Qu'apporte Fast Four à l'application pour améliorer les fonctionnalités standard de NetSuite ?

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May 19, 2022

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Contexte

Chez Novutech, nous travaillons main dans la main avec Fast Four, qui fait désormais partie de Zone & Co, un partenaire ERP à service complet spécialisé dans NetSuite. Ils offrent de nombreuses possibilités d'étendre certaines fonctionnalités de notre ERP et nous aimons travailler avec deux d'entre eux en particulier. La première SuiteApp, Fast Four Bank Reconciliation, réconcilie automatiquement avec les relevés bancaires tout, des factures aux factures, en passant par les paiements, les notes de dépenses et bien d'autres encore, et repose sur le téléchargement d'un relevé ou d'un flux de transactions directement depuis la banque. La deuxième SuiteApp, Fast Four Scan & Capture, automatise la saisie des factures fournisseurs à la fois à partir de factures PDF et de factures électroniques, mais également la livraison des factures électroniques aux clients. Découvrons-en plus à leur sujet.

Fonctionnalités

Chez Novutech, nous travaillons principalement avec deux applications Fast Four SuiteApps, Bank Reconciliation et Scan & Capture, que nous vous présenterons dans l'article suivant.Rapprochement bancaireL'application Fast Four Bank Reconciliation SuiteApp permet aux utilisateurs de réconcilier automatiquement leurs comptes bancaires en quelques minutes et d'économiser des heures de traitement manuel chaque jour. Cela signifie moins de tracas, de saisies manuelles et d'erreurs. En d'autres termes, au lieu que les utilisateurs perdent des heures à saisir et à faire correspondre chaque ligne de leur relevé bancaire, cette SuiteApp crée et réconcilie automatiquement toutes les transactions en une seule étape. Pour ce faire, les utilisateurs téléchargent simplement des relevés ou configurent un flux de transactions directement depuis leur banque pour créer et rapprocher automatiquement des transactions entre plusieurs sociétés, comptes bancaires, cartes, devises et fournisseurs de paiement électronique. Par conséquent, Bank Reconciliation by Fast Four offre un contrôle et une visibilité accrus et permet de se concentrer sur l'utilisation des données plutôt que sur leur saisie.

Après cette brève introduction, examinons les principaux points forts de cette SuiteApp.

Automatisez la saisie et le rapprochement des transactions bancaires

L'application Fast Four Bank Reconciliation SuiteApp importe des fichiers de relevés bancaires et exécute un processus de rapprochement automatique dans NetSuite. Les espèces reçues génèrent des transactions de paiement sur les factures des clients, tandis que les paiements effectués sont liés aux factures, aux journaux et aux autres dépenses sur la base de règles d'appariement automatique. Les transactions suggérées pour toute ligne non correspondante sont visibles en un clic sur l'écran de rapprochement bancaire. Presque tous les formats de fichiers sont pris en charge, y compris CODA, Comp53, MT940, OFX, QFX et bien d'autres, y compris divers formats spécifiques à chaque pays. En outre, si un format utilisé par le client n'est pas pris en charge par défaut, l'application peut être configurée selon les besoins en important un fichier CSV avec un mappage de champs personnalisé.

Résolvez des scénarios complexes en un seul clic

Les paiements en devises, les paiements consolidés ou fractionnés et les différences de paiement peuvent tous être traités d'un simple clic, ce qui améliore considérablement les fonctionnalités standard de NetSuite et réduit considérablement le temps nécessaire aux utilisateurs pour rapprocher les transactions. Les transactions ad hoc telles que les paiements par carte ou les revenus d'intérêts bancaires peuvent également être facilement créées à la volée.

Réconcilier les cartes de crédit et les passerelles de paiement

Le rapprochement automatique n'est pas limité aux comptes bancaires. Grâce à des options de configuration prêtes à l'emploi, il est possible d'automatiser facilement le rapprochement de toutes les transitions dans une entreprise, y compris les fournisseurs de cartes de crédit ou les passerelles de paiement.

Annuler le prélèvement automatique

Dans les cas où les prélèvements automatiques sont utilisés pour recevoir des paiements de clients, les paiements peuvent parfois être annulés. L'application de rapprochement bancaire de Fast Four associe automatiquement les annulations de prélèvement automatique et les enregistre correctement dans le grand livre sous la forme d'un nouveau type de transaction appelé « Annulation des prélèvements automatiques ». Ce processus ouvre automatiquement la facture d'origine et affiche le motif de l'annulation, ce qui permet aux flux de travail NetSuite standard d'alerter les utilisateurs, de demander automatiquement un nouveau paiement ou de suivre le client en personne.

Autoriser les entrées de journal multilignes

Un paiement bancaire peut être facilement associé à plusieurs comptes GL dans NetSuite en un seul clic. Outre tous ces avantages, l'application Bank Reconciliation SuiteApp permet de gérer de nombreuses opérations telles que le paiement des clients, le paiement des clients non appliqués, le paiement du fournisseur (paiement de factures), le paiement du fournisseur sans facture appliquée (prépaiement), le paiement des notes de frais, les autres paiements (autres que AP ou AR), le paiement par virement électronique de fonds et le paiement par prélèvement automatique.Numérisation et captureEn ce qui concerne l'application Fast Four Scan & Capture SuiteApp, il s'agit d'une solution native d'automatisation des processus Purchase-To-Pay (P2P) pour NetSuite. Il automatise la création des factures et des crédits fournisseurs à l'aide de l'OCR, sans avoir à quitter l'écran NetSuite. Il réduit le traitement manuel des comptes fournisseurs de 83 %, élimine les risques et améliore les personnalisations, les flux de travail, les tableaux de bord et les rapports NetSuite existants sans vous soucier des intégrations ou des logiciels externes. Cette application est facile à utiliser et abordable, son installation et sa formation à distance nécessitant moins de deux heures.

Passons maintenant aux fonctionnalités les plus importantes de cette SuiteApp.

OCR, apprentissage automatique et capture de factures électroniques

Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), les factures fournisseurs et les crédits reçus sous forme de documents PDF sont automatiquement créés au niveau de la ligne dans NetSuite. L'application est conçue pour reconnaître des facteurs tels que l'apparence du fournisseur, la date de la transaction, la référence de la commande et le montant, ce qui signifie que les utilisateurs n'ont pas besoin de créer des transactions, de remplir des données ou même de quitter leur écran NetSuite. Cela réduit le temps de traitement de 83 % en moyenne et élimine les erreurs manuelles. Les factures électroniques sont également faciles à gérer grâce aux importations XML, ce qui signifie que cette technologie peut être adoptée immédiatement et à l'avenir à mesure que son utilisation se généralisera.

Affichage en écran partagé et tableau de bord des transactions

Il n'est pas nécessaire de quitter l'écran NetSuite ou de naviguer vers un logiciel externe pour afficher les transactions et les documents pertinents. Les utilisateurs, les approbateurs et les auditeurs peuvent visualiser rapidement et facilement la transaction NetSuite et le document réel reçu des fournisseurs sur un seul écran grâce à la fonction d'écran partagé. Le tableau de bord des transactions fournit également un aperçu simple des transactions par statut afin de permettre aux utilisateurs de progresser rapidement, d'effectuer des tâches et de passer à la tâche suivante.

Capturez des champs supplémentaires et étendez les flux de travail et les personnalisations existants

Comme l'application est native, tout ce qui est capturé est piloté par la configuration NetSuite. Les personnalisations existantes, les champs supplémentaires ou les flux de travail d'approbation peuvent être utilisés ou améliorés en toute confiance sans avoir à vous soucier des intégrations externes ou de la compatibilité avec des formats tiers.

Correspondance des commandes, reconnaissance des lignes et traitement automatique des fournisseurs

L'appariement tridimensionnel des commandes peut être automatisé en incluant plusieurs commandes dans une facture consolidée. La reconnaissance au niveau des lignes signifie que les coûts peuvent être correctement répartis au niveau de la ligne, même sur plusieurs pages, sans qu'il soit nécessaire de les saisir ou de les affecter manuellement. Pour encore plus d'efficacité, certains fournisseurs peuvent être marqués pour le « traitement automatique », ce qui signifie que leurs factures sont automatiquement transmises pour approbation, sans intervention manuelle.

Compatible avec pratiquement toutes les langues et tous les jeux de caractères

Il convient de mentionner que la technologie OCR peut reconnaître et traiter presque toutes les langues et tous les jeux de caractères en standard. Grâce à l'application Scan & Capture SuiteApp, qu'il s'agisse de gérer des milliers de factures fournisseurs ou seulement quelques-unes, cette application constitue un moyen plus rapide, plus efficace et plus agréable de traiter les factures.

Conclusion

Chez Novutech, nous travaillons principalement avec les deux applications Fast Four SuiteApps, Bank Reconciliation et Scan & Capture, que nous recommandons régulièrement à nos clients. Nous sommes donc habitués à traiter ces applications et sommes en mesure de fournir une expertise sur leur mise en œuvre et leur utilisation. N'hésitez pas à nous contacter pour toute information ou question supplémentaire.