Automatisez les processus métier grâce au blocage des paiements et à de simples recherches enregistrées utilisées dans les flux de travail planifiés

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April 4, 2020

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Contexte

L'un de nos clients nous a récemment demandé de rationaliser le processus de paiement de ses fournisseurs. Active dans le secteur du SaaS et s'appuyant sur un réseau de partenaires pour mettre en œuvre ses plateformes en son nom, elle souhaitait s'assurer qu'aucun paiement partenaire (que le partenaire était en droit de recevoir après la mise en œuvre d'une plateforme client) ne serait pas effectué sans avoir préalablement reçu le paiement du client pour son abonnement.

Fonctionnalités

Afin d'automatiser ce processus métier, nous avons utilisé une combinaison de deux puissantes fonctionnalités standard dans NetSuite :

Case à cocher Payment Bold sur la facture du fournisseur
Planifier des flux de travail liés à des recherches enregistrées

D'abord, grâce au blocage des paiements, une fois cochée, NetSuite suit le comportement suivant :

Le bouton « Effectuer le paiement » n'est pas disponible sur la facture du fournisseur et le paiement d'une facture fournisseur ne peut pas être effectué pour cette facture.
Les factures des fournisseurs dont le paiement est bloqué ne s'affichent pas sur la page de paiement des factures pour le traitement des paiements en masse
Lors du traitement des paiements des fournisseurs via l'application Electronic Payment SuiteApp, les factures dont la mention « paiement en attente » est marqué n'apparaissent pas dans la file d'attente pour le paiement.

Nous avons utilisé cette fonctionnalité de blocage des paiements dans notre processus commercial personnalisé afin de nous assurer qu'aucune facture partenaire n'apparaisse dans la file d'attente pour le paiement, tant que la facture client correspondante n'est pas payée. C'est pourquoi la case de blocage des paiements a été cochée par défaut.

Deuxièmement, au lieu d'utiliser des scripts personnalisés, nous avons décidé de planifier des flux de travail afin d'automatiser le processus métier consistant à cocher et à décocher dynamiquement la « retenue de paiement ».

Lorsque vous configurez un flux de travail pour qu'il s'exécute selon un calendrier, il s'exécute en fonction des résultats d'une recherche enregistrée. Lorsque vous choisissez de lancer un flux de travail de manière planifiée, vous sélectionnez une recherche enregistrée, puis vous définissez le calendrier selon lequel le flux de travail s'exécute. Vous pouvez planifier le flux de travail pour qu'il s'exécute une fois, toutes les 30 minutes ou à une heure précise sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Dans notre cas, nous avons décidé de planifier le flux de travail sur une base quotidienne la nuit (lorsque les activités sur le compte NetSuite de notre client sont les plus faibles). Sachez qu'en raison de la fréquence d'exécution du flux de travail (30 minutes minimum), le processus n'est pas toujours immédiat dans NetSuite.

Avant de définir le calendrier du flux de travail, vous devez créer la recherche enregistrée.

La recherche enregistrée doit être exécutée sur le même type d'enregistrement que le type d'enregistrement de base pour le flux de travail. La recherche enregistrée doit également inclure au moins un filtre défini dans le sous-onglet Critères pour la recherche enregistrée. Nous avons créé une première recherche enregistrée qui rechercherait toutes les factures associées à une facture client avec le statut « payée en totalité ».

Sur la page de définition du flux de travail, sélectionnez l'option Planifié, sélectionnez la recherche enregistrée et définissez le calendrier du flux de travail.

À l'heure prévue, NetSuite exécute la recherche enregistrée et lance une instance de flux de travail à exécuter sur chacun des enregistrements des résultats de recherche.

Dans la gestion de l'état du flux de travail, nous avons créé un état avec une action « définir la valeur du champ » pour « décocher » la case de blocage des paiements. Ainsi, une fois que le flux de travail parcourt les enregistrements de factures fournisseurs dans lesquels une facture client associée est payée, il libère l'indicateur de blocage des paiements sur les factures des fournisseurs et rend ces factures disponibles pour paiement dans NetSuite.

Conclusion

En combinant ces deux fonctionnalités standard, nous avons réussi à automatiser un processus métier vital pour notre client.

L'utilisation de la fonctionnalité de blocage des paiements au lieu d'un flux d'approbation avec un statut d'approbation en attente d'approbation permet de suivre les écritures comptables correctes tout en bloquant le paiement. D'autre part, la planification des flux de travail sur la base de recherches enregistrées permet de configurer l'automatisation dans le cadre de règles métier complexes.