Automatiseer bedrijfsprocessen met betalingsblokkering en eenvoudige opgeslagen zoekopdrachten die worden gebruikt in geplande workflows

Achtergrond

Een van onze klanten heeft ons onlangs gevraagd om het betalingsproces van hun leveranciers te stroomlijnen. Ze waren actief in de SaaS-industrie en vertrouwden op een netwerk van partners om hun platforms namens hen te implementeren. Ze wilden ervoor zorgen dat elke partnerbetaling (waarop de partner recht had na de implementatie van een klantenplatform) niet zou worden uitgevoerd zonder eerst de betaling van de klant voor hun abonnement te hebben ontvangen.

Functionaliteiten

Om dit bedrijfsproces te automatiseren, hebben we een combinatie van 2 krachtige standaardfunctionaliteiten in NetSuite gebruikt:

• Selectievakje Payment Hold op de factuur van de leverancier
• Workflows plannen die gekoppeld zijn aan opgeslagen zoekopdrachten

Eerst, dankzij de betalingsblokkering, volgt NetSuite, eenmaal aangevinkt, het volgende gedrag:

• De knop „Betaling uitvoeren” is niet beschikbaar op de factuur van de leverancier en er kan geen betaling worden gedaan voor die factuur.
• Facturen van leveranciers waarvan de betalingsblokkering is gemarkeerd, worden niet weergegeven op de pagina voor factuurbetalingen om betalingen in bulk te verwerken
• Bij het verwerken van betalingen van leveranciers via de Electronic Payment SuiteApp worden facturen met de markering „betalingsblokkering” niet weergegeven in de wachtrij om te betalen.

We hebben deze functie voor het blokkeren van betalingen gebruikt in ons aangepaste bedrijfsproces om ervoor te zorgen dat facturen van partners niet in de wachtrij voor betaling zouden verschijnen, zolang de bijbehorende factuur van de klant niet is betaald. Daarom is het selectievakje voor betalingsblokkering standaard aangevinkt.

Ten tweede, in plaats van aangepaste scripts te gebruiken, hebben we besloten om workflows in te plannen om het bedrijfsproces van het dynamisch in- en uitschakelen van de „betalingsblokkering” te automatiseren.

Wanneer u een workflow configureert om volgens een schema te worden uitgevoerd, wordt de workflow uitgevoerd op basis van de resultaten van een opgeslagen zoekopdracht. Wanneer u ervoor kiest om een workflow op een geplande basis te starten, selecteert u een opgeslagen zoekopdracht en definieert u vervolgens het schema waarop de workflow wordt uitgevoerd. U kunt de workflow zo instellen dat deze één keer, elke 30 minuten of op een bepaald tijdstip op dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse basis wordt uitgevoerd. In ons geval hebben we besloten om de workflow dagelijks's nachts in te plannen (wanneer de activiteiten binnen ons NetSuite-account van onze klant het laagst zijn). Houd er rekening mee dat vanwege de werkfrequentie van de workflow (minimaal 30 minuten) het proces niet altijd onmiddellijk verloopt binnen NetSuite.

Voordat u het schema voor de workflow definieert, moet u de opgeslagen zoekopdracht aanmaken.

De opgeslagen zoekopdracht moet op hetzelfde recordtype worden uitgevoerd als het basisrecordtype voor de workflow. De opgeslagen zoekopdracht moet ook ten minste één filterset bevatten op het subtabblad Criteria voor de opgeslagen zoekopdracht. We hebben een eerste opgeslagen zoekopdracht gemaakt die zou zoeken naar alle facturen met een gerelateerde klantfactuur met de status „volledig betaald”.

Selecteer op de pagina met de definitie van de workflow de optie Gepland, selecteer de opgeslagen zoekopdracht en stel het schema voor de workflow in.

Op het geplande tijdstip voert NetSuite de opgeslagen zoekopdracht uit en wordt een workflow-instance gestart die op elk van de records in de zoekresultaten wordt uitgevoerd.

Binnen het beheer van de workflowstatus hebben we een status gemaakt met een actie „veldwaarde instellen” om het selectievakje voor betalingsblokkering „uit te schakelen”. Op deze manier wordt, zodra de workflow de facturen van leveranciers doorloopt waar de factuur van een gerelateerde klant is betaald, de blokkering van de betaling op de facturen van leveranciers opgeheven en worden die facturen beschikbaar gemaakt voor betaling in NetSuite.

Conclusie

Door deze 2 standaardfunctionaliteiten te combineren, zijn we erin geslaagd een bedrijfsproces te automatiseren dat essentieel is voor onze klant.

Door aan de ene kant de functie voor het bewaren van betalingen te gebruiken in plaats van een goedkeuringsstroom met een goedkeuringsstatus in afwachting van goedkeuring, kunnen de correcte boekingen worden bijgehouden terwijl de betaling nog steeds wordt vastgehouden. Aan de andere kant maakt het plannen van workflows op basis van opgeslagen zoekopdrachten het mogelijk om automatisering in te stellen binnen complexe bedrijfsregels.

In het kort

• Eenvoudig onderhoud door de eindgebruiker
• SuiteScript hoeft niet te worden gebruikt
• Standaard NetSuite-functionaliteiten
• Het proces is niet onmiddellijk

‍