De logiske trin i et vellykket ERP-valg... og hvorfor det ofte tager så lang tid

Som erfarne leverandører af ERP-løsninger forstår vi vigtigheden af en grundig udvælgelsesprocedure. Vores seniorsælgere, Jan, Johan og Joris, har mere end 80 års erfaring i ERP- og IT-verdenen og har lært, at en omhyggelig tilgang er afgørende. Sammen i denne artikel diskuterer de de logiske trin, som virksomheder skal tage for et vellykket ERP-valg.

Forberedelse og strategisk planlægning

Det første trin involverer forberedelse og strategisk planlægning for valg af et ERP-system. Dette indebærer at lægge et solidt fundament for hele processen og bliver ofte fejlagtigt overset eller undervurderet. Det starter med en dybtgående udforskning af virksomhedens mål og behov. Fokus er på at formulere en klar vision, involvere relevante interessenter, udarbejde et realistisk budget, sammensætte det rigtige team og fastlægge udvælgelseskriterier. Dette lægger grundlaget for en vellykket udvælgelse af et ERP-system, som i sidste ende vil bidrage til forbedret effektivitet, omkostningsbesparelser og øget produktivitet for organisationen.

Behovsanalyse

Trin 2, er en central fase, hvor vi dybt udforsker organisationens operationer. Dette indebærer at undersøge eksisterende processer, engagere interessenter til at forstå deres udfordringer og identificere områder, hvor et ERP-system kan forbedre effektiviteten. Ved at forstå organisationens specifikke mål og mangler sætter dette trin grundlaget for at vælge den rigtige ERP-løsning. Det handler om at fremme dialog, få indsigt og sikre, at vores endelige valg passer perfekt til organisationens behov med sigte på et frugtbart partnerskab frem for blot at være leverandør. I sidste ende fungerer denne fase som en afgørende forbindelse mellem strategisk planlægning og det faktiske valg af en ERP-løsning, hvilket letter en effektiv implementering.

Leverandørforskning

I trin 3a er der fokus på at foretage en grundig undersøgelse af potentielle ERP-systemleverandører. Målet er strategisk at indsnævre udvælgelsen til nogle få leverandører for at muliggøre en dybere evaluering. Denne tilgang lægger vægt på tæt samarbejde med disse udvalgte leverandører for at vurdere ikke kun tekniske evner, men også deres vilje til at tilpasse sig organisationens vision.

RFI og RFP

Trin 3b involverer oprettelse af Request for Information (RFI) og Request for Proposal (RFP) dokumenter efter at have valgt det begrænsede antal leverandører. RFI dykker ned i forståelsen af leverandørernes baggrunde og erfaringer, mens RFP beder om detaljerede forslag til, hvordan hver leverandør planlægger at imødekomme organisationens behov. Denne proces er iterativ og samarbejdende mellem organisationen og leverandørerne med det formål at tilpasse strategiske og operationelle aspekter til den bedst egnede pasform. Begge trin lægger vægt på samarbejde, strategisk tilpasning og dybdegående evaluering for at sikre, at den valgte leverandør bliver mere end blot en leverandør, men en strategisk partner tilpasset organisationens mål.

Demos og evaluering

I trin 4, efter indsamling af RFI- og RFP-dokumenter, skifter fokus til at bringe teoretiske koncepter til live ved at invitere udvalgte leverandører til at præsentere demoer af deres ERP-systemer. Disse demoer sigter mod at vurdere anvendelighed, brugeroplevelse og systemtilpasningsevne for at imødekomme kundernes behov. Der lægges vægt på en „look-and-feel“ -oplevelse, hvor man undersøger specifikke funktioner eller processer for at måle effektivitet og brugervenlighed. Interaktion under demoer giver mulighed for dybdegående diskussioner, der adresserer tekniske, kulturelle og operationelle aspekter. Efter demoerne gennemføres grundige evalueringer sammen med kunderne, der afvejer tekniske funktionaliteter, skalerbarhed, leverandørsamarbejde og tilpasning til langsigtede organisatoriske mål. Denne fase forbedrer mulighederne og styrer den informerede beslutningsproces for valg af den ERP-løsning, der bedst stemmer overens med kundens vision og mål.

Finansiel evaluering

Trin 5 involverer evaluering af de økonomiske aspekter af ERP-systemer. Dette inkluderer vurdering af ikke kun startomkostninger, men også langsigtede udgifter som ejeromkostninger, licens, implementering og løbende support. Det er afgørende at skabe et realistisk budget og overveje skalerbarhed, når organisationen vokser. Dette trin sikrer en omfattende forståelse af omkostninger og fordele for at træffe en informeret beslutning tilpasset kundens økonomiske mål.Derudover reducerer de automatiske opgraderinger og opdateringer behovet for manuel indgriben for løsninger som NetSuite, som er ægte Cloud-systemer, hvilket frigør it-afdelingen til strategiske initiativer, hvilket potentielt kan føre til langsigtede omkostningsbesparelser og driftseffektivitet.

Beslutning om udvælgelse

Trin 6 indebærer at træffe det endelige valg for et ERP-system baseret på grundig analyse under hensyntagen til tekniske aspekter, anvendelighed, økonomi og strategisk tilpasning. Denne beslutning kræver konsensus blandt alle interessenter for en gnidningsløs gennemførelse. Som leverandør er rollen at yde support, information og vejledning for at sikre en informeret beslutning tilpasset kundens vision. Dette trin er afgørende og sætter grundlaget for projektets retning ved at omsætte kundens mål til et konkret ERP-løsningsvalg baseret på kollektiv ekspertise og indsats.

Forberedelse af udrulning

Forbered dig på implementering ved at optimere eksisterende processer. Finjuster arbejdsgange for en jævnere overgang.Hvor lang tid tager en sådan proces:Den gennemsnitlige behandlingstid for en ERP-udvælgelsesproces i uger kan variere meget afhængigt af organisationens og projektets kompleksitet. Generelt kan du dog lave et groft skøn baseret på de faser, jeg nævnte tidligere. Her er en tilnærmelse af den gennemsnitlige behandlingstid i uger for hvert af de vigtigste faser:

1. Forberedelse og strategisk planlægning (intern): 4-12 uger
2. Behovsanalyse (intern): 12-24 uger
3. Leverandørvalg: 8-16 uger
4. Demos og evaluering: 4-8 uger
5. Finansiel evaluering (intern): 4-12 uger
6. Udvælgelsesbeslutning (intern): 4-8 uger
7. Implementeringsforberedelse: 8-12 uger

Dette giver i alt 48-92 uger, hvilket svarer til ca. 1 til 2 år for hele ERP-udvælgelsesprocessen indtil selve implementeringsstart. Bemærk, at dette er et generelt skøn, og den faktiske leveringstid kan variere meget afhængigt af organisationens og projektets specifikke omstændigheder. Det er vigtigt at være fleksibel og tage den nødvendige tid til at træffe en informeret beslutning, der stemmer overens med organisationens behov og mål.Kan det ikke virkelig gøres hurtigere?Det er muligt at fremskynde en ERP-udvælgelsesproces, men det er vigtigt at fortsætte med forsigtighed og finde den rigtige balance mellem hastighed og grundighed. En for hurtig tilgang kan føre til manglende vigtige trin og overvejelser, hvilket kan føre til problemer i det lange løb. Processen med at vælge og implementere et ERP-system involverer flere afgørende trin. I første omgang er grundig forberedelse og strategisk planlægning afgørende for at forstå organisationens behov og sikre, at det valgte system stemmer overens med dets mål. Hvis du springer over dette trin, kan det resultere i en mispasning mellem ERP-systemet og virksomhedens krav. Den efterfølgende fase af behovsanalyse styrker denne tilpasning yderligere og forhindrer problemer under implementeringen. Effektivitet i optimering af forretningsprocesser under forberedelsen er nøglen, selvom det er tidskrævende; omhyggelig planlægning og ressourceallokering kan fremskynde denne fase uden at gå på kompromis med den langsigtede ydeevne. Men for en hurtigere omstilling kan yderligere ressourcer som mere personale eller konsulenter være nødvendige. Klar kommunikation og interessentengagement forbliver afgørende, selv i hurtigere tidslinjer, for at sikre projektsucces.