Hvad bringer Fast Four til applikationen for at forbedre standard NetSuite-funktionaliteter?

Baggrund

Hos Novutech arbejder vi hånd i hånd med Fast Four, der nu er en del af Zone & Co, en ERP Partner med fuld service specialiseret i NetSuite. De giver mange muligheder for at udvide nogle af funktionerne i vores ERP, og der er især to, som vi kan lide at arbejde med. Den første SuiteApp, Fast Four Bank Reconcision, forener automatisk med kontoudtog alt fra regninger til fakturaer samt betalinger, udgiftsrapporter og mange flere, og er afhængig af en download af en opgørelse eller en transaktionsstrøm direkte fra banken. Den anden SuiteApp, Fast Four Scan & Capture, automatiserer indtastningen af leverandørregninger både fra PDF-fakturaer og e-fakturaer, men også levering af e-fakturaer til kunder.Lad os finde ud af mere om dem.

Funktionaliteter

Hos Novutech arbejder vi hovedsageligt med to Fast Four SuiteApps, Bank Reconcision og Scan & Capture, som vi vil introducere for dig i den følgende artikel.BankafstemningFast Four Bank Reconcision SuiteApp giver brugerne mulighed for automatisk at afstemme deres bankkonti på få minutter og spare timer med manuel behandling hver dag. Det betyder mindre besvær, manuel indtastning og fejl. Med andre ord, i stedet for at brugere spilder timer på at indtaste og matche hver linje i deres kontoudtog, opretter og forener denne SuiteApp automatisk alle transaktioner i et let trin. For at gøre dette skal brugerne blot downloade opgørelser eller oprette et transaktionsflow direkte fra deres bank for automatisk at oprette og afstemme transaktioner på tværs af flere virksomheder, bankkonti, kort, valutaer og elektroniske betalingsudbydere. Som et resultat giver Bank Reconcision by Fast Four større kontrol, synlighed og fokus på at bruge dataene i stedet for at indtaste dem.

Efter denne korte introduktion, lad os dykke ned i de vigtigste højdepunkter i denne SuiteApp.

• Automatiser indtastning og afstemning af banktransaktioner

Fast Four Bank Reconcision SuiteApp importerer kontoudtog filer og udfører en automatisk afstemningsproces i NetSuite. Modtagne kontanter genererer betalingstransaktioner på kundefakturaer, mens foretagne betalinger er knyttet til regninger, journaler og andre udgifter baseret på automatiske matchningsregler. Foreslåede transaktioner for enhver umatchet linje er synlige på skærmen for bankafstemning med et enkelt klik. Næsten ethvert filformat understøttes, herunder CODA, Comp53, MT940, OFX, QFX og mange flere, herunder forskellige landespecifikke formater. Hvis et format, som kunden bruger, ikke understøttes som standard, kan programmet desuden konfigureres efter behov ved at importere en CSV med en brugerdefineret feltkortlægning.

• Løs komplekse scenarier med et enkelt klik på en knap

Betalinger i fremmed valuta, konsoliderede eller delte betalinger og betalingsforskelle kan alle behandles med et klik på en knap, hvilket forbedrer NetSuite-standardfunktionaliteten betydeligt og reducerer den tid, det tager for brugerne at afstemme transaktioner betydeligt. Ad hoc-transaktioner såsom kortbetalinger eller bankrenteindtjening kan også let oprettes på farten.

• Afstemme kreditkort og betalingsgateways

Automatiseret afstemning er ikke begrænset til bankkonti. Med out-of-the-box-konfigurationsmuligheder er det nemt at automatisere afstemningen af alle overgange i en virksomhed, herunder kreditkortudbydere eller betalingsgateways.

• Annuller direkte debitering

I tilfælde, hvor direkte debiteringer bruges til at modtage betalinger fra kunder, kan betalinger undertiden annulleres. Fast Four's bankafstemningsapplikation matcher automatisk annulleringer af direkte debitering og bogfører dem korrekt i hovedbogen som en ny transaktionstype kaldet „Direct Debit Reversal“. Denne proces åbner automatisk den oprindelige faktura igen og viser årsagen til annulleringen, hvilket gør det muligt for standard NetSuite-arbejdsgange at advare brugere, automatisk anmode om en ny betaling eller følge op med kunden personligt.

• Tillad journalposter med flere linjer

En bankbetaling kan nemt knyttes til flere GL-konti i NetSuite med kun et klik.Ud over alle disse fordele, takket være Bank Reconcision SuiteApp, kan masser af operationer administreres såsom kundebetaling, ikke-anvendt kundebetaling, kreditorbetaling (regningsbetaling), kreditorbetaling uden regning anvendt (forudbetaling), betaling af udgiftsnoter, anden betaling (bortset fra AP eller AR), elektronisk pengeoverførselsbetaling og direkte debitering.Scan og optagNår det kommer til Fast Four Scan & Capture SuiteApp, er det en indbygget Purchase-To-Pay (P2P) procesautomatiseringsløsning til NetSuite. Det automatiserer oprettelsen af fakturaer og leverandørkreditter ved hjælp af OCR uden at skulle forlade NetSuite-skærmen. Det reducerer manuel kreditorbehandling med 83%, eliminerer risiko og forbedrer de eksisterende NetSuite-tilpasninger, arbejdsgange, dashboards og rapporter uden at bekymre sig om integrationer eller ekstern software. Denne applikation er nem at bruge og overkommelig, med fjerninstallation og træning, der kræver mindre end to timers tid.

Lad os nu gå videre til de vigtigste funktioner i denne SuiteApp.

• OCR, maskinlæring og registrering af e-faktura

Ved hjælp af OCR (Optical Character Recognition) oprettes leverandørfakturaer og kreditter modtaget som PDF-dokumenter automatisk på linjeniveau i NetSuite. Applikationen er uddannet til at genkende faktorer som leverandørens udseende og følelse, transaktionsdato, ordrereference og beløb, hvilket betyder, at brugerne ikke behøver at oprette transaktioner, udfylde data eller endda forlade deres NetSuite-skærm. Dette reducerer behandlingstiden med gennemsnitligt 83% og eliminerer manuelle fejl. Elektroniske fakturaer er også nemme at administrere ved hjælp af XML-import, hvilket betyder, at denne teknologi kan vedtages straks og i fremtiden, efterhånden som brugen bliver mere udbredt.

• Visning af delt skærm og transaktionspanel

Det er ikke nødvendigt at forlade NetSuite-skærmen eller navigere til ekstern software for at se relevante transaktioner og dokumenter. Brugere, godkendere og revisorer kan hurtigt og nemt se NetSuite-transaktionen og det faktiske dokument modtaget fra leverandører på én skærm med funktionen delt skærm. Transaktionspanelet giver også et simpelt overblik over transaktioner efter status, så brugerne hurtigt kan komme videre og udføre opgaver og gå videre til den næste opgave.

• Optag yderligere felter, og udvid eksisterende arbejdsgange og tilpasninger

Da applikationen er indbygget, drives alt, hvad der fanges, af NetSuite-konfigurationen. Eksisterende tilpasninger, yderligere felter eller godkendelsesarbejdsgange kan bruges eller forbedres med sikkerhed uden at skulle bekymre sig om eksterne integrationer eller kompatibilitet med tredjepartsformater.

• Ordretilpasning, linjegenkendelse og automatisk leverandørbehandling

Trevejs ordretilpasning kan automatiseres ved at inkludere flere ordrer i en konsolideret faktura. Genkendelse på linjeniveau betyder, at omkostningerne kan tildeles korrekt på linjeniveau, selv på tværs af flere sider, uden behov for manuel indtastning eller allokering. For endnu større effektivitet kan visse leverandører markeres med „Automatisk behandling“, hvilket betyder, at deres fakturaer automatisk videresendes til godkendelse uden manuel indgriben.

• Understøttelse af stort set ethvert sprog og tegnsæt

Det er værd at nævne, at OCR-teknologi kan genkende og behandle næsten ethvert sprog og tegnsæt som standard.Gennem Scan & Capture SuiteApp, uanset om du administrerer tusinder af leverandørfakturaer eller blot nogle få, er denne applikation en hurtigere, mere effektiv og sjovere måde at behandle fakturaer på.

Konklusion

Hos Novutech arbejder vi primært med de to Fast Four SuiteApps, Bank Reconcision og Scan & Capture, som vi regelmæssigt anbefaler til vores kunder. Vi er derfor vant til at håndtere disse applikationer og er i stand til at levere ekspertise om deres implementering og anvendelse. Du er velkommen til at kontakte os med yderligere information eller forespørgsel.

Kort sagt

Kilderhttps://www.suiteapp.com/Fast-Four-Bank-Reconciliationhttps://www.suiteapp.com/Fast-Four-Scan-Capture