Solution de relance personnalisée Novutech

Contexte

En ce qui concerne la gestion des comptes clients, bon nombre de nos clients sont intéressés par un processus de relance visant à suivre leurs soldes impayés et à envoyer des lettres de recouvrement à leurs clients. En effet, le relèvement est généralement une partie fastidieuse mais essentielle de toute entreprise et un processus de collecte entièrement automatisé et rationalisé peut être très apprécié par les utilisateurs de NetSuite.

Cependant, nos propres clients ont rarement besoin d'une méthode trop complexe et préfèrent conserver une approche simple mais efficace. Dans ces cas, comme il serait contre-productif de configurer une application lourde et étendue pour n'utiliser qu'une fraction de ses fonctionnalités, nous concevons généralement notre propre processus de relance personnalisé pour répondre aux exigences de nos clients sans en faire trop.

Fonctionnalités

Selon les besoins de l'utilisateur, il est possible d'utiliser le relance au niveau du client ou au niveau de la transaction, sur la facture.

Dans cet article, nous détaillons notre solution au niveau du client, qui est généralement privilégiée par nos clients. Pour configurer cette méthode, différents processus NetSuite standard sont utilisés : modèles d'e-mails, personnalisation des formulaires, recherches enregistrées et flux de travail.

Modèles de courrier électronique

La première étape consiste à définir le nombre de niveaux de relance en termes de jours de retard et à rédiger le modèle d'e-mail pour chaque seuil, en adaptant le ton et le contenu en fonction du délai de paiement.

Personnalisation des formulaires

La deuxième étape consiste à personnaliser le formulaire client en ajoutant les champs qui seront utilisés pour déterminer l'état de relance correspondant au solde impayé du client.

Voici les champs que nous utilisons :

• Exclure du relance : pour vérifier si le processus de relance ne s'applique pas à ce client.
• Du début au traitement : une case pour chaque État, en fonction du jour de retard.
• Relance traitée : une case pour chaque État, cochée si l'e-mail a été envoyé.
• Date de relance : un champ de date pour chaque État, indiquant la date à laquelle l'e-mail a été envoyé.

Recherches enregistrées

L'ensemble du processus repose sur un certain nombre de recherches enregistrées. En fonction du solde impayé, du nombre de jours de retard et des cases à cocher figurant sur la fiche client, plusieurs recherches ont réparti les clients endettés en différents états :

[1] Clients dont le solde est en retard depuis plus d'un certain nombre de jours mais pour lesquels la case « Dunning » correspondante n'est pas cochée, à condition que « Exclure du Dunning » ne soit pas cochée (c'est-à-dire que le client est entré dans un nouvel état).

[2] Clients dont la case « Dunning » est cochée mais dont la case « Dunning Processed » correspondante n'est pas cochée (c'est-à-dire que l'e-mail de relance n'a pas encore été envoyé).

[3] Clients dont la case « Dunning » ou « Dunning Processed » a été cochée mais dont le solde n'est pas en retard (c'est-à-dire qu'ils ont réglé leur compte).

Workflows

Enfin, trois types de flux de travail planifiés s'exécutent quotidiennement en fonction des résultats des recherches enregistrées susmentionnées pour cocher/décocher les cases de relance et éventuellement envoyer les e-mails aux clients.

[1] Workflows pour cocher la bonne case « Dunning ».

[2] Workflows pour envoyer l'e-mail si la case « Dunning » est cochée mais pas la case « Relance traitée » correspondante. Cela utilise les modèles d'e-mail qui ont été créés lors de la première étape et joint un PDF du relevé client à l'e-mail. Il coche également la case « Relance traitée » et ajoute la date dans le champ correspondant.

[3] Workflows permettant de décocher les cases une fois le compte réglé.

Résultat

Les clients reçoivent un e-mail automatique les informant qu'ils ont un solde impayé à régler. Le relevé leur rappelant toutes leurs transactions en cours est joint à l'e-mail.

Dans la fiche client, les champs de relance sont mis à jour en conséquence, ce qui garantit une visibilité claire sur le processus.

Solutions alternatives

Comme indiqué ci-dessus, une solution similaire peut être configurée au niveau de la transaction, pour chaque facture, en fonction de la date d'échéance et du statut de la facture.

Un autre ajustement possible consiste à utiliser des mises à jour en masse pour déclencher les flux de travail « Envoi d'e-mails » plutôt que de les planifier. Cela permet aux utilisateurs de consulter les clients concernés et de faire une sélection avant d'envoyer les rappels.

Conclusion

Cette solution personnalisée permet au client de recouvrer plus facilement les soldes impayés, ce qui peut s'avérer une tâche fastidieuse et épuisante. Ce processus automatisé permet à nos clients d'économiser du temps et d'éviter le stress d'appeler et d'écrire sans relâche à leurs clients pour exiger le paiement, et il les aide à garantir des flux de trésorerie stables.

En bref

• Simple et direct
• Processus NetSuite standard
• Adaptabilité à l'activité des utilisateurs
• Peut être entièrement automatisé
• Suivi facile et basé sur l'état du statut de chaque client

Une question ? Vous souhaitez implémenter cette solution ?