Wat brengt Fast Four naar de applicatie om de standaard NetSuite-functionaliteiten te verbeteren?

Achtergrond

Bij Novutech werken we nauw samen met Fast Four, nu onderdeel van Zone & Co, een full-service ERP-partner gespecialiseerd in NetSuite. Ze bieden veel mogelijkheden om enkele functies van ons ERP uit te breiden en er zijn er twee in het bijzonder waar we graag mee samenwerken. De eerste SuiteApp, Fast Four Bank Reconciliation, stemt automatisch alles af met bankafschriften, van facturen tot facturen, betalingen, uitgavenrapporten en nog veel meer, en is afhankelijk van het downloaden van een afschrift of een transactiestream rechtstreeks van de bank. De tweede SuiteApp, Fast Four Scan & Capture, automatiseert de invoer van leveranciersfacturen, zowel van PDF-facturen als e-facturen, maar ook de levering van e-facturen aan klanten.Laten we er meer over te weten komen.

Functionaliteiten

Bij Novutech werken we voornamelijk met twee Fast Four SuiteApps, Bank Reconciliation en Scan & Capture, die we in het volgende artikel aan u zullen voorstellen.BankverzoeningMet de Fast Four Bank Reconciliation SuiteApp kunnen gebruikers binnen enkele minuten automatisch hun bankrekeningen afstemmen en elke dag uren handmatige verwerking besparen. Dit betekent minder gedoe, handmatige invoer en fouten. Met andere woorden, in plaats van dat gebruikers uren verspillen aan het invoeren en matchen van elke regel van hun bankafschrift, creëert en verzoent deze SuiteApp automatisch alle transacties in één eenvoudige stap. Om dit te doen, kunnen gebruikers eenvoudig afschriften downloaden of rechtstreeks van hun bank een transactiestroom opzetten om automatisch transacties tussen meerdere bedrijven, bankrekeningen, kaarten, valuta en elektronische betalingsproviders aan te maken en te verzoenen. Als gevolg hiervan biedt Bank Reconciliation van Fast Four meer controle, zichtbaarheid en focus op het gebruik van de gegevens in plaats van ze in te voeren.

Laten we na deze korte introductie de belangrijkste hoogtepunten van deze SuiteApp onder de loep nemen.

• Automatiseer de invoer en afstemming van banktransacties

De Fast Four Bank Reconciliation SuiteApp importeert bestanden met bankafschriften en voert een automatisch afstemmingsproces uit in NetSuite. Ontvangen contant geld genereert betalingstransacties op facturen van klanten, terwijl gedane betalingen worden gekoppeld aan facturen, dagboeken en andere uitgaven op basis van automatische matchingsregels. Voorgestelde transacties voor elke lijn die niet bij elkaar past, zijn met één klik zichtbaar in het scherm voor bankafstemming. Bijna elk bestandsformaat wordt ondersteund, waaronder CODA, Comp53, MT940, OFX, QFX en nog veel meer, inclusief verschillende landspecifieke formaten. Als een formaat dat door de klant wordt gebruikt niet standaard wordt ondersteund, kan de toepassing bovendien naar behoefte worden geconfigureerd door een CSV met een aangepaste veldtoewijzing te importeren.

• Los complexe scenario's op met één klik op de knop

Betalingen in vreemde valuta, geconsolideerde of gesplitste betalingen en betalingsverschillen kunnen allemaal met één druk op de knop worden verwerkt, waardoor de standaard NetSuite-functionaliteit aanzienlijk wordt verbeterd en de tijd die gebruikers nodig hebben om transacties te verzoenen aanzienlijk wordt verkort. Ad-hoctransacties, zoals kaartbetalingen of bankrente-inkomsten, kunnen ook eenvoudig in een handomdraai worden aangemaakt.

• Creditcards en betalingsgateways op elkaar afstemmen

Geautomatiseerde afstemming is niet beperkt tot bankrekeningen. Met kant-en-klare configuratieopties is het mogelijk om eenvoudig de afstemming van alle overgangen in een bedrijf te automatiseren, inclusief creditcardaanbieders of betalingsgateways.

• Automatische incasso annuleren

In gevallen waarin automatische incasso's worden gebruikt om betalingen van klanten te ontvangen, kunnen betalingen soms worden geannuleerd. De applicatie voor bankafstemming van Fast Four koppelt automatisch annuleringen van automatische incasso aan elkaar en boekt deze correct naar het grootboek als een nieuw transactietype, genaamd „Omkering van automatische incasso”. In dit proces wordt de originele factuur automatisch opnieuw geopend en wordt de reden voor de annulering weergegeven, waardoor standaard NetSuite-workflows gebruikers kunnen waarschuwen, automatisch een nieuwe betaling kunnen aanvragen of persoonlijk contact met de klant kunnen opnemen.

• Journaalboekingen met meerdere regels toestaan

Een bankbetaling kan eenvoudig worden gekoppeld aan meerdere GL-accounts in NetSuite met slechts één klik. Naast al deze voordelen kunnen dankzij de Bank Reconciliation SuiteApp tal van transacties worden beheerd, zoals klantbetaling, niet-toegepaste klantbetaling, leveranciersbetaling (factuurbetaling), leveranciersbetaling zonder factuur (vooruitbetaling), onkostennota's, andere betalingen (behalve AP of AR), elektronische overboekingen en automatische incasso.Scannen en vastleggenAls het gaat om de Fast Four Scan & Capture SuiteApp, is dit een native Purchase-To-Pay (P2P) procesautomatiseringsoplossing voor NetSuite. Het automatiseert het aanmaken van facturen en leverancierskredieten met behulp van OCR, zonder dat u het NetSuite-scherm hoeft te verlaten. Het vermindert de handmatige verwerking van crediteuren met 83%, elimineert risico's en verbetert de bestaande NetSuite-aanpassingen, workflows, dashboards en rapporten zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over integraties of externe software. Deze applicatie is eenvoudig te gebruiken en betaalbaar, en installatie en training op afstand vergen minder dan twee uur.

Laten we nu verder gaan met de belangrijkste functies van deze SuiteApp.

• OCR, machine learning en registratie van e-facturen

Door gebruik te maken van Optical Character Recognition (OCR) worden facturen en tegoeden van leveranciers die als PDF-documenten worden ontvangen, automatisch aangemaakt op lijnniveau in NetSuite. De applicatie is getraind om factoren te herkennen zoals de look en feel van de leverancier, de transactiedatum, de orderreferentie en het bedrag, wat betekent dat gebruikers geen transacties hoeven aan te maken, gegevens hoeven in te vullen of zelfs hun NetSuite-scherm hoeven te verlaten. Dit verkort de verwerkingstijd met gemiddeld 83% en elimineert handmatige fouten. Elektronische facturen zijn ook eenvoudig te beheren met behulp van XML-import, wat betekent dat deze technologie onmiddellijk en in de toekomst kan worden toegepast naarmate het gebruik ervan op grotere schaal wordt toegepast.

• Gesplitste schermweergave en transactiedashboard

U hoeft het NetSuite-scherm niet te verlaten of naar externe software te navigeren om relevante transacties en documenten te bekijken. Gebruikers, goedkeurders en auditors kunnen met de functie voor gesplitst scherm snel en eenvoudig de NetSuite-transactie en het daadwerkelijke document dat ze van leveranciers hebben ontvangen, op één scherm bekijken. Het transactiedashboard biedt ook een eenvoudig overzicht van transacties per status, zodat gebruikers snel vooruitgang kunnen boeken en taken kunnen voltooien en naar de volgende taak kunnen gaan.

• Leg extra velden vast en breid bestaande workflows en aanpassingen uit

Omdat de toepassing native is, wordt alles wat wordt vastgelegd, aangestuurd door de NetSuite-configuratie. Bestaande aanpassingen, extra velden of goedkeuringsworkflows kunnen met vertrouwen worden gebruikt of verbeterd zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over externe integraties of compatibiliteit met formaten van derden.

• Orderafstemming, lijnherkenning en automatische verwerking van leveranciers

Het matchen van bestellingen op drie manieren kan worden geautomatiseerd door meerdere bestellingen op te nemen in een geconsolideerde factuur. Herkenning op regelniveau betekent dat kosten op regelniveau correct kunnen worden toegewezen, zelfs over meerdere pagina's, zonder dat handmatige invoer of toewijzing nodig is. Voor nog meer efficiëntie kunnen bepaalde leveranciers worden gemarkeerd voor „Automatische verwerking”, wat betekent dat hun facturen automatisch ter goedkeuring worden doorgestuurd, zonder handmatige tussenkomst.

• Ondersteuning voor vrijwel elke taal en tekenset

Vermeldenswaard is dat OCR-technologie vrijwel elke taal en tekenset standaard kan herkennen en verwerken. Via de Scan & Capture SuiteApp is deze applicatie een snellere, efficiëntere en leukere manier om facturen te verwerken, of het nu gaat om het beheren van duizenden facturen van leveranciers, of slechts enkele, een snellere, efficiëntere en aangenamere manier om facturen te verwerken.

Conclusie

Bij Novutech werken we voornamelijk met de twee Fast Four SuiteApps, Bank Reconciliation en Scan & Capture, die we regelmatig aanbevelen aan onze klanten. We zijn daarom gewend om met deze toepassingen om te gaan en kunnen expertise bieden over de implementatie en het gebruik ervan. Neem gerust contact op voor meer informatie of vragen.

In het kort

Bronnenhttps://www.suiteapp.com/Fast-Four-Bank-Reconciliationhttps://www.suiteapp.com/Fast-Four-Scan-Capture