Novutech Dunning-oplossing op maat

Achtergrond

Als het gaat om debiteurenbeheer, tonen veel van onze klanten interesse in een aanmaningsproces om hun achterstallige saldi bij te houden en incassobrieven naar hun klanten te sturen. Dunning is doorgaans een vervelend, maar essentieel onderdeel van elk bedrijf en een volledig geautomatiseerd en gestroomlijnd incassoproces kan door NetSuite-gebruikers zeer gewaardeerd worden.

Onze eigen klanten hebben echter zelden een te complexe methode nodig en kiezen liever voor een eenvoudige maar efficiënte aanpak. Omdat het in deze gevallen contraproductief zou zijn om een zware en uitgebreide app te configureren die slechts een fractie van de functies gebruikt, ontwerpen we meestal ons eigen aangepaste aanmaakproces om aan de eisen van onze klanten te voldoen, zonder het te overdrijven.

Functionaliteiten

Afhankelijk van de behoeften van de gebruiker is het mogelijk om op klantniveau of op transactieniveau op de factuur gebruik te maken van dunning.

In dit artikel beschrijven we onze oplossing op klantniveau, waar onze klanten over het algemeen de voorkeur aan geven. Om deze methode in te stellen, worden verschillende standaard NetSuite-processen gebruikt: e-mailsjablonen, formulieraanpassing, opgeslagen zoekopdrachten en workflows.

E-mailsjablonen

De eerste stap is het bepalen van het aantal aanmaningsniveaus in termen van achterstallige dagen en het opstellen van het e-mailsjabloon voor elke drempelwaarde, waarbij de toon en inhoud worden aangepast aan de betalingsachterstand.

Formulier aanpassen

De tweede stap bestaat uit het aanpassen van het klantenformulier door de velden toe te voegen die zullen worden gebruikt om de aanmaningsstatus te bepalen die overeenkomt met het achterstallige saldo van de klant.

Dit zijn de velden die we gebruiken:

• Uitsluiten bij Dunning: om te controleren of het aanmaningsproces niet van toepassing is op die klant.
• Dunning to Process: één box voor elke staat, op basis van de achterstallige dag.
• Aanbetaling verwerkt: één vakje voor elke staat, aangevinkt of de e-mail is verzonden.
• Aanmeldingsdatum: één datumveld voor elke staat, met vermelding van de datum waarop de e-mail is verzonden.

Opgeslagen zoekopdrachten

Het hele proces is afhankelijk van een aantal opgeslagen zoekopdrachten. Afhankelijk van het achterstallige saldo, de achterstallige dagen en de selectievakjes voor de aanmaning in het klantendossier, worden bij verschillende zoekopdrachten de klanten met een schuldenlast in verschillende staten verdeeld:

[1] Klanten met een achterstallig saldo van meer dan een bepaald aantal dagen, maar waarvoor het overeenkomstige vakje „Aanvragen” niet is aangevinkt, op voorwaarde dat „Uitsluiten bij Dunning” niet is aangevinkt (d.w.z. de klant heeft een nieuwe status ingevoerd).

[2] Klanten die het vakje „Aanvragen” hebben aangevinkt maar het bijbehorende vakje „" Aanbetaling verwerkt "” niet is aangevinkt (d.w.z. de aanmanings-e-mail is nog niet verzonden).”

[3] Klanten die „Dunning” of „Dunning Processed” hebben gecontroleerd, maar waarvan het saldo niet achterstallig is (dat wil zeggen dat ze hun rekening hebben betaald).

Workflows

Ten slotte worden er elke dag drie soorten geplande workflows uitgevoerd op basis van de resultaten van de eerder genoemde opgeslagen zoekopdrachten om de aanmoedigende selectievakjes aan of uit te vinken en uiteindelijk de e-mails naar de klanten te sturen.

[1] Workflows om het juiste vakje „Aanvragen” aan te vinken.

[2] Workflows om de e-mail te verzenden als het vakje „Aanvragen” is aangevinkt, maar niet het overeenkomstige vakje „Aanvragen verwerkt”. Dit maakt gebruik van de e-mailsjablonen die in de eerste stap zijn gemaakt en voegt een PDF van de klantenverklaring bij de e-mail. Het vinkt ook het vakje „Processed Dunning” aan en voegt de datum toe in het bijbehorende veld.

[3] Workflows om de vakjes uit te schakelen zodra de rekening is afgewikkeld.

Uitkomst

De klanten ontvangen een automatische e-mail met de melding dat ze een achterstallig saldo moeten vereffenen. Bij de e-mail is de verklaring gevoegd die hen herinnert aan al hun openstaande transacties.

In het klantendossier worden de aanmaningsvelden dienovereenkomstig bijgewerkt, zodat duidelijk inzicht in het proces is gegarandeerd.

Alternatieve oplossingen

Zoals hierboven vermeld, kan op transactieniveau voor elke factuur een vergelijkbare oplossing worden geconfigureerd op basis van de vervaldatum en de status van de factuur.

Een andere mogelijke aanpassing bestaat erin massa-updates te gebruiken om de workflows „E-mails verzenden” te activeren in plaats van ze in te plannen. Zo kunnen de gebruikers de betrokken klanten bekijken en een selectie maken voordat ze de herinneringen verzenden.

Conclusie

Deze oplossing op maat maakt het eenvoudiger voor de klant om achterstallige saldi te innen, wat anders een vermoeiende en tijdrovende taak kan zijn. Dit geautomatiseerde proces bespaart onze klanten de tijd en stress van het voortdurend bellen en schrijven van hun klanten om betaling te eisen, en het helpt hen om stabiele kasstromen te garanderen.

In het kort

• Eenvoudig en duidelijk
• Standaard NetSuite-processen
• Aanpassingsvermogen aan het bedrijf van de gebruikers
• Kan volledig geautomatiseerd worden
• Op de staat gebaseerde en eenvoudige tracking van de status van elke klant

Een vraag? Wilt u deze oplossing implementeren?