Novutech Løsning med rykkeri

Baggrund

Når det kommer til styring af tilgodehavender, viser mange af vores kunder interesse i en dunning-proces for at spore deres forfaldne saldi og sende inkassobreve til deres kunder. Faktisk er dunning typisk en kedelig, men alligevel væsentlig del af enhver virksomhed, og en fuldt automatiseret og strømlinet indsamlingsproces kan værdsættes højt af NetSuite-brugere.

Vores egne kunder har dog sjældent brug for en alt for kompleks metode og foretrækker i stedet at holde en enkel, men effektiv tilgang. I disse tilfælde, da det ville vise sig kontraproduktivt at konfigurere en tung og omfattende app til kun at bruge en brøkdel af dens funktioner, designer vi normalt vores egen tilpassede dunning-proces, så den passer til vores kunders krav uden at overdrive det.

Funktionaliteter

Afhængigt af brugerens behov er det muligt at anvende dunning på kundeniveau eller på transaktionsniveau på fakturaen.

I denne artikel beskriver vi vores løsning på kundeniveau, som generelt foretrækkes af vores kunder. For at konfigurere denne metode bruges forskellige standard NetSuite-processer: e-mail-skabeloner, formulartilpasning, gemte søgninger og arbejdsgange.

E-mail-skabeloner

Det første trin er at definere antallet af dunning-niveauer i form af forsinkede dage og at udarbejde e-mail-skabelonen for hver tærskel, tilpasse tonen og indholdet afhængigt af betalingsforsinkelsen.

Formulartilpasning

Det andet trin består i at tilpasse kundeformularen ved at tilføje de felter, der vil blive brugt til at bestemme dunning-tilstanden svarende til kundens forfaldne saldo.

Her er de felter, vi bruger:

• Ekskluder fra Dunning: for at kontrollere, om dunning-processen ikke gælder for den pågældende kunde.
• Dunning to Process: en boks for hver stat, baseret på den forfaldne dag.
• Dunning Behandlet: en boks for hver stat, markeret, om e-mailen er sendt.
• Dunning-dato: et datofelt for hver stat, der angiver datoen, hvor e-mailen blev sendt.

Gemte søgninger

Hele processen er afhængig af en række gemte søgninger. Afhængigt af den forfaldne saldo, de forfaldne dage og afkrydsningsfelterne i kundejournalen opdeler flere søgninger de gældsatte kunder i forskellige stater:

[1] Kunder, der har en forfalden saldo på mere end et vist antal dage, men for hvilke det tilsvarende „Dunning“ -felt ikke er markeret, forudsat at „Ekskluder fra Dunning“ ikke er markeret (dvs. kunden har indtastet en ny tilstand).

[2] Kunder, der har markeret afkrydsningsfeltet „Dunning“, men det tilsvarende „Dunning Processing“ -felt ikke er markeret (dvs. dunning-e-mailen er ikke sendt endnu).

[3] Kunder, der har kontrolleret „Dunning“ eller „Dunning Processing“, men hvis saldo ikke er forsinket (dvs. de har afregnet deres konto).

Arbejdsforløb

Endelig kører tre typer planlagte arbejdsgange hver dag baseret på resultaterne af de førnævnte gemte søgninger for at markere/fjerne markeringen af dunning-afkrydsningsfelterne og til sidst sende e-mails til kunderne.

[1] Arbejdsgange for at markere det korrekte „Dunning“ -felt.

[2] Arbejdsgange til at sende e-mailen, hvis feltet „Dunning“ er markeret, men ikke det tilsvarende felt „Dunning behandlet“. Dette bruger de e-mail-skabeloner, der blev oprettet i det første trin, og vedhæfter en PDF-fil af kundeerklæringen til e-mailen. Det markerer også afkrydsningsfeltet „Behandlet Dunning“ og tilføjer datoen i det tilsvarende felt.

[3] Arbejdsgange for at fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne, når kontoen er afviklet.

Resultat

Kunderne modtager en automatisk e-mail, der giver dem besked om, at de har en forsinket saldo at afregne. Vedhæftet til e-mailen er erklæringen, der minder dem om alle deres åbne transaktioner.

På kundeoptegnelsen opdateres dunning-felterne i overensstemmelse hermed, hvilket sikrer klar synlighed over processen.

Alternative løsninger

Som nævnt ovenfor kan en lignende løsning konfigureres på transaktionsniveau for hver faktura baseret på forfaldsdato og fakturaens status.

En anden mulig justering består i at bruge masseopdateringer til at udløse arbejdsgange „Afsendelse af e-mails“ i stedet for at planlægge dem. Dette giver brugerne mulighed for at se på de involverede kunder og foretage et valg, før de sender påmindelserne.

Konklusion

Denne skræddersyede løsning gør det nemmere for kunden at indsamle forfaldne saldi, hvilket ellers kan være en udmattende og tidskrævende opgave. Denne automatiserede proces sparer vores kunder tid og stress ved ubarmhjertigt at ringe og skrive til deres kunder for at kræve betaling, og det hjælper dem med at sikre stabile pengestrømme.

Kort sagt

• Nemt og ligetil
• Standard NetSuite-processer
• Tilpasningsevne til brugernes forretning
• Kan være fuldt automatiseret
• Statsbaseret og nem sporing af hver kundes status

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?