De logische stappen van een succesvolle ERP-selectie... en waarom het vaak zo lang duurt

Als ervaren leveranciers van ERP-oplossingen begrijpen wij het belang van een grondige selectieprocedure. Onze senior verkopers, Jan, Johan en Joris, hebben meer dan 80 jaar ervaring in de ERP- en IT-wereld en hebben geleerd dat een zorgvuldige aanpak essentieel is. Samen bespreken ze in dit artikel de logische stappen die bedrijven moeten nemen voor een succesvolle ERP-selectie.

Voorbereiding en strategische planning

De eerste stap omvat de voorbereiding en strategische planning voor de selectie van een ERP-systeem. Dit omvat het leggen van een solide basis voor het hele proces en wordt vaak ten onrechte over het hoofd gezien of onderschat. Het begint met een diepgaande verkenning van de doelstellingen en behoeften van het bedrijf. De focus ligt op het formuleren van een duidelijke visie, het betrekken van relevante belanghebbenden, het opstellen van een realistisch budget, het samenstellen van het juiste team en het vaststellen van selectiecriteria. Dit legt de basis voor een succesvolle selectie van een ERP-systeem, dat uiteindelijk zal bijdragen aan verbeterde efficiëntie, kostenbesparingen en verhoogde productiviteit voor de organisatie.

Analyse van de behoeften

Stap 2 is een cruciale fase waarin we de activiteiten van de organisatie diepgaand onderzoeken. Dit houdt in dat bestaande processen onder de loep worden genomen, belanghebbenden worden betrokken om hun uitdagingen te begrijpen en gebieden worden vastgesteld waar een ERP-systeem de efficiëntie kan verbeteren. Door de specifieke doelen en tekortkomingen van de organisatie te begrijpen, wordt in deze stap de basis gelegd voor het kiezen van de juiste ERP-oplossing. Het gaat erom de dialoog te bevorderen, inzichten te verwerven en ervoor te zorgen dat onze uiteindelijke selectie perfect aansluit bij de behoeften van de organisatie, waarbij we streven naar een vruchtbare samenwerking in plaats van alleen een leverancier te zijn. Uiteindelijk fungeert deze fase als een cruciale schakel tussen strategische planning en de daadwerkelijke selectie van een ERP-oplossing, wat een effectieve implementatie mogelijk maakt.

Onderzoek naar leveranciers

In stap 3a ligt de focus op het uitvoeren van grondig onderzoek naar potentiële leveranciers van ERP-systemen. Het doel is om de selectie strategisch te beperken tot enkele leveranciers om een diepere evaluatie mogelijk te maken. Deze aanpak legt de nadruk op nauwe samenwerking met deze geselecteerde leveranciers om niet alleen de technische capaciteiten te beoordelen, maar ook hun bereidheid om zich aan te sluiten bij de visie van de organisatie.

RFI en RFP

Stap 3b omvat het aanmaken van Request for Information (RFI) en Request for Proposal (RFP) -documenten nadat het beperkte aantal leveranciers is gekozen. De RFI verdiept zich in de achtergronden en ervaringen van leveranciers, terwijl de RFP gedetailleerde voorstellen vraagt over hoe elke leverancier van plan is in te spelen op de behoeften van de organisatie. Dit proces is iteratief en wordt samengewerkt tussen de organisatie en leveranciers, met als doel strategische en operationele aspecten op elkaar af te stemmen voor de beste pasvorm. Beide stappen leggen de nadruk op samenwerking, strategische afstemming en diepgaande evaluatie om ervoor te zorgen dat de geselecteerde leverancier meer wordt dan alleen een leverancier, maar een strategische partner die is afgestemd op de doelstellingen van de organisatie.

Demo's en evaluatie

In stap 4, na het verzamelen van RFI- en RFP-documenten, verschuift de focus naar het tot leven brengen van theoretische concepten door geselecteerde leveranciers uit te nodigen om demo's van hun ERP-systemen te presenteren. Deze demo's zijn bedoeld om de bruikbaarheid, de gebruikerservaring en het aanpassingsvermogen van het systeem te beoordelen om aan de behoeften van de klant te voldoen. De nadruk ligt op een 'look-and-feel'-ervaring, waarbij specifieke functies of processen worden onderzocht om de effectiviteit en het gebruiksgemak te meten. Interactie tijdens demo's maakt diepgaande discussies mogelijk, waarbij technische, culturele en operationele aspecten aan bod komen. Na de demo's worden samen met klanten grondige evaluaties uitgevoerd, waarbij technische functionaliteiten, schaalbaarheid, samenwerking met leveranciers en afstemming op organisatiedoelstellingen op lange termijn worden afgewogen. Deze fase verfijnt de opties en begeleidt het geïnformeerde besluitvormingsproces voor het selecteren van de ERP-oplossing die het best aansluit bij de visie en doelstellingen van de klant.

Financiële evaluatie

Stap 5 omvat het evalueren van de financiële aspecten van ERP-systemen. Dit omvat niet alleen de initiële kosten, maar ook de kosten op lange termijn, zoals eigendomskosten, licenties, implementatie en doorlopende ondersteuning. Het is cruciaal om een realistisch budget op te stellen en rekening te houden met schaalbaarheid naarmate de organisatie groeit. Deze stap zorgt voor een uitgebreid inzicht in kosten en baten om een weloverwogen beslissing te nemen die is afgestemd op de financiële doelstellingen van de klant. Bovendien verminderen de automatische upgrades en updates voor oplossingen zoals NetSuite, wat echte cloudsystemen zijn, de noodzaak van handmatige tussenkomst, waardoor de IT-afdeling vrijkomt voor strategische initiatieven, wat mogelijk kan leiden tot kostenbesparingen op lange termijn en operationele efficiëntie.

Selectiebesluit

Stap 6 omvat het maken van de uiteindelijke keuze voor een ERP-systeem op basis van grondige analyse, waarbij rekening wordt gehouden met technische aspecten, praktische bruikbaarheid, financiën en strategische afstemming. Dit besluit vereist consensus tussen alle belanghebbenden voor een soepele uitvoering. Als leverancier is het de rol om ondersteuning, informatie en begeleiding te bieden om te zorgen voor een weloverwogen beslissing die is afgestemd op de visie van de klant. Deze stap is cruciaal en vormt de basis voor de richting van het project door de doelstellingen van de klant te vertalen in een concrete ERP-oplossingskeuze op basis van collectieve expertise en inspanningen.

Voorbereiding van de implementatie

Bereid de implementatie voor door bestaande processen te optimaliseren. Verfijn de workflows voor een soepelere overgang.Hoe lang duurt zo'n proces:De gemiddelde doorlooptijd van een ERP-selectieproces in weken kan sterk variëren, afhankelijk van de complexiteit van de organisatie en het project. Over het algemeen kun je echter een ruwe schatting maken op basis van de fasen die ik eerder noemde. Hier is een schatting van de gemiddelde doorlooptijd in weken voor elk van de belangrijkste fasen:

1. Voorbereiding en strategische planning (intern): 4-12 weken
2. Behoeftenanalyse (intern): 12-24 weken
3. Selectie van leveranciers: 8-16 weken
4. Demo's en evaluatie: 4-8 weken
5. Financiële evaluatie (intern): 4-12 weken
6. Selectiebesluit (intern): 4-8 weken
7. Voorbereiding van de implementatie: 8-12 weken

Dit komt neer op een totaal van 48-92 weken, wat neerkomt op ongeveer 1 tot 2 jaar voor het volledige ERP-selectieproces tot de daadwerkelijke start van de implementatie. Houd er rekening mee dat dit een algemene schatting is en dat de werkelijke doorlooptijd sterk kan variëren, afhankelijk van de specifieke omstandigheden van de organisatie en het project. Het is belangrijk om flexibel te zijn en de nodige tijd te nemen om een weloverwogen beslissing te nemen die aansluit bij de behoeften en doelstellingen van de organisatie.Kan dat niet echt sneller?Het versnellen van een ERP-selectieproces is mogelijk, maar het is belangrijk om voorzichtig te werk te gaan en de juiste balans te vinden tussen snelheid en grondigheid. Een te overhaaste aanpak kan ertoe leiden dat belangrijke stappen en overwegingen over het hoofd worden gezien, wat op lange termijn tot problemen kan leiden. Het proces van selectie en implementatie van een ERP-systeem omvat verschillende cruciale stappen. In eerste instantie zijn grondige voorbereiding en strategische planning essentieel om de behoeften van de organisatie te begrijpen en ervoor te zorgen dat het gekozen systeem aansluit bij de doelstellingen. Als u deze stap overslaat, kan dit leiden tot een discrepantie tussen het ERP-systeem en de vereisten van het bedrijf. De daaropvolgende fase van behoefteanalyse verstevigt deze afstemming verder, waardoor problemen tijdens de uitvoering worden voorkomen. Efficiëntie bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen tijdens de voorbereiding is cruciaal, hoewel tijdrovend; zorgvuldige planning en toewijzing van middelen kunnen deze fase versnellen zonder de prestaties op lange termijn in gevaar te brengen. Voor een snellere doorlooptijd kunnen echter extra middelen nodig zijn, zoals meer personeel of consultants. Duidelijke communicatie en betrokkenheid van belanghebbenden blijven cruciaal, zelfs in versnelde tijdlijnen, om het succes van het project te garanderen.