Automatiser forretningsprocesser med betalingstilbageholdelse og enkle gemte søgninger, der bruges i planlagte arbejdsgange

Baggrund

En af vores kunder bad os for nylig om at strømline deres leverandørbetalingsproces. Aktive i SaaS-branchen og afhængige af et netværk af partnere til at implementere deres platforme på deres vegne, ønskede de at sikre, at enhver partnerbetaling (som partneren havde ret til at få efter en implementering af en kundeplatform) ikke ville blive foretaget uden først at få betalingen fra kunden for deres abonnement.

Funktionaliteter

For at automatisere denne forretningsproces brugte vi en kombination af 2 kraftfulde standardfunktioner i NetSuite:

• Afkrydsningsfeltet Betaling Hold på kreditorregningen
• Planlæg arbejdsgange, der er knyttet til gemte søgninger

Først, takket være betalingsspærringen følger NetSuite følgende adfærd, når den er markeret:

• Knappen „foretag betaling“ er ikke tilgængelig på kreditorregningen, og en kreditorregningsbetaling kan ikke foretages for den pågældende faktura.
• Kreditorregninger med markeret betalingsspærring vises ikke på siden fakturabetalinger til behandling af betalinger i bulk
• Når du behandler kreditorbetalinger via Electronic Payment SuiteApp, vises regninger med markeret „betalingsspærring“ ikke i køen til betaling.

Vi brugte denne betalingsspærringsfunktion i vores brugerdefinerede forretningsproces for at sikre, at en partnerregning ikke vises i køen til betaling, så længe den relaterede kundefaktura ikke er betalt. Dette er grunden til, at afkrydsningsfeltet betalingsspærring er markeret som standard.

For det andetI stedet for at bruge brugerdefinerede scripts besluttede vi at planlægge arbejdsgange for at automatisere forretningsprocessen med dynamisk kontrol og fjerne markeringen af „betalingsspærring“.

Når du konfigurerer en arbejdsproces til at køre efter en tidsplan, udføres arbejdsprocessen på resultaterne af en gemt søgning. Når du vælger at starte en arbejdsproces på en planlagt basis, vælger du en gemt søgning og definerer derefter den tidsplan, som arbejdsprocessen kører på. Du kan planlægge arbejdsprocessen til at køre én gang, hvert 30. minut eller på et bestemt tidspunkt på daglig, ugentlig, månedlig eller årlig basis. I vores tilfælde besluttede vi at planlægge arbejdsgangen dagligt om natten (når aktiviteterne inden for vores kundes NetSuite-konto er de laveste). Vær opmærksom på, at på grund af arbejdsgangens kørselsfrekvens (mindst 30 minutter) er processen ikke altid øjeblikkelig inden for NetSuite.

Før du definerer tidsplanen for arbejdsprocessen, skal du oprette den gemte søgning.

Den gemte søgning skal køre på den samme posttype som basisposttypen for arbejdsprocessen. Den gemte søgning skal også indeholde mindst ét filtersæt på underfanen Kriterier for den gemte søgning. Vi oprettede en første gemt søgning, der ville lede efter alle de regninger, der har en relateret kundefaktura med status „betalt fuldt ud“.

På arbejdsprocesdefinitionssiden skal du vælge indstillingen Planlagt, vælge den gemte søgning og angive tidsplanen for arbejdsprocessen.

På det planlagte tidspunkt kører NetSuite den gemte søgning og starter en arbejdsprocesforekomst, der skal køres på hver af posterne i søgeresultaterne.

Inden for arbejdsgangstilstandsstyringen oprettede vi en tilstand med en „angiv feltværdi“ -handling for at „fjerne markeringen“ i afkrydsningsfeltet betalingsspærring. Når arbejdsprocessen kører på tværs af kreditorregningsposter, hvor en relateret kundefaktura er betalt, frigiver den betalingsspærringsflaget på kreditorregninger og gør disse regninger tilgængelige for betaling i NetSuite.

Konklusion

Ved at kombinere disse to standardfunktioner lykkedes det os at automatisere en forretningsproces, der er afgørende for vores kunde.

Brug på den ene side af funktionen til opbevaring af betalinger i stedet for et godkendelsesflow med en ventende godkendelsesstatus gør det muligt at spore korrekte regnskabsposter, mens du stadig holder betalingen. På den anden side giver planlægning af arbejdsgange baseret på gemte søgninger mulighed for at indstille automatisering inden for komplekse forretningsregler.

Kort sagt

• Nem vedligeholdelse af slutbrugeren
• Ingen grund til at bruge SuiteScript
• Standard NetSuite-funktioner
• Processen er ikke øjeblikkelig

‍