, ce qui profite souvent non seulement à l'entreprise, mais aussi aux clients. Cela peut réduire considérablement les coûts d'exploitation et générer des bénéfices plus élevés.
    Prenons l'exemple d'un fabricant qui fabrique 10 produits et dont la marge bénéficiaire moyenne est de 20 %. Avec un système ERP, il peut facilement repérer ses produits les moins rentables, puis analyser les données pour constater que les coûts de main-d'œuvre sont beaucoup plus élevés pour les deux articles présentant les marges les plus faibles. Après avoir discuté avec le personnel, l'entreprise découvre que la plupart du travail nécessaire à la fabrication de ces articles est manuel et prend beaucoup de temps. Le fabricant décide donc d'acheter une machine capable d'automatiser la production de ces produits et voit sa marge bénéficiaire moyenne grimper à 25 %. C'est ainsi que le logiciel ERP a permis à l'entreprise d'économiser des centaines de milliers de dollars par an.
12. Améliorer le service client
    ‍Dans un environnement commercial concurrentiel, la fourniture d'un service client exceptionnel est essentielle à la réussite. Un ERP rationalise les interactions avec les clients en consolidant des informations complètes sur les clients, permettant ainsi des solutions plus rapides et un support personnalisé. En outre, l'amélioration de la précision des stocks garantit un traitement rapide et sans erreur des commandes, ce qui favorise la satisfaction et la fidélité des clients.
13. Faciliter la collaboration
    ‍Les systèmes ERP favorisent la collaboration en fournissant une visibilité sur les flux de travail des équipes et les informations partagées. Cette approche intégrée permet une communication fluide, une assistance proactive et un travail d'équipe efficace. En éliminant les silos, les employés peuvent identifier les tâches redondantes, réfléchir à l'amélioration des processus et améliorer l'efficacité opérationnelle globale.
14. Flexibilité pour répondre à des besoins variés
    ‍Conçues pour répondre aux besoins d'entreprises de différentes tailles et structures, les plateformes ERP offrent une grande flexibilité. Les utilisateurs peuvent personnaliser le système pour répondre à des exigences spécifiques, en tenant compte de processus et de mesures uniques. Cette capacité d'adaptation est cruciale à mesure que les entreprises évoluent, car elle permet au système ERP de rester efficace sans qu'il soit nécessaire de le remplacer.
15. Précision des prévisions
    ‍Des prévisions précises sont essentielles pour une planification commerciale proactive. Les systèmes ERP améliorent la précision des prévisions en consolidant des données historiques complètes. Grâce à des informations précises sur la demande, les revenus et les dépenses futurs, les entreprises peuvent se préparer stratégiquement à des scénarios potentiels, optimiser la gestion des stocks et prendre des décisions éclairées pour maximiser les revenus et minimiser les coûts.

Choisir un système ERP

Le système ERP adapté à votre entreprise devrait au moins offrir le potentiel de réaliser tous les avantages que nous avons énumérés ici. Lorsque vous évaluez les solutions proposées par différents fournisseurs, faites des recherches et posez des questions pour savoir quels types d'avantages cela offrirait spécifiquement à votre entreprise.

La meilleure plateforme ERP pour votre entreprise variera bien entendu en fonction des spécificités de votre entreprise, notamment de sa taille, de son secteur d'activité, de son modèle commercial et de ses objectifs futurs. Quels sont les modules ERP qui pourraient faire la plus grande différence aujourd'hui, et lesquels pourraient être utiles à l'avenir ? Assurez-vous que le système peut non seulement répondre à vos besoins actuels, mais qu'il possède l'évolutivité et la flexibilité nécessaires pour soutenir la croissance de votre organisation et l'évolution des priorités.

Dans cette optique, les systèmes ERP cloud constituent la meilleure option pour de nombreuses entreprises. Plus de la moitié des entreprises a choisi un logiciel ERP cloud sur un système sur site, et l'adoption ne fait qu'augmenter. Les systèmes cloud réduisent considérablement la charge de travail d'une entreprise, car elle n'a pas à acheter ni à entretenir le matériel sur lequel le système fonctionne. L'ERP SaaS présente encore plus d'avantages, car le fournisseur s'occupe de la maintenance et des mises à niveau du système en plus de l'hébergement de la solution.

NetSuite est l'un des principaux fournisseurs d'ERP SaaS, avec plus de 28 000 clients dans le monde entier. Avec Système de gestion intégré NetSuite, les entreprises peuvent gérer l'ensemble de leurs activités sur une seule plateforme. NetSuite propose des solutions pour la comptabilité, la gestion des stocks, la gestion des commandes, la production, la chaîne d'approvisionnement, le commerce et les ressources humaines afin d'aider l'ensemble de votre organisation à tirer parti des meilleures pratiques. NetSuite ERP unifie les données et les processus de toutes les fonctions commerciales principales pour offrir tous les avantages décrits ici, notamment la visibilité à l'échelle de l'entreprise, des gains d'efficacité majeurs, l'évolutivité, la mobilité, la sécurité des données et la conformité. Et comme il s'agit d'un système né sur le cloud, les utilisateurs peuvent accéder à des informations critiques depuis n'importe quel appareil connecté, où qu'ils se trouvent dans le monde. En outre, NetSuite est conçu pour évoluer avec votre entreprise, en s'adaptant facilement et en vous permettant d'ajouter de nouvelles fonctionnalités selon vos besoins.

Passer à un système ERP pour la première fois ou mettre à niveau votre système existant est un projet de grande envergure, mais les avantages de ce système en valent la peine. Cette technologie peut aider votre entreprise à passer à l'étape suivante en gardant tout le monde sur la même longueur d'onde et en fournissant des informations pertinentes tout en réduisant les coûts et les obstacles.

Le fait de ne pas utiliser de solution ERP pourrait également vous désavantager par rapport à la concurrence, car de plus en plus d'entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs d'activité reconnaissent l'importance d'avoir une image complète et en temps réel de leurs activités. Il est temps de commencer à examiner les systèmes ERP et à planifier leur mise en œuvre, car plus tôt vous pourrez constater ces formidables avantages, mieux ce sera.

Publié par Ian McCue

Source : https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/erp-benefits.shtml?cid=Online_NPSoc_Champions_SEOBenefitsofERPCrossword