Les étapes logiques d'une sélection d'ERP réussie... et pourquoi cela prend souvent si longtemps

En tant que fournisseurs expérimentés de solutions ERP, nous comprenons l'importance d'une procédure de sélection rigoureuse. Nos vendeurs seniors, Jan, Johan et Joris, ont plus de 80 ans d'expérience dans le monde des ERP et de l'informatique et ont appris qu'une approche prudente est essentielle. Ensemble, dans cet article, ils discutent des étapes logiques que les entreprises doivent suivre pour réussir leur sélection d'ERP.

Préparation et planification stratégique

La première étape concerne la préparation et la planification stratégique pour la sélection d'un système ERP. Cela implique de jeter des bases solides pour l'ensemble du processus et est souvent négligé ou sous-estimé à tort. Cela commence par une exploration approfondie des objectifs et des besoins de l'entreprise. L'accent est mis sur la formulation d'une vision claire, la participation des parties prenantes concernées, l'établissement d'un budget réaliste, la constitution de la bonne équipe et l'établissement de critères de sélection. Cela jette les bases d'une sélection réussie d'un système ERP, qui contribuera à terme à améliorer l'efficacité, à réduire les coûts et à accroître la productivité de l'organisation.

Analyse des besoins

L'étape 2 est une phase charnière au cours de laquelle nous explorons en profondeur les opérations de l'organisation. Cela implique d'examiner les processus existants, d'inciter les parties prenantes à comprendre leurs défis et d'identifier les domaines dans lesquels un système ERP peut améliorer l'efficacité. En saisissant les objectifs et les lacunes spécifiques de l'organisation, cette étape jette les bases du choix de la bonne solution ERP. Il s'agit de favoriser le dialogue, d'acquérir des idées et de s'assurer que notre sélection finale correspond parfaitement aux besoins de l'organisation, dans le but d'établir un partenariat fructueux plutôt que d'être un simple fournisseur. En fin de compte, cette phase constitue un lien crucial entre la planification stratégique et la sélection effective d'une solution ERP, facilitant ainsi une mise en œuvre efficace.

Recherche sur les fournisseurs

À l'étape 3a, l'accent est mis sur la réalisation de recherches approfondies sur les fournisseurs potentiels de systèmes ERP. L'objectif est de restreindre stratégiquement la sélection à quelques fournisseurs afin de permettre une évaluation plus approfondie. Cette approche met l'accent sur une collaboration étroite avec ces fournisseurs sélectionnés afin d'évaluer non seulement leurs capacités techniques, mais également leur volonté de s'aligner sur la vision de l'organisation.

RFI et RFP

L'étape 3b consiste à créer des documents de demande d'informations (RFI) et de demande de proposition (RFP) après avoir choisi le nombre limité de fournisseurs. L'appel d'offres vise à comprendre les antécédents et les expériences des fournisseurs, tandis que l'appel d'offres demande des propositions détaillées sur la manière dont chaque fournisseur prévoit de répondre aux besoins de l'organisation. Ce processus est itératif et collaboratif entre l'organisation et les fournisseurs, dans le but d'aligner les aspects stratégiques et opérationnels pour la meilleure adéquation. Les deux étapes mettent l'accent sur la collaboration, l'alignement stratégique et l'évaluation approfondie pour garantir que le fournisseur sélectionné devient plus qu'un simple fournisseur mais un partenaire stratégique aligné sur les objectifs de l'organisation.

Démonstrations et évaluation

À l'étape 4, après avoir rassemblé les documents RFI et RFP, l'accent est mis sur la concrétisation des concepts théoriques en invitant les fournisseurs sélectionnés à présenter des démonstrations de leurs systèmes ERP. Ces démonstrations visent à évaluer l'aspect pratique, l'expérience utilisateur et l'adaptabilité du système pour répondre aux besoins des clients. L'accent est mis sur une expérience « esthétique », explorant des fonctionnalités ou des processus spécifiques pour évaluer l'efficacité et la facilité d'utilisation. L'interaction pendant les démonstrations permet des discussions approfondies, abordant les aspects techniques, culturels et opérationnels. À la suite des démonstrations, des évaluations approfondies sont menées conjointement avec les clients, portant sur les fonctionnalités techniques, l'évolutivité, la coopération avec les fournisseurs et l'alignement sur les objectifs organisationnels à long terme. Cette phase affine les options et oriente le processus de prise de décision éclairé pour sélectionner la solution ERP qui correspond le mieux à la vision et aux objectifs du client.

Évaluation financière

L'étape 5 consiste à évaluer les aspects financiers des systèmes ERP. Cela inclut l'évaluation non seulement des coûts initiaux, mais également des dépenses à long terme telles que les coûts de propriété, les licences, la mise en œuvre et le support continu. Il est essentiel de créer un budget réaliste et d'envisager l'évolutivité au fur et à mesure de la croissance de l'organisation. Cette étape garantit une compréhension complète des coûts et des avantages afin de prendre une décision éclairée conforme aux objectifs financiers du client. De plus, pour des solutions telles que NetSuite, qui sont de véritables systèmes cloud, les mises à niveau et les mises à jour automatiques réduisent le besoin d'interventions manuelles, libérant ainsi le service informatique pour des initiatives stratégiques, ce qui peut entraîner des économies de coûts et une efficacité opérationnelle à long terme.

Décision de sélection

L'étape 6 consiste à faire le choix final d'un système ERP sur la base d'une analyse approfondie, en tenant compte des aspects techniques, pratiques, financiers et de l'alignement stratégique. Cette décision nécessite un consensus entre toutes les parties prenantes pour une mise en œuvre harmonieuse. En tant que fournisseur, le rôle est de fournir un soutien, des informations et des conseils pour garantir une décision éclairée conforme à la vision du client. Cette étape est cruciale, car elle jette les bases de l'orientation du projet en traduisant les objectifs du client en un choix de solution ERP concret basé sur une expertise et des efforts collectifs.

Préparation au déploiement

Préparez la mise en œuvre en optimisant les processus existants. Ajustez les flux de travail pour une transition plus fluide.Combien de temps dure un tel processus :Le délai moyen d'exécution d'un processus de sélection d'un ERP en semaines peut varier considérablement en fonction de la complexité de l'organisation et du projet. En général, cependant, vous pouvez faire une estimation approximative sur la base des phases que j'ai mentionnées plus tôt. Voici une estimation du délai d'exécution moyen en semaines pour chacune des étapes clés :

1. Préparation et planification stratégique (internes) : 4 à 12 semaines
2. Analyse des besoins (interne) : 12 à 24 semaines
3. Sélection du fournisseur : 8 à 16 semaines
4. Démonstrations et évaluation : 4 à 8 semaines
5. Évaluation financière (interne) : 4 à 12 semaines
6. Décision de sélection (interne) : 4 à 8 semaines
7. Préparation à la mise en œuvre : 8 à 12 semaines

Cela donne un total de 48 à 92 semaines, ce qui équivaut à environ 1 à 2 ans pour l'ensemble du processus de sélection de l'ERP jusqu'au début effectif de la mise en œuvre. Veuillez noter qu'il s'agit d'une estimation générale et que le délai d'exécution réel peut varier considérablement en fonction des circonstances spécifiques de l'organisation et du projet. Il est important de faire preuve de souplesse et de prendre le temps nécessaire pour prendre une décision éclairée qui correspond aux besoins et aux objectifs de l'organisation.Cela ne peut-il pas vraiment être fait plus rapidement ?Il est possible d'accélérer le processus de sélection d'un ERP, mais il est important de procéder avec prudence et de trouver le juste équilibre entre rapidité et minutie. Une approche trop hâtive peut entraîner l'omission d'étapes et de considérations importantes, ce qui peut entraîner des problèmes à long terme. Le processus de sélection et de mise en œuvre d'un système ERP comporte plusieurs étapes cruciales. Dans un premier temps, une préparation minutieuse et une planification stratégique sont essentielles pour comprendre les besoins de l'organisation et garantir que le système choisi correspond à ses objectifs. Le fait de sauter cette étape pourrait entraîner une inadéquation entre le système ERP et les exigences de l'entreprise. La phase suivante d'analyse des besoins consolide davantage cet alignement, en évitant les problèmes lors de la mise en œuvre. L'efficacité de l'optimisation des processus métier pendant la préparation est essentielle, même si elle prend beaucoup de temps ; une planification et une allocation des ressources minutieuses peuvent accélérer cette phase sans compromettre les performances à long terme. Toutefois, pour accélérer les délais, des ressources supplémentaires, telles que davantage de personnel ou de consultants, peuvent être nécessaires. Une communication claire et l'engagement des parties prenantes restent essentiels, même dans des délais accélérés, pour garantir la réussite du projet.